Một NLĐ sẽ chỉ có 1 mã số BHXH với 1 cuốn sổ BHXH duy nhất. Tuy nhiên, trong trong thực tế, vẫn có các trường hợp NLĐ có nhiều hơn một sổ
Theo nguyên tắc quản lý, mỗi người lao động chỉ có một mã số bảo hiểm xã hội (BHXH) gắn với một cuốn sổ BHXH duy nhất. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn có nhiều trường hợp người lao động sở hữu hơn một sổ BHXH do làm việc tại nhiều đơn vị, mượn hoặc cho mượn hồ sơ. Bài viết hướng dẫn trình tự, thủ tục và hồ sơ gộp sổ bảo hiểm xã hội theo quy định có hiệu lực tại thời điểm năm 2019.
Việc một người có từ hai sổ BHXH trở lên dẫn đến khó khăn trong quản lý và giải quyết chế độ. Căn cứ khoản 4 Điều 46 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH: một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu và in lại thời gian đóng, hưởng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp vào một sổ mới.
Nếu không gộp, người lao động có thể không được giải quyết đầy đủ các chế độ khi đủ điều kiện hưởng. Quyền lợi này được bảo đảm theo Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13.
Người lao động cần rà soát, đối chiếu thông tin cá nhân và quá trình tham gia trên các sổ trước khi nộp. Hồ sơ gộp sổ BHXH gồm:
Người lao động tham gia BHXH bắt buộc nộp hồ sơ thông qua đơn vị sử dụng lao động; người tham gia BHXH tự nguyện nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH nơi cư trú hoặc làm việc. Thời hạn giải quyết là không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ; trường hợp phải xác minh quá trình đóng ở nhiều tỉnh thì không quá 45 ngày.
Trong quá trình xử lý, nếu cơ quan BHXH phát hiện người lao động còn sổ BHXH khác chưa nộp (ví dụ quá trình đóng tại đơn vị cũ hoặc tỉnh khác), người lao động cần bổ sung sổ còn thiếu và thực hiện điều chỉnh thông tin trước khi gộp. Khi thời gian đóng trên các sổ không trùng nhau, toàn bộ quá trình sẽ được cộng dồn, in vào một sổ duy nhất.
Trường hợp các sổ có thời gian đóng trùng nhau, cơ quan BHXH chỉ giữ lại một sổ để tiếp tục đóng và hoàn trả số tiền đã đóng thừa cho người lao động theo quy định, tránh việc đóng trùng.
Trường hợp người lao động mượn hồ sơ của người khác để tham gia BHXH (hoặc cho người khác mượn hồ sơ của mình) là tình huống phức tạp, cần xử lý điều chỉnh nhân thân trước khi gộp sổ. Người lao động phải:
Việc khai báo trung thực giúp bảo đảm quyền lợi và tránh rủi ro pháp lý về sau cho người lao động.
