Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên hệ, làm việc hợp pháp của đơn vị trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam. Địa chỉ này phải được xác định cụ thể bằng các thông tin về số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, đường, thôn, xóm, xã, phường, thị trấn, quận, huyện, tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương; kèm theo các thông tin liên lạc khác như số điện trừ điện thoại, fax và thư điện tử (nếu có).
Theo quy định pháp luật tại thời điểm năm 2022, khi doanh nghiệp có sự thay đổi về trụ sở chính, quy trình thực hiện cần được triển khai theo các bước nhằm đảm bảo tính thống nhất giữa cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh.
Đối với trường hợp thay đổi địa chỉ sang quận, huyện hoặc tỉnh, thành phố khác, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chốt thuế. Cụ thể, doanh nghiệp nộp thông báo theo mẫu số 08 tới cơ quan thuế đang trực tiếp quản lý để tiến hành quyết toán, chốt nghĩa vụ thuế tại địa bàn cũ và xin công văn chuyển sang địa bàn mới. Thời gian thực hiện bước này thường kéo dài từ 5 đến 10 ngày làm việc.
Lưu ý: Nếu doanh nghiệp chỉ thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, doanh nghiệp không bắt buộc phải thực hiện bước chốt thuế này.
Sau khi đã hoàn tất việc chốt thuế và có văn bản chấp thuận chuyển cơ quan thuế quản lý từ phía cơ quan thuế cũ, doanh nghiệp tiến hành soạn thảo hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty để thực hiện đăng ký lại nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sau khi hồ sơ được hệ thống chấp nhận hợp lệ, tùy theo yêu cầu của cơ quan chức năng tại thời điểm đó, doanh nghiệp có thể phải hoàn thiện các bước nộp bản giấy.
Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành thẩm định nội dung, tính pháp lý và sự đầy đủ của các tài liệu trong hồ sơ thay đổi địa chỉ mà doanh nghiệp đã cung cấp.
Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới ghi nhận địa chỉ trụ sở chính của công ty.
Tùy vào phạm vi thay đổi (cùng quận hay khác tỉnh), thành phần tài liệu cần chuẩn bị sẽ có sự khác biệt rõ rệt:
Tổng thời gian để hoàn tất toàn bộ quy trình, bao gồm cả việc chốt thuế và làm thủ tục tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, thường dao động từ 5 đến 20 ngày làm việc. Trong đó, thời gian đổi con dấu (nếu con dấu cũ có thông tin địa chỉ cũ) mất khoảng 1 ngày.
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý về trách nhiệm thông báo. Theo quy định tại Khoản 2 Điều 32 Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản về việc thay đổi địa điểm trụ sở với Cơ quan Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày thay đổi. Việc thông báo thay đổi địa chỉ công ty với cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh cần được thực hiện đồng bộ để tránh rủi ro pháp lý.
Nếu vi phạm thời hạn thông báo, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định số 50/2016/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư. Cụ thể mức phạt như sau:
