Trong quá trình sử dụng phương tiện giao thông, việc thất lạc giấy tờ xe là tình huống ngoài ý muốn nhưng cần được xử lý nhanh chóng để đảm bảo tính hợp pháp khi lưu thông trên đường. Giấy đăng ký xe (thường gọi là cavet xe) là tài liệu quan trọng chứng minh quyền sở hữu hợp pháp của chủ xe đối với phương tiện.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, thủ tục cấp lại giấy đăng ký xe khi bị mất theo các quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm năm 2020.
Thủ tục cấp lại giấy đăng ký xe khi bị mất
Khi chủ xe làm mất giấy đăng ký xe, việc thực hiện thủ tục cấp lại cần tuân thủ trình tự về hồ sơ và nơi tiếp nhận để đảm bảo quyền lợi của người sở hữu. Quy trình này có sự khác biệt tùy thuộc vào đối tượng là cá nhân hay tổ chế.
1. Hồ sơ và giấy tờ cần xuất trình
Tùy vào chủ thể đứng tên trên giấy đăng ký xe, các loại giấy tờ cần chuẩn bị bao gồm:
- Đối với công dân Việt Nam: Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc Căn cước công dân (CCCD). Trong trường hợp thông tin về nơi thường trú trên CMND/CCCD không trùng khớp với nơi đăng ký thường trú ghi trong giấy khai đăng ký xe, chủ xe cần xuất trình thêm Sổ hộ khẩu để đối chiếu. Đối với học viên, sinh viên: Cần có Thẻ học viên/sinh viên (hệ tập trung từ 2 năm trở lên tại các trường trung cấp, cao đẳng, đại học, học viện) kèm theo giấy giới thiệu của nhà trường. Đối với lực lượng vũ trang: Xuất trình Giấy chứng minh Công an, Quân đội kèm theo giấy giới thiệu của thủ trưởng cơ quan, đơn vị công tác; nếu không có giấy chứng minh thì phải có giấy xác nhận từ thủ trưởng đơn vị. Đối với người Việt Nam định cư ở nước ngoài đang sinh sống, làm việc tại Việt Nam: Xuất trình Sổ tạm trú hoặc Sổ hộ khẩu cùng Hộ chiếu (còn giá trị sử dụng) hoặc các giấy tờ hợp lệ khác thay thế Hộ chiếu.
- Đối với cơ quan, tổ chức: Người đại diện đến thực hiện thủ tục phải xuất trình CMND hoặc CCCD kèm theo giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức đó. Đối với các doanh nghiệp liên doanh, doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài, Văn phòng đại diện, tổ chức phi chính phủ: Xuất trình CMND/CCCD của người đi làm thủ tục và nộp giấy giới thiệu. Trường hợp tổ chức không có giấy giới thiệu thì phải có giấy giới lập từ cơ quan quản lý cấp trên.
2. Quy trình thực hiện
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ chứng minh nhân thân, chủ xe thực hiện các bước sau:
- Khai báo thông tin: Chủ xe tự khai Giấy khai đăng ký xe theo mẫu quy định. Lưu ý, mẫu này có thể lấy trực tiếp tại cơ quan đăng ký hoặc tải về và in sẵn.
- Hoàn thiện bản cà số khung, số máy: Trong giấy khai đăng ký xe, chủ xe phải dán bản cà số khung và số máy của phương tiện. Bản cà cần đảm bảo độ rõ nét, hiển thị đầy đủ các chữ và số để cán bộ tiếp nhận dễ dàng đối chiếu.
- Nộp hồ sơ và nhận kết quả: Chủ xe nộp toàn bộ hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền và nhận giấy hẹn trả kết quả là Giấy chứng nhận đăng ký xe mới.
Cơ quan tiếp nhận và thời gian giải quyết
Việc xác định đúng nơi nộp hồ sơ giúp chủ xe tiết kiệm thời gian và tránh các sai sót về thủ tục hành chính khi thực hiện sang tên cavet xe máy hoặc cấp lại giấy tờ.
Địa điểm nộp hồ sơ
Tùy vào loại phương tiện và thẩm quyền quản lý, chủ xe nộp hồ sơ tại:
- Phòng Cảnh sát giao thông Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc các điểm đăng ký xe do Phòng này quản lý (áp dụng đối với xe ô tô, mô tô do Phòng cấp giấy đăng ký).
- Đội Cảnh sát giao thông - Trật tự thuộc Công an Quận, huyện được phân cấp đăng ký mô tô, xe gắn máy hoặc các điểm đăng ký xe của Công an Quận, huyện (áp dụng nếu giấy đăng ký xe trước đó do Công an Quận, huyện cấp).
- Lưu ý: Các tổ chức, cá nhân đã được Công an cấp Quận, huyện cấp giấy chứng nhận đăng ký xe nhưng bị mất cũng có thể thực hiện thủ tục xin cấp lại tại Phòng Cảnh sát giao thông Công an cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Thời gian làm việc
Cơ quan chức năng tiếp nhận hồ sơ từ thứ 2 đến sáng thứ 7 hàng tuần (trừ các ngày Chủ nhật và các ngày nghỉ lễ, Tết theo quy định của Nhà nước).
Các lưu ý pháp lý quan trọng
Khi thực hiện thủ tục, chủ xe cần lưu ý về việc tuân thủ các quy định liên quan đến quản lý phương tiện. Việc sử dụng giấy tờ không hợp lệ hoặc không đúng quy định có thể dẫn đến các rủi ro pháp lý theo Nghị định số 100/2019/NĐ-CP Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực giao thông đường bộ và đường sắt.
Bên cạnh đó, khi thực hiện các thay đổi về đăng ký xe hoặc cấp lại giấy tờ, chủ xe cũng cần lưu ý đến các nghĩa vụ tài chính liên quan đến lệ phí theo quy định tại Thông tư số 229/2016/TT-BTC Quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý lệ phí đăng ký, cấp biển phương tiện giao thông cơ giới đường bộ để hoàn tất nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.
Kiểm tra hồ sơ: Tại bước tiếp nhận, cán bộ chuyên trách sẽ kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ nhân thân và giấy khai đăng ký xe (bao gồm cả bản cà số khung, số máy). Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc sai sót, cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm ghi rõ nội dung hướng trình, bổ sung vào phía sau giấy khai đăng ký xe để chủ xe hoàn thiện.
