Khi hộ chiếu phổ thông của công dân Việt Nam rơi vào các trường hợp như: hết thời hạn sử dụng, hết trang để đóng dấu, bị hư hỏng, rách hoặc bị mất, công dân cần thực hiện thủ tục xin cấp lại hộ chiếu theo quy định của pháp luật. Cần lưu ý rằng, số hộ chiếu được cấp mới sẽ là một số định danh khác, không trùng lặp với số hộ chiếu đã được cấp trước đó.
Thủ tục cấp lại hộ chiếu do hết hạn hoặc bị mất
Quy trình thực hiện thủ tục làm lại hộ chiếu được chia thành các bước cụ thể như sau:
Bước 1: Thực hiện trình báo mất hộ chiếu
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 9 Thông tư số 29/2016/TT-BCA, trường hợp hộ chiếu bị mất, công dân phải thực hiện việc nộp đơn trình báo về việc mất hộ chiếu. Đơn này cần có xác nhận của Công an xã, phường, thị lập hoặc thị trấn nơi gần nhất đến cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh. Trong đơn cần trình bày rõ lý do và thời gian xảy ra sự việc mất hộ chiếu (sử dụng mẫu X08).
Việc trình báo mất hộ chiếu phổ thông là bước bắt buộc để cơ quan chức năng có căn cứ xử lý và ngăn chặn việc sử dụng trái phép hộ chiếu cũ.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp lại
Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 1 Thông tư số 07/2013/TT-BCA, thành phần hồ sơ bao gồm:
- 01 Tờ khai mẫu X01: Theo mẫu quy định của cơ quan có thẩm quyền.
- Ảnh thẻ: 02 ảnh mới chụp, kích thước 4cm x 6cm, mặt nhìn thẳng, đầu để trạch, không đeo kính màu, phông nền màu trắng.
- Giấy xác nhận: Văn bản xác nhận của cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh về việc đã tiếp nhận trình báo mất hộ chiếu (đối với trường hợp bị mất).
Bước 3: Nộp hồ sơ và nhận kết quả
Công dân có thể lựa chọn một trong ba hình thức nộp hồ sơ tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thường trú hoặc tạm trú:
- Nộp trực tiếp: Người đề nghị trực tiếp đến cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và xuất trình Chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân còn giá trị sử dụng để đối chiếu.
- Ủy thác qua cơ quan, tổ chức: Công dân có thể ủy thác cho các cơ quan, doanh nghiệp có tư cách pháp nhân nộp hồ sơ. Người ủy thác phải ký tên vào tờ khai, có dấu giáp lai ảnh và xác nhận của Thủ trưởng cơ quan được ủy thác. Cơ quan được ủy thác cần có công văn gửi cơ quan Công an kèm theo danh sách người ủy thác (nếu có nhiều người).
- Gửi qua đường bưu điện: Hồ sơ gửi qua bưu điện phải đảm bảo tờ khai đã được Công an xã, phường, thị trấn nơi thường trú hoặc tạm trú xác nhận và đóng dấu giáp lai ảnh, kèm theo bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân còn giá trị sử dụng.
Lệ phí và thời hạn giải quyết thủ tục
Căn cứ theo quy định về mức thu tại Thông tư số 219/2016/TT-BTC, lệ phí áp dụng cho trường hợp cấp lại hộ chiếu do bị mất là 400.000 đồng/lần cấp.
Về thời hạn giải quyết hồ sơ:
- Tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh/thành phố: Thời hạn không quá 08 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh: Thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Kết quả cấp hộ chiếu sẽ được trả tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh nơi nộp hồ sơ hoặc gửi về địa chỉ thông qua đường bưu điện theo đăng ký của công dân.
Quy định đối với trẻ em dưới 14 tuổi và người mất năng lực hành vi dân sự
Đối với các trường hợp đặc biệt như hộ chiếu cho trẻ em hoặc người mất năng lực hành vi dân sự, thủ tục cần có thêm các giấy tờ chứng minh quyền đại diện pháp luật:
- Tờ khai: Phải do cha, mẹ hoặc người đại diện theo pháp luật thực hiện việc khai, ký tên và phải được Công an xã, phường, thị trấn nơi thường trú hoặc tạm trú xác nhận, đóng dấu gi động giáp lai ảnh.
- Giấy tờ chứng minh nhân thân: Nộp 01 bản sao giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh đối với trẻ em dưới 14 tuổi.
- Giấy tờ đại diện: Bản chụp có chứng thực các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp để chứng minh người nộp hồ sơ là người đại diện hợp pháp (đối với người mất năng lực hành vi dân sự hoặc người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi). Nếu bản chụp không có chứng thực, phải xuất trình bản chính để đối chiếu.
- Đối chiếu: Thẻ căn cước của người nộp hồ sơ phải được xuất trình khi thực hiện thủ tục tại cơ quan xuất nhập cảnh.
