Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Trong hoạt động quản trị và vận hành tổ chức, việc xác định rõ vai trò, quyền hạn và trách nhiệm của người đứng đầu là yếu tố then chốt. Người đại diện theo pháp luật đóng vai trò là "gương mặt" pháp lý, thay mặt doanh nghiệp thực hiện các giao dịch và chịu trách nhiệm trước pháp luật. Bài viết dưới đây sẽ cung vượt đến bạn đọc các quy định cụ thể về tư cách, loại hình và trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật dựa trên Luật Doanh nghiệp 2020.

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là ai?

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, khái niệm về người đại diện được xác định như sau:

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân thực hiện việc đại diện cho doanh nghiệp để thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp. Đồng thời, cá nhân này đại diện cho doanh nghiệp với tư cách là người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn hoặc người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Việc hiểu rõ vai trò này giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn về mặt quản trị, đặc biệt khi thực hiện các thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp mới nhất để tránh các rủi ro pháp lý phát sinh.

Quy định về người đại diện theo pháp luật tại từng loại hình doanh nghiệp

Tùy vào cấu trúc vốn và mô hình tổ chức, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định khác nhau về người đại diện cho từng loại hình cụ thể:

Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên

Theo Khoản 3 Điều 79 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật giữ một trong các chức danh: Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trong trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác, thì Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty sẽ mặc nhiên là người đại diện theo pháp luật.

Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên

Đối với loại hình này, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về trách nhiệm của người đại diện như sau:

• Thực hiện các quyền và nghĩa vụ một cách trung thực, cẩn trọng và tối ưu nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp cao nhất cho công ty.
• Giữ lòng trung thành với lợi ích của công ty; không được lạm dụng vị trí, chức vụ hoặc sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh và tài sản của công ty để trục lợi cá nhân hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác.
• Có trách nhiệm thông báo kịp thời, đầy đủ và chính xác cho công ty về việc mình hoặc người có liên quan làm chủ hoặc sở hữu phần vốn góp tại các doanh nghiệp khác.
• Tuân thủ các trách nhiệm khác theo quy định pháp luật và Điều lệ công ty.

Công ty cổ phần

Theo Khoản 2 Điều 137 Luật Doanh nghiệp 2020, cơ chế đại diện tại công ty cổ phần được phân chia như sau:

• Nếu công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật: Người đó sẽ là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc. Nếu Điều lệ chưa quy định rõ, thì Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện.
• Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật: Chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đương nhiên là những người đại diện theo pháp luật của công ty.

Ngoài ra, căn cứ Khoản 2 Điều 121 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện còn phải chịu trách nhiệm về các thiệt hại phát sinh từ sai sót trong nội dung và hình thức cổ phiếu do công ty phát hành.

Công ty hợp danh

Căn cứ Khoản 1 và Khoản 4 Điều 184 Luật Doanh nghiệp 2020, các thành viên hợp danh chính là người đại diện theo pháp luật của công ty và trực tiếp tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày. Mọi sự hạn chế đối với thành viên hợp danh trong việc thực hiện công việc kinh doanh thường ngày chỉ có hiệu lực với bên thứ ba khi bên đó đã biết về sự hạn chế này.

Doanh nghiệp tư nhân

Theo Điều 190 Luật Doanh nghiệp 2020, chủ doanh nghiệp tư nhân là người đại diện theo pháp luật, đại diện cho doanh nghiệp trước Trọng tài, Tòa án với tư cách nguyên đơn, bị đơn hoặc người có quyền lợi liên quan, cũng như thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định.

Số lượng người đại diện theo pháp luật

Căn cứ Khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, đối với loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần, doanh nghiệp có thể thiết lập một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Tuy nhiên, số lượng cụ thể, các chức danh quản lý cũng như quyền và nghĩa vụ của từng người phải được quy định rõ ràng trong Điều lệ công ty.

Các lưu ý quan trọng về người đại diện

Yêu cầu về cư trú tại Việt Nam

Doanh nghiệp có nghĩa vụ bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật đang cư trú tại Việt Nam. Trong trường hợp chỉ còn duy nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam, khi cá nhân này xuất cảnh khỏi lãnh thổ Việt Nam, phải thực hiện ủy quyền bằng văn bản cho một cá nhân khác đang cư trú tại Việt Nam để tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện. Lưu ý rằng, người đại diện ban đầu vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện các nội dung đã ủy quyền.

Trường hợp thay đổi người đại diện đặc biệt

Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, nếu người đại diện theo pháp luật rơi vào các trường hợp sau thì thành viên còn lại đương nhiên trở thành người đại diện cho đến khi có quyết định mới từ Hội đồng thành viên (theo Khoản 6 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020):

• Cá nhân đó chết hoặc bị mất tích.
• Đang trong quá trình bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam hoặc đang chấp hành hình phạt tù.
• Đang chấp hành các biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện hoặc giáo dục bắt buộc.
• Trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, hoặc gặp khó khăn trong việc nhận thức và làm chủ hành vi.
• Bị Tòa án ra quyết định cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc thực hiện các công việc nhất định.

Ngoài ra, theo Khoản 7 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, Tòa án hoặc cơ quan tiến hành tố tụng có thẩm quyền có quyền chỉ định người đại diện theo pháp luật để tham gia vào quá trình tố tụng.

Trách nhiệm và nghĩa vụ chung

Dù thuộc loại hình doanh nghiệp nào, người quản lý doanh nghiệp với tư cách là người đại diện theo pháp luật đều phải tuân thủ các trách nhiệm cốt lõi tại Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020:

• Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng nhằm bảo vệ lợi ích cao nhất của doanh nghiệp.
• Đảm bảo tính trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không sử dụng địa vị, thông tin mật, bí quyết hay cơ hội kinh doanh của công ty để trục lợi cá nhân hoặc cho bên thứ ba.
• Thực hiện nghĩa vụ thông báo đầy đủ, chính xác về các mối quan hệ sở hữu vốn tại các doanh nghiệp khác mà mình hoặc người có liên quan làm chủ.

Việc nắm vững các quy định này giúp doanh nghiệp vận hành ổn định và giảm thiểu rủi ro pháp lý trong quá trình quản trị. Nếu đơn vị của bạn đang cần xây dựng bộ máy nhân sự chuyên nghiệp, hãy tham khảo thêm về tổng quan về bộ phận Pháp chế doanh nghiệp để tối ưu hóa quy trình kiểm soát nội bộ.