Thủ tục mở chi nhánh công ty cổ phần

Điều kiện thành lập chi nhánh công ty cổ phần

Để việc thiết lập đơn vị phụ thuộc được thực hiện đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện cơ bản sau đây:

• Ngành nghề kinh doanh: Chi nhánh phải đăng ký ngành nghề kinh doanh phù hợp với phạm vi hoạt động và tuân thủ các quy định về điều kiện kinh doanh đối với từng ngành nghề cụ thể.
• Tên chi nhánh: Việc đặt tên chi nhánh phải tuân thủ các quy tắc về đặt tên tại Luật Doanh nghiệp, đảm bảo không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với các đơn vị khác đã đăng ký.
• Địa điểm trụ sở: Chi nhánh phải có địa chỉ trụ sở rõ ràng, hợp pháp. Trong trường hợp doanh nghiệp có sự thay đổi về nơi đặt trụ sở chính, cần thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ chi nhánh công ty cổ phần theo đúng trình tự.
• Nghĩa vụ tài chính: Doanh nghiệp phải hoàn thành việc nộp đầy đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định hiện hành.

Hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh công ty cổ phần

Căn cứ vào các quy định về đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ để thực hiện thủ tục mở chi nhánh công ty cổ phần bao gồm các loại giấy tờ sau:

• Thông báo thành lập: Thông báo về việc thành lập chi nhánh (theo mẫu phụ lục II-7 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT).
• Quyết định của cấp có thẩm quyền: Quyết định bằng văn bản của Hội đồng quản trị về việc thành lập chi nhánh. Lưu ý, tùy vào các mô hình tổ chức quản lý công ty cổ phần mà thẩm quyền quyết định sẽ được quy định cụ thể trong Điều lệ công ty.
• Biên bản họp: Bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị về việc thành lập chi nhánh.
• Nhân sự đứng đầu: Bản sao quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh hợp lệ. Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân (CCCD/Hộ chiếu) của người đứng đầu chi nhánh. Bản sao chứng chỉ hành nghề của cá nhân hoặc người đứng đầu chi nhánh nếu ngành nghề kinh doanh yêu cầu phải có chứng chỉ hành nghề theo quy định pháp luật.

Quy định đối với việc mở chi nhánh tại nước ngoài

Trường hợp công ty cổ phần thực hiện mở chi nhánh ở nước ngoài, trình tự và thủ tục sẽ được áp dụng như sau:

• Tuân thủ pháp luật sở tại: Việc thành lập phải thực hiện theo các quy định pháp luật của quốc gia nơi đặt chi nhánh.
• Nghĩa vụ thông báo: Trong thời hạn 30 ngày làm việc kể từ khi chính thức mở chi nhánh, công ty phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Cập nhật dữ liệu: Hồ sơ kèm theo thông báo cần bao gồm bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh hoặc giấy tờ tương đương để bổ sung thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Các công việc cần thực hiện sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh

Sau khi hoàn tất thủ tục pháp lý, doanh nghiệp cần triển khai các bước vận hành để đảm bảo tính hợp pháp trong hoạt động kinh doanh:

1. Hoàn thiện hạ tầng và công cụ quản lý

• Niêm yết biển hiệu tại trụ sở chi nhánh theo đúng quy định.
• Thực hiện mở tài khoản ngân hàng cho chi nhánh và thực hiện thông báo số tài khoản với các cơ quan liên quan nếu cần thiết (Lưu ý: Cần phân biệt rõ quyền hạn của chi nhánh, ví dụ như vấn đề chi nhánh công ty có được vay vốn không).
• Mua và đăng ký sử dụng chữ ký số cho chi nhánh để phục vụ kê khai thuế và giao dịch điện tử.

2. Nghĩa vụ về Thuế và Hóa đơn

• Lệ phí môn bài: Doanh nghiệp có trách nhiệm kê khai và nộp lệ phí môn bài cho chi nhánh theo mức quy định: Đối với doanh nghiệp có vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 đồng/năm. Đối với doanh nghiệp có vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 đồng/năm.
• Thời hạn nộp lệ phí môn bài: Năm đầu thành lập: Trong vòng 30 ngày kể từ khi có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh và đã nộp Tờ khai môn bài. (Trường hợp thành lập sau ngày 01/07 thì mức thuế phải nộp là 50% của cả năm). Các năm tiếp theo: Thực hiện trước ngày 30/01 hàng năm.
• Quản lý hóa đơn: Thực hiện các thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn, đặt in và thông báo phát hành hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật về quản lý thuế.