Kê khai thuế là công việc định kỳ mà doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện. Thời đại công nghệ thông tin bùng nổ; đã khiến cho rất nhiều hoạt động của mọi mặt đời sống xã hội thuận lợi hơn.
Kê khai thuế là công việc định kỳ bắt buộc đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp nhằm đảm bảo nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. Trong kỷ nguyên số hóa, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản trị doanh nghiệp đã giúp quy trình kê khai thuế qua mạng trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn so với phương thức truyền thống. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện trên các phần mềm hỗ trợ, người nộp thuế thường gặp phải một số lỗi kỹ thuật gây gián đoạn việc nộp tờ khai đúng hạn.
Kê khai thuế qua mạng là hình thức giao dịch điện tử giữa người nộp thuế và cơ quan thuế thông qua hệ thống internet. Đây là phương thức được pháp luật về thuế quy trình hóa nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả doanh nghiệp lẫn cơ quan quản lý. Để thực hiện hình thức này, người nộp thuế cần lập hồ sơ khai thuế trên máy tính, sau đó sử dụng thiết bị có chữ ký số (token) để định danh và xác thực tờ khai trước khi gửi lên hệ thống của Tổng cục Thuế.
Việc nắm vững quy trình là rất quan trọng để tránh các sai sót dẫn đến việc phải khai bổ sung hồ sơ khai thuế và xử phạt về hành vi khai sai tờ khai do chậm trễ hoặc sai lệch thông tin.
Một quy trình kê khai thuế điện tử chuẩn thường bao gồm 5 bước cơ bản sau:
Khi nhập thông tin trên phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK), hệ thống có thể hiển thị cảnh báo mã số thuế không tồn tại trong danh mục quản lý của cơ quan thuế.
Nguyên nhân: Lỗi này thường phát sinh do người nộp thuế chọn sai cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Ví dụ, doanh nghiệp thuộc sự quản lý của Cục Thuế nhưng trên phần mềm lại chọn nhầm đơn vị là Chi cục Thuế. Khi đó, tờ khai được gửi về sai địa chỉ quản lý, dẫn đến việc hệ thống không tìm thấy mã số thuế tương ứng tại cơ quan nhận tờ khai đó.
Cách khắc phục: Người nộp thuế cần đăng nhập vào phần mềm HTKK bằng mã số thuế của doanh nghiệp. Tại mục thông tin chung, kiểm tra và chọn lại chính xác cơ quan thuế quản lý trực tiếp, sau đó tiến hành lập và nộp lại tờ khai.
Đây là lỗi kỹ thuật phổ biến khi file dữ liệu được xuất ra từ phần mềm không tương thích với trình duyệt hoặc hệ thống tiếp nhận.
Quy trình xử lý:
Lưu ý: Đối với các tờ khai như thuế GTGT có số lượng hóa đơn lớn, trước khi xóa dữ liệu cũ, người nộp thuế nên kết xuất toàn bộ bảng kê ra file Excel để tránh việc phải nhập liệu thủ công từ đầu, giúp tiết kiệm thời hạn và công sức.
Nguyên nhân: Do sai sót trong quá trình thao tác hoặc lỗi đồng bộ dữ liệu giữa phần mềm HTKK và hệ thống quản lý của cơ quan thuế.
Cách khắc phục: Truy cập vào mục "Thông tin doanh nghiệp" trên phần mềm HTKK để kiểm tra lại thông tin cơ quan thuế. Nếu thông tin đã đúng nhưng vẫn báo lỗi, người dùng có thể thực hiện mẹo: Chọn tạm thời sang một cơ quan thuế khác, nhấn "Lưu", sau đó chọn lại chính xác cơ quan thuế quản lý của mình và lưu lại lần nữa để hệ thống cập nhật lại cấu hình.
Nguyên nhân: Lỗi này phát sinh khi người nộp thuế thực hiện đăng ký tờ khai qua mạng nhưng chọn kỳ tính thuế bắt đầu từ một thời điểm chưa hợp lệ (ví dụ: chọn kỳ bắt đầu là tháng trước đó trong khi chưa đến hạn kê khai theo quy định).
Cách khắc phục: Trường hợp này, người nộp thuế cần kiểm tra lại lịch trình kê khai. Nếu đã thực hiện đúng nhưng hệ thống vẫn báo lỗi, doanh nghiệp nên liên hệ với cán bộ quản lý thuế trực tiếp để được hỗ trợ điều chỉnh hoặc đăng ký lại kỳ nộp tờ khai trên hệ thống nội bộ của Tổng cục Thuế.
Việc chủ động kiểm tra các thông tin về xác định kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp và các loại thuế khác sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có trong quá trình kê khai trực tuyến.
