Legalzone xin giới thiệu đến bạn đọc thủ tục cần làm khi doanh nghiệp bổ nhiệm giám đốc công ty mới.
Trong quá trình vận hành, việc thay đổi nhân sự cấp cao là một phần tất yếu của quản trị doanh nghiệp. Trong trường hợp người điều hành không còn đảm bảo hiệu quả hoạt động, việc thực hiện các thủ tục bổ nhiệm nhân sự mới là bước đi cần thiết để ổn định và phát triển tổ chức. Để thực hiện đúng quy trình, nhà đầu tư và chủ doanh nghiệp cần nắm rõ vai trò pháp lý của chức danh này.
Giám đốc công ty thường đóng vai trò là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Theo quy định tại thời điểm năm 2022, Giám đốc là người thay mặt doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp; đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, hoặc người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án cùng các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật.
Đối với loại hình Công ty trách nhiệm hữu hạn và Công ty cổ phần, cơ cấu quản lý có thể bao gồm một hoặc nhiều Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Số lượng, chức danh quản lý cũng như quyền và nghĩa vụ cụ thể của người đại diện theo pháp luật sẽ được quy định chi tiết trong Điều lệ công ty.
Việc thay đổi nhân sự cấp cao đòi hỏi phải tuân thủ nghiêm ngặt các bước về mặt nội bộ và đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Quy trình chuẩn bao gồm các giai đoạn sau:
Việc lựa chọn Giám đốc mới phải dựa trên ý chí của cơ quan quản lý cao nhất trong doanh nghiệp. Cụ thể, Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH) hoặc Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần) sẽ tiến hành họp bàn và ra nghị quyết/quyết định bổ nhiệm dựa trên sự thống nhất của các thành viên/cổ đông theo tỷ lệ biểu quyết quy định tại Điều lệ.
Sau khi có quyết định nội bộ, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ pháp lý đầy đủ để thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh. Tùy vào loại hình doanh nghiệp mà thành phần hồ sơ sẽ có sự khác biệt giữa thủ tục thay đổi giám đốc công ty cổ phần và các loại hình tương ứng.
Doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ tới Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Tại đây, cơ quan chức năng sẽ thẩm định tính hợp lệ của hồ sơ để thực hiện việc thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Nếu hồ sơ hợp lệ, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, trong đó ghi nhận thông tin của Giám đốc mới thay thế cho người cũ. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để người đại diện mới thực hiện các giao dịch.
Sau khi hoàn tất việc thay đổi, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện thủ tục công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định. Chi phí công bố thông tin thường là 100.000 VNĐ.
Vì Giám đốc là người đại diện theo pháp luật, nên khi có sự thay đổi, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện việc cập nhật thông tin với các bên liên quan như: Ngân hàng (thay đổi chủ tài khoản), cơ quan Thuế, cơ quan Bảo hiểm xã hội và các đối tác kinh doanh khác để đảm bảo tính liên tục trong giao dịch.
Để quá trình thay đổi diễn ra thuận lợi, tránh việc bị trả lại hồ sơ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các văn bản sau:
Lưu ý quan trọng về quan hệ lao động: Giám đốc hoặc Tổng giám đốc có thể là người được doanh nghiệp thuê (không phải là thành viên góp vốn hay cổ đông). Trong trường hợp này, để đảm bảo tính pháp lý và quyền lợi cho các bên, doanh nghiệp cần thiết lập thêm Hợp đồng lao động giữa công ty và người quản lý theo đúng quy định của pháp luật lao động hiện hành.
Việc quản trị nhân sự cấp cao không chỉ dừng lại ở việc bổ nhiệm mà còn liên quan đến nhiều thủ tục khác như thủ tục thay đổi địa chỉ chi nhánh công ty cổ phần hoặc các biến động về vốn, nhằm đảm bảo sự đồng bộ trong hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp.
