Bài viết dưới đây Legalzone cung cấp đến bạn đọc thông tin về TTHC Đăng ký lại mẫu con dấu quy định tại Quyết định 3191/QĐ-BCA.
Trong quá trình hoạt động, các tổ chức, cơ quan có thể gặp phải những tình huống bất khả kháng hoặc sự cố khách quan dẫn đến việc con dấu bị hư hỏng, biến dạng hoặc không còn đảm bảo tính nguyên vẹn. Khi đó, việc thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu là yêu cầu pháp lý bắt buộc để đảm bảo tính hợp pháp của các văn bản, giao dịch do tổ chức ban hành. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết về thành phần hồ sơ và trình tự thực hiện theo quy định pháp luật tại thời điểm năm 2022.
Việc thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức, bao gồm:
Để quá trình giải quyết thủ tục được diễn ra nhanh chóng, chủ thể có nhu cầu cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau đây. Lưu ý, số lượng hồ sơ thường được yêu cầu là 02 bộ để phục vụ việc lưu trữ tại cơ quan có thẩm quyền và trả kết quả cho tổ chức.
Quy trình đăng ký lại mẫu con dấu được thực hiện qua các bước chặt chẽ nhằm đảm bảo sự kiểm soát của cơ quan Nhà nước đối với các loại con dấu có tính chất pháp lý cao.
Tổ chức hoặc người được ủy quyền tiến hành nộp bộ hồ sơ đã chuẩn bị tại cơ quan Công an có thẩm quyền (thường là Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội hoặc cơ quan được phân cấp quản lý con dấu). Người nộp có thể lựa chọn hình thức nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.
Cán bộ tiếp nhận sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của các đầu mục giấy tờ. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc thông tin không chính xác, cơ quan có thẩm quyền sẽ hướng dẫn tổ chức bổ sung, hoàn thiện theo đúng quy định.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan Công an sẽ tiến hành kiểm tra thực tế tình trạng con dấu cũ. Nếu xác định việc đăng ký lại là có căn cứ, cơ quan chức năng sẽ tiến hành các bước nghiệp vụ để hủy bỏ mẫu dấu cũ và thực hiện quy trình đăng ký mẫu con dấu mới cho tổ chức.
Sau khi hoàn tất quá trình thẩm định, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu mới. Tổ chức có trách nhiệm kiểm tra kỹ các thông tin trên giấy chứng nhận trước khi nhận kết quả để đảm bảo không có sai sót về tên tổ chức hoặc hình thức con dấu.
Để việc thực hiện thủ tục được chấp thuận, tổ chức cần lưu ý các điều kiện sau:
Việc nắm vững quy trình này không chỉ giúp các tổ chức tiết kiệm thời gian mà còn tránh được những rủi ro pháp lý trong việc sử dụng con dấu không hợp lệ. Trong trường hợp có sự thay đổi về cấu trúc tổ chức dẫn đến việc cần đăng ký thêm con dấu, các bước thực hiện cũng cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thành phần hồ sơ và trình tự thẩm định tương tự như trên.
