Việc đăng ký hoặc thay đổi số điện thoại với cơ quan bảo hiểm xã hội (BHXH) là bước quan trọng giúp người lao động thuận lợi trong việc tra cứu thông tin và thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, hồ sơ và cách thức thực hiện theo các quy định pháp luật hiện hành.
Căn cứ pháp lý
Việc đăng ký số điện thoại cá nhân để tra cứu quá trình tham gia BHXH, BHYT, BHTN được thực hiện dựa trên các văn bản sau:
- Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014;
- Nghị định số 134/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của luật bảo hiểm xã hội về bảo hiểm xã hội tự nguyện;
- Quyết định 888/QĐ-BHXH 2018 sửa đổi Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo trình thất nghiệp kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH;
- Công văn về việc đăng ký số điện thoại cá nhân để tra cứu thông tin của cơ quan BHXH tại các địa phương.
Tại sao cần phải đăng ký số điện thoại với cơ quan BHXH?
Khi thực hiện các thủ tục hành chính hoặc tra cứu quá trình đóng bảo hiểm trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc hệ thống của BHXH Việt Nam, cơ quan BHXH yêu cầu sử dụng số điện thoại di động đã đăng ký để nhận mã OTP (One Time Password). Việc này nhằm hai mục đích chính:
- Bảo mật thông tin: Đảm bảo các dữ liệu về quá trình đóng BHXH, BHYT, BHTN không bị truy cập trái phép bởi người không có thẩm quyền.
- Xác thực giao dịch: Tạo điều kiện thuận lợi để người lao động xác nhận chính chủ khi thực hiện các thao tác tra cứu trực tuyến.
Do đó, nếu thông tin số điện thoại không "khớp" với dữ liệu tại cơ quan BHXH, người lao động sẽ không thể nhận được mã OTP, dẫn đến việc không thể tra cứu thông tin về mức đóng hoặc cách tính thời gian hưởng bảo hiểm thất nghiệp và các chế độ khác.
Hướng dẫn cách đăng ký số điện thoại với cơ quan BHXH
Tùy vào đối tượng là người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp hay cá nhân tự tham gia, quy trình sẽ có sự khác biệt:
1. Đối với đơn vị sử dụng lao động (Doanh nghiệp)
- Trường hợp phát sinh mới lao động: Nếu người lao động chưa có mã số BHXH hoặc chưa cung cấp số điện thoại, đơn vị hướng dẫn người lao động kê khai tờ khai TK1-TS (theo Quyết định 888/QĐ-BHXH) với đầy đủ thông tin và số điện thoại di động. Sau đó, doanh nghiệp gửi hồ sơ điện tử theo mã thủ tục 122QD1259N đến cơ quan BHXH.
- Trường hợp lao động đang tham gia BHXH: Đơn vị thu thập thông tin còn thiếu và lập mẫu TK1-TS để gửi hồ sơ điện tử lên cơ quan BHXH.
- Đối với danh sách lớn: Nếu doanh nghiệp có số lượng lao động lớn, có thể lập danh sách D02-TS, bổ sung số điện thoại vào cột ghi chú (trên sheet import_SMS) và gửi qua mã thủ tục 122QD1259N.
2. Đối với người lao động đã nghỉ việc hoặc tham gia tự nguyện
Người lao động đã nghỉ việc tại các đơn vị cần chủ động kê khai theo mẫu và gửi trực tiếp đến cơ quan BHXH nơi cư trú để thực hiện việc bổ sung hoặc điều chỉnh số điện thoại cá nhân. Việc nắm rõ quy trình đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cũng giúp người dân chủ động hơn trong việc quản lý thông tin ngay từ đầu.
Hồ sơ và thủ tục đăng ký
Hồ sơ cần chuẩn bị
Để thực hiện đăng ký, cá nhân hoặc doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Tờ khai TK1-TS: Tờ khai cung cấp thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT.
- Giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân bản gốc của người lao động để đối chiếu.
- Đối với doanh nghiệp: Nếu đăng ký cho nhiều người, cần lập danh sách lao động theo mẫu D02-TS và ghi rõ số điện thoại vào mục ghi chú.
Nơi nộp hồ sơ và thời gian giải quyết
- Nơi nộp: Người lao động nộp hồ sơ tại bộ phận "Một cửa" của cơ quan BHXH cấp huyện/quận hoặc cấp tỉnh nơi mình đang tham gia BHXH hoặc nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
- Thời gian giải quyết: Trong thời hạn 10 ngày làm việc, cơ quan BHXH sẽ thực hiện cập nhật thông tin số điện thoại vào hệ thống. Sau khi hoàn tất, người lao động có thể sử dụng mã OTP gửi về điện thoại để tra cứu dữ liệu.
Sử dụng điện thoại di động để tra cứu quá trình tham gia BHXH
Sau khi đã đăng ký số điện thoại với bảo hiểm xã hội thành công, người lao động có thể sử dụng dịch vụ tin nhắn (SMS) để tra cứu nhanh các thông tin cơ bản. Lưu ý, cước phí tin nhắn thường là 1.500 đồng/tin.
Các cú pháp tra cứu phổ biến:
- Tra cứu tổng thời gian tham gia BHXH: Soạn TC BHXH [Mã số BHXH] gửi đến 8179.
Ví dụ: TC BHXH 0110129425 gửi 8179. - Tra cứu theo khoảng thời gian cụ thể: Soạn TC BHXH [Mã số BHXH] [Tháng-Năm bắt đầu] [Tháng-Năm kết thúc] gửi đến 8179.
Ví dụ: TC BHXH 0110129425 012016 122017 gửi 8179. - Tra cứu theo năm: Soạn TC BHXH [Mã số BHXH] [Năm bắt đầu] [Năm kết thúc] gửi đến 8179.
Ví dụ: TC BHXH 0110129425 2017 2018 gửi 8179.
Lưu ý quan trọng: Việc tra cứu qua tin nhắn SMS chỉ cung cấp các thông tin tổng quát về thời gian đóng. Để biết chi tiết về mức lương đóng BHXH hay các quyền lợi khác, người lao động nên truy cập website chính thức baohiemxahoi.gov.vn hoặc liên hệ trực tiếp với đơn vị sử dụng lao động để được hỗ trợ.
