Legalzone trân trọng gửi đến khách hàng cách sử dụng phần mềm công việc của công ty Legalzone, trang web thủ tục pháp luật
Trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay, việc ứng dụng các hệ thống quản lý trực tuyến giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành và kiểm soát nhân sự hiệu quả. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết cách thức thao tác và khai thác các tính năng của hệ thống quản lý công việc dành cho nhà quản trị và nhân viên.
Để bắt đầu sử dụng, người dùng thực hiện theo các bước sau:
Đây là công cụ tương tác trực tuyến, cho phép cá nhân đăng tải các bài viết mới và theo dõi cập nhật từ các thành viên khác trong tổ chức theo trình tự thời gian. Tính năng này giúp duy trì sự kết nối và nắm bắt kịp thời các hoạt động nội bộ.
Bảng điều khiển là trung tâm điều hành, hiển thị tổng quan các chỉ số quan trọng bao gồm:
Phân hệ này hỗ trợ tra cứu các thông tin pháp lý và thủ tục hành chính một cách khoa học. Người dùng có thể tìm kiếm dựa trên các tiêu chí: Tên thủ tục, Lĩnh vực, Đối tượng thực hiện và Cơ quan có thẩm quyền (cấp Bộ hoặc cấp Tỉnh). Hệ thống cho phép lọc, sắp xếp theo thời gian và quản lý danh mục cá nhân thông qua các thao tác thêm, sửa, xóa.
Hệ thống lưu trữ tập trung danh sách khách hàng của doanh nghiệp. Các thông tin bao gồm: Họ tên, giới tính, số điện chứa liên hệ và các liên kết mạng xã hội. Ngoài ra, chức năng "Gửi tin nhắn" hỗ trợ chăm sóc khách hàng chủ động, cùng tính năng in ấn giúp xuất dữ liệu tổng thể khi cần thiết.
Phân hệ này cung cấp cái nhìn toàn diện về hồ sơ nhân viên, bao gồm: Sơ yếu lý lịch, giấy tờ tùy thân, thông tin tài khoản và trạng thái hoạt động. Đặc biệt, phần quản lý công việc cho phép theo dõi chi tiết các chế độ như: Bộ phận, mức lương, phụ cấp điện thoại, phụ cấp xăng xe và vị trí công tác. Việc minh bạch hóa thông tin giúp nhân viên chủ động hơn trong lộ trình phát triển tại doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể thiết lập danh sách quy trình bao gồm: Tên quy trình, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và trạng thái thực hiện. Để nâng cao hiệu suất, hệ thống tích hợp tính năng tính toán chỉ số KPI cho từng cá nhân, giúp nhà quản trị đánh giá chính xác năng lực làm việc dựa trên dữ liệu thực tế.
Hệ thống hỗ trợ số hóa các giao dịch kinh doanh, giảm thiểu rủi ro thất lạc hóa đơn giấy. Các thông tin được lưu trữ bao gồm: Mã hóa đơn, tên khách hàng, quy trình liên quan, ngày thanh toán, ngày đáo hạn và giá trị hóa đơn. Việc quản lý tập trung giúp kiểm soát dòng tiền và lịch sử giao dịch một cách minh bạch.
Để giải quyết các yêu cầu từ phía đối tác, hệ thống cung cấp danh mục "Vé hỗ trợ" (Support Tickets). Mỗi yêu cầu bao gồm: Mã hỗ trợ, tiêu đề, loại hỗ trợ và nhân viên chịu trách nhiệm xử lý. Chức năng tìm kiếm và lọc giúp bộ phận chăm sóc khách hàng phản hồi nhanh chóng các vấn đề phát sinh.
Thay vì quản lý thủ công, hệ thống tự động hóa việc tính toán thời gian làm việc dựa trên giờ check-in và check-out của nhân viên. Đối với chế độ nghỉ phép, nhân viên có thể gửi đơn trực tuyến (nghỉ phép hoặc xin đi muộn) kèm lý do cụ thể. Quy trình phê duyệt được thực hiện ngay trên hệ thống, giúp giảm bớt các thủ tục giấy tờ rườm rà.
Mọi chỉ đạo từ quản lý đều được truyền tải qua mục Thông báo, bao gồm đầy đủ thời hạn và người thực hiện. Bên cạnh đó, tính năng Khảo sát cho phép doanh nghiệp lấy ý kiến nhân viên về các vấn đề nội bộ thông qua việc tạo danh sách khảo sát với mã ID riêng biệt, giúp thu thập dữ liệu một cách có hệ thống.
Tại mục Cài đặt, quản trị viên có thể tùy chỉnh giao diện và các tham số vận hành như: Logo công ty, tiêu đề website, ngôn ngữ, múi giờ và các thiết lập hiển thị khác nhằm phù hợp với đặc thù của từng đơn vị. Việc nắm vững các tính năng này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các mô hình tổ chức quản lý công ty cổ phần cũng như các loại hình doanh nghiệp khác một cách chuyên nghiệp nhất.
