Khái niệm về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
Theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân thực hiện việc đại diện cho doanh nghiệp để thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp. Đồng thời, cá nhân này cũng đại diện cho doanh nghiệp với tư cách là người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn hoặc người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài và Tòa án, cùng các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật.
Cần lưu ý rằng, đối với loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần, doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Số lượng, chức danh quản lý cũng như quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân này sẽ do Điều lệ công ty quy định chi tiết. Để hiểu rõ hơn về các bước vận hành doanh nghiệp sau khi thành lập, quý độc giả có thể tham khảo Giới thiệu về Hệ thống Thủ tục pháp luật.
Bên cạnh đó, căn cứ khoản 1 Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật phải gánh vác các trách nhiệm trọng yếu sau:
- Thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng và tối ưu nhằm bảo vệ lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.
- Duy trì sự trung thành với lợi ích của công ty; không được sử dụng thông tin, bí quyết hoặc cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp vào mục đích cá nhân; không lạm dụng địa vị, chức vụ để sử dụng tài sản công ty nhằm tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác.
- Có trách nhiệm thông báo kịp thời, đầy đủ và chính xác cho doanh nghiệp về việc bản thân hoặc người có liên quan đang làm chủ hoặc nắm giữ cổ phần, phần vốn góp chi phối tại các doanh nghiệp khác.
Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật
Doanh nghiệp có quyền tự quyết trong việc thay thế, thêm mới hoặc loại bỏ người đại diện theo pháp luật. Khi thực hiện việc này, doanh nghiệp bắt buộc phải tiến hành thủ tục thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh. Căn cứ Điều 50 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, thành phần hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:
- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (theo mẫu tại Phụ lục II-2 của Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT).
- Bản sao hợp lệ các giấy tờ chứng thực cá nhân của người sẽ được bổ sung hoặc thay thế làm đại diện theo pháp luật.
- Các văn bản quyết định và biên bản họp tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp: Quyết định của chủ sở hữu công ty (đối với Công ty TNHH một thành viên). thực hiện việc thay đổi tại các đơn vị có vốn góp, cần lưu ý thủ tục sáp nhập doanh nghiệp mới nhất năm 2023 nếu việc thay đổi này nằm trong lộ trình tái cấu trúc. Quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên). Quyết định và biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông (đối với Công ty cổ phần, nếu việc thay đổi làm ảnh hưởng đến nội dung Điều lệ công ty). Quyết định và biên bản họp của Hội đồng quản trị (đối với Công ty cổ phần, nếu việc thay đổi không làm thay đổi nội dung Điều lệ, ngoại trừ các thông tin về họ tên, chữ ký theo quy định tại Điều 25 Luật Doanh nghiệp).
Lưu ý quan trọng về giấy tờ cá nhân
Trong trường hợp người đại diện đương nhiệm hoặc chủ sở hữu không trực tiếp đi nộp hồ sơ mà ủy quyền cho người khác, người được ủy quyền phải cung cấp bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực:
- Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam.
- Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu hợp lệ khác.
Số lượng hồ sơ cần chuẩn bị là 01 bộ.
Trình tự, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật
Quy trình thực hiện việc thay đổi người đại diện được tiến hành qua các bước sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ
Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương thức nộp hồ sơ:
- Cách 1 (Nộp trực tiếp): Tại bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu lập nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Cách 2 (Nộp qua mạng): Thực hiện đăng ký tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng chữ ký số công cộng hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh. Lưu ý, đối với địa bàn Thành phố Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh, việc nộp hồ sơ qua mạng là yêu cầu bắt buộc.
Bước 2: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ theo quy định.
Bước 3: Nhận kết quả
- Thời hạn giải quyết: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Lệ phí thực hiện: Mức lệ phí là 50.000 đồng/lần, căn cứ theo quy định về mức thu và quản lý phí tại Thông tư số 47/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Tóm lại, việc thay đổi người đại diện theo pháp luật là một quyền tự quyết của doanh nghiệp và không làm thay đổi tư cách pháp lý của thực thể đó trong các giao dịch dân sự và kinh tế. Việc tuân thủ đúng trình tự, hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính thượng tôn pháp luật và duy trì hoạt động ổn định.
