Mẫu hợp đồng thuê nhà làm trụ sở công ty

Trong hoạt động kinh doanh, việc tìm kiếm địa điểm làm việc là yếu tố then chốt đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Hiện nay, đa số các tổ chức lựa chọn phương án thuê nhà để làm văn phòng, địa điểm kinh doanh hoặc trụ sở chính nhằm tối ưu hóa chi phí vận hành. Hợp đồng thuê nhà về bản chất là một thỏa thuận dân sự thể hiện ý chí giữa bên cho thuê và bên thuê.

Để đảm bảo quyền lợi hợp pháp, tránh các tranh chấp phát sinh không đáng có, việc soạn thảo hợp đồng cần tuân thủ chặt ch chứa các quy định của pháp luật hiện hành. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những lưu ý quan trọng và mẫu hợp đồng thuê nhà làm trụ sở công ty chuẩn pháp lý.

Khái niệm về hợp đồng thuê nhà làm trụ sở công ty

Hợp đồng thuê nhà làm trụ sở công ty là một loại hình hợp đồng dân sự. Theo đó, bên cho thuê có nghĩa vụ bàn giao nhà và quyền sử dụng đất cho bên thuê trong một thời hạn nhất định; ngược lại, bên thuê có nghĩa vụ thanh toán tiền thuê theo thỏa thuận.

Về mặt pháp lý, các bên cần lưu ý:

• Hình thức hợp đồng: Hợp đồng phải được lập thành văn bản. Trong trường hợp thời hạn thuê kéo dài (ví dụ trên 6 tháng), các bên cần lưu ý các quy định về đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền nếu có yêu cầu liên quan đến biến động tài sản hoặc đăng ký kinh doanh.
• Tính chất tài sản: Thông thường, đây là hợp đồng thuê nhà nguyên căn. Giá thuê do hai bên tự thỏa thuận dựa trên nguyên tắc tự do ý chí nhưng không được vi phạm các điều cấm của pháp luật.

Đặc điểm pháp lý của hợp đồng thuê nhà

Dựa trên các nguyên tắc của Bộ luật Dân sự của Quốc hội, số 91/2015/QH13, hợp đồng thuê nhà có các đặc điểm cơ bản sau:

• Hợp đồng có đền bù: Một bên nhận được lợi ích từ việc sử dụng tài sản (bên thuê) và phải chuyển giao một lợi ích tương ứng cho bên kia (tiền thuê nhà).
• Hợp đồng song vụ: Đây là loại hợp đồng mà mỗi bên tham gia đều xác lập quyền và nghĩa vụ đối với nhau. Quyền của bên cho thuê chính là nghĩa vụ của bên thuê và ngược lại.
• Sự chuyển giao quyền sử dụng: Bản chất của giao dịch là việc chuyển giao quyền sử dụng tài sản trong một thời hạn nhất định theo thỏa thuận hoặc quy định pháp luật.

Hướng dẫn soạn thảo hợp đồng thuê nhà làm trụ sở công ty

Để một bản hợp đồng có đầy đủ tính pháp lý và bảo vệ được các bên, khi soạn thảo cần chú trọng các nội dung sau:

1. Thông tin chủ thể ký kết

• Đối với bên cho thuê: Nếu tài sản là sở hữu chung của vợ chồng: Cần đầy đủ chữ ký và thông phục nhân thân của cả hai người. Nếu là tài sản cá nhân: Phải có chữ ký của chủ sở hữu hợp pháp. Nếu là tài sản thuộc hộ gia đình: Cần sự đồng ý và chữ ký của các thành viên có quyền lợi liên quan trong hộ khẩu.
• Đối với bên thuê (Doanh nghiệp): Nếu là cá nhân: Cung cấp đầy đủ thông tin CMND/CCCD, địa chỉ thường trú. Nếu là tổ chức: Phải ghi rõ tên công ty, mã số doanh nghiệp theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và thông tin người đại diện theo pháp luật. Nếu có sự thay đổi về cấu trúc như Công ty mẹ ký hợp đồng với chi nhánh có được không?, cần kiểm tra kỹ thẩm quyền ký kết.

2. Đối tượng thuê và mục đích sử dụng

Cần mô tả chi tiết tình trạng nhà cho thuê, các trang thiết bị đi kèm (nếu có). Đặc biệt, thông tin về lô đất phải khớp với Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất để đảm bảo tính hợp pháp của bên cho thuê. Về mục đích thuê, cần ghi rõ là dùng để làm văn phòng, kho bãi hay kinh doanh loại hình cụ thể nào để tránh tranh chấp về việc sử dụng sai công năng.

3. Thời hạn thuê và gia hạn

Hợp đồng cần xác định rõ ngày bắt đầu, ngày kết thúc và thời điểm bàn giao thực tế. Các bên cũng nên thỏa thuận trước về điều kiện và trình tự nếu muốn gia hạn hợp đồng sau khi hết thời hạn ban đầu.

4. Giá thuê, đặt cọc và phương thức thanh toán

• Giá thuê: Cần làm rõ giá đã bao gồm các loại thuế, phí dịch vụ (điện, nước, vệ sinh...) hay chưa.
• Tiền đặt cọc: Đây là điều khoản then chốt để đảm bảo thực hiện hợp đồng. Cần quy định cụ thể số tiền cọc và các điều kiện để được hoàn trả lại tiền cọc khi thanh lý hợp đồng.
• Phương thức thanh toán: Xác định rõ hình thức (tiền mặt hoặc chuyển khoản), kỳ hạn thanh toán (theo tháng, quý hoặc năm) và thời điểm thanh toán cụ thể.

5. Nghĩa vụ thuế và đơn phương chấm dứt hợp đồng

Bên cho thuê cần lưu ý nghĩa vụ kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân nếu doanh thu từ việc cho thuê vượt quá ngưỡng quy định của pháp luật. Về việc chấm dứt hợp đồng, các bên cần thỏa thuận rõ mức phạt vi phạm, thời hạn thông báo trước và trách nhiệm bồi thường thiệt hại khi một bên đơn phương phá vỡ cam kết.

Các trường hợp chấm dứt hợp đồng thuê nhà

Căn cứ theo quy định tại Luật Nhà ở (tại thời điểm năm 2020), việc chấm dứt hợp đồng có thể xảy ra trong các trường hợp:

• Hợp đồng đã hết thời hạn ghi trong văn bản.
• Các bên đạt được thỏa thuận chung về việc chấm dứt trước thời hạn.
• Nhà cho thuê không còn (do bị thu hồi, giải tỏa hoặc phá dỡ theo quyết định của cơ quan nhà nước).
• Tài sản thuê bị hư hỏng nặng, có nguy cơ sập đổ, đe dọa đến tính mạng và tài sản.
• Bên thuê là cá nhân qua đời hoặc bị Tòa án tuyên bố mất tích mà không có người thừa kế/người cùng chung sống.

Mẫu hợp đồng thuê nhà tham khảo

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự自由 - Hạnh phúc

........, ngày .... tháng .... năm ....

HỢP ĐỒNG THUÊ NHÀ

- Căn cứ Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13;
- Căn cứ vào Luật Thương mại số 36/2005/QH11;
- Căn cứ vào nhu cầu và sự thỏa thuận của các bên.

BÊN CHO THUÊ (Bên A):
Họ và tên: ..................................................................................................
CMND/CCCD số: ........................ Ngày cấp: ................. Nơi cấp: ...............
Địa chỉ thường trú: .....................................................................................

BÊN THUÊ (Bên B):
Tên tổ chức/Cá nhân: ................................................................................
Mã số doanh nghiệp/CCCD: ......................................................................
Người đại diện theo pháp luật: ..................................................................
Địa chỉ trụ sở: ............................................................................................

Điều 1: Đối tượng hợp đồng
Bên A đồng ý cho Bên B thuê quyền sử dụng đất và nhà ở tại địa chỉ: ..........................................................................................................................
Diện tích đất: ............... m2; Diện tích sàn xây dựng: ............... m2.
Bên A cam kết tài sản thuộc sở hữu hợp pháp và không có tranh chấp.

Điều 2: Thời hạn thuê
Thời hạn thuê là: ......... năm, kể từ ngày ..../..../.... đến ngày ..../..../....
Khi hết hạn, nếu Bên B muốn tiếp tục thuê thì phải thông báo cho Bên A trước ít nhất ...... ngày và được ưu tiên ký kết hợp đồng mới.

Điều 3: Giá thuê và phương thức thanh toán
3.1. Giá thuê nhà hàng tháng là: ................................. VNĐ.
3.2. Tiền đặt cọc: Bên B đặt cọc cho Bên A số tiền là: ............................ VNĐ để đảm bảo thực hiện hợp đồng.
3.3. Phương thức thanh toán: Chuyển khoản/Tiền mặt vào ngày ...... hàng tháng.

Điều 4: Điều khoản chung
Các nội dung khác không được đề cập trong hợp đồng này sẽ được thực hiện theo quy định của pháp luật dân sự và thương mại hiện hành. Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký.

BÊN CHO THUÊ (Ký, ghi rõ họ tên) BÊN THUÊ (Ký, đóng dấu nếu là doanh nghiệp)

Xem thêm các chủ đề khác

• Luật Thương mại số 36/2005/QH11
• Hợp đồng chuyển nhượng công ty TNHH một thành viên 2022