Thủ tục, hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật được quy định cụ thể tại Luật doanh nghiệp 2014, Nghị định 78/2015/NĐ-CP
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc thay đổi nhân sự chủ chốt là nhu cầu tất yếu của nhiều đơn vị. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp tại thời điểm năm 2020, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật đối với cá nhân là người Việt Nam và người nước ngoài được thực hiện theo trình tự thống nhất. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ các quy định về điều kiện, hồ sơ và lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục này.
Để đảm nhận vai trò người đại diện theo pháp luật, cá nhân (dù là người Việt Nam hay người nước ngoài) cần đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn sau:
Tùy vào loại hình doanh nghiệp và Điều lệ công ty, các chức danh sau đây có thể được lựa chọn để làm người đại diện theo pháp luật:
Khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp mới nhất, đơn vị cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau:
Số lượng hồ sơ: Doanh nghiệp cần chuẩn bị 02 bộ hồ sơ (01 bộ nộp Cơ quan đăng ký kinh doanh và 01 bộ lưu trữ tại công ty).
Việc thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty được thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Thời gian xử lý hồ sơ thường kéo dài từ 05 đến 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Sau khi có thông báo thay đổi từ cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện ngay các công việc sau để đảm bảo tính pháp lý:
Người đại diện theo pháp luật là cá nhân thay mặt doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn hoặc người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Tòa án hoặc Trọng tài.
Doanh nghiệp phải đảm bảo luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trong trường hợp người đại diện duy nhất xuất cảnh khỏi Việt Nam, họ phải thực hiện ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. Nếu người đại diện vắng mặt quá 30 ngày mà không có ủy quyền hoặc rơi vào các trường hợp bị hạn chế năng lực hành vi dân sự (tạm giam, kết án tù...), chủ sở hữu hoặc Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị phải thực hiện việc cử người mới để đảm bảo hoạt động liên tục của doanh nghiệp.
