Trong quá trình hoạt động, việc thay đổi nhân sự cấp cao là nhu cầu tất yếu của nhiều đơn vị. Khi doanh nghiệp có sự biến động về người đại diện theo pháp luật, không chỉ cần thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh mà còn phải chú trọng các nghĩa vụ liên quan đến cơ quan thuế và các bên liên quan khác. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ các điều kiện, hồ sơ và trình tự thực hiện thủ tục này theo quy định pháp luật tại thời điểm năm 2020.
Điều kiện đối với người đại diện theo pháp luật của công ty
Người được bổ nhiệm hoặc thay thế vào vị trí người đại diện theo pháp luật cần đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn sau:
- Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và từ đủ 18 tuổi trở lên.
- Không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp.
- Cung cấp bản sao hợp lệ Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực.
- Thông tin cá nhân không bị treo mã số thuế trên hệ thống quản lý thuế và dữ liệu đăng ký doanh nghiệp.
- Lưu ý: Người đại diện theo pháp luật không nhất thiết phải là người góp vốn tại công ty.
Các chức danh người đại diện theo pháp luật phổ biến
Tùy vào loại hình doanh nghiệp và Điều lệ công ty, các chức danh có thể được lựa chọn bao gồm:
- Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc công ty.
- Chủ tịch Hội đồng quản trị (đối với công lập ty cổ phần) hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc/Giám đốc.
- Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Tổng giám đốc/Giám đốc (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên).
- Chủ tịch công ty (đối với công ty TNHH một thành viên).
- Các chức danh khác được quy định cụ thể trong Điều lệ công ty.
Hồ sơ và trình tự thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật
Theo Nghị định số 78/201 phục vụ đăng ký doanh nghiệp, khi có sự thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước sau:
Thành phần hồ sơ
Để tiến hành thủ tục, doanh nghiệp cần chuẩn bị 02 bộ hồ sơ (01 bộ nộp cơ quan đăng ký kinh doanh và 01 bộ lưu tại công ty), bao gồm:
- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
- Bản sao hợp lệ Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu của người đại diện mới (phải còn thời hạn sử dụng).
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị về việc thay đổi người đại diện.
- Quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
- Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Lưu ý: Tại Hà Nội, không yêu cầu nộp lại bản gốc khi thực hiện thủ tục này).
- Giấy ủy quyền hoặc giấy giới thiệu cho người trực tiếp đi thực hiện thủ tục tại cơ quan nhà nước.
Trình tự thực hiện
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thay đổi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi nội dung. Quy trình cụ thể như sau:
- Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Việc nộp hồ sơ có thể thực hiện trực tiếp hoặc qua mạng điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, cấp Giấy biên nhận và sau đó là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới nếu hồ sơ đạt yêu cầu.
Trong trường hợp doanh nghiệp cần thay đổi thông tin người nộp thuế, việc cập nhật thông tin tại cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ giúp đồng bộ dữ liệu với cơ quan thuế theo quy định về liên thông dữ liệu.
Những lưu ý quan trọng sau khi thay đổi người đại diện
Việc thay đổi người đại diện không chỉ dừng lại ở Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau để tránh rủi ro pháp lý:
- Về tài chính và ngân hàng: Thực hiện cập nhật thông tin chủ tài khoản tại ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản; thay đổi thông tin người ký trên chữ ký số (Token).
- Về nghĩa vụ thuế: Nếu việc thay đổi người đại diện gắn liền với chuyển nhượng vốn, cần lưu ý thực hiện thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân (nếu phát sinh thu nhập chịu thuế từ việc chuyển nhượng) theo đúng quy định.
- Về giấy phép con: Nếu người đại diện cũ là người đứng tên trên các giấy phép kinh doanh chuyên ngành (như lữ hành, vận tải, vệ sinh an toàn thực phẩm...), doanh nghiệp phải làm thủ tục thay đổi thông tin trên các giấy phép này.
- Về đối tác và quản lý: Thông báo cho khách hàng, đối tác, cơ quan bảo hiểm xã hội và các cơ quan liên quan khác về sự thay đổi nhân sự cấp cao.
- Công bố thông tin: Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp phải thực hiện đăng bố cáo việc thay đổi tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp đang trong quá trình thanh lý hoặc thủ tục giải thể doanh nghiệp với cơ quan thuế, việc xác định rõ trách nhiệm của người đại diện cũ và mới là cực kỳ quan trọng để hoàn tất các nghĩa vụ nợ thuế và các nghĩa vụ tài chính còn tồn đọng.
