Legalzone trân trọng gửi đến bạn đọc giải đáp thắc mắc về Quy định về ủy quyền trong doanh nghiệp.
Trong hoạt động quản trị và điều hành, vấn đề ủy quyền là một nội dung trọng yếu mà chủ sở hữu và ban lãnh đạo doanh nghiệp cần nắm vững. Do đặc thù vận hành của một tổ chức bao gồm khối lượng công việc rất lớn và đa dạng về mức độ quan trọng, việc phân chia thẩm quyền thông qua cơ chế ủy quyền giúp tối ưu hóa bộ máy quản lý. Việc hiểu rõ quy định của pháp luật về ủy quyền trong doanh nghiệp sẽ giúp hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý phát sinh trong quá trình giao dịch.
Căn cứ theo Bộ luật Dân sự 2015, ủy quyền là một trong hai hình thức của đại diện. Trong phạm vi doanh nghiệp, hoạt động đại diện thường được chia thành hai loại chính: đại diện theo pháp luật của pháp nhân và đại diện theo ủy quyền.
Người đại diện theo pháp luật của pháp nhân là cá nhân, đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp. Các chủ thể này bao gồm:
Cần lưu ý rằng, một pháp nhân có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật tùy thuộc vào quy định tại Điều lệ của tổ chức đó.
Khác với đại diện theo pháp luật, hình thức đại diện theo ủy quyền cho phép bất kỳ cá nhân hoặc pháp nhân nào cũng có thể xác lập việc ủy quyền cho một cá nhân hoặc pháp nhân khác để thực hiện các giao dịch dân sự. Trong quá trình hoạt động, vai trò của cố vấn pháp lý doanh nghiệp thường rất quan trọng trong việc kiểm soát tính hợp lệ của các văn bản ủy quyền này.
Phạm vi mà người đại diện được phép thực hiện các giao dịch phụ thuộc vào căn cứ xác lập sự đại diện. Cụ thể, phạm vi này bao gồm:
Người đại diện (dù là theo pháp luật hay theo ủy quyền) chỉ được phép xác lập và thực hiện các giao dịch dân sự nằm trong phạm vi thẩm quyền của mình. Trong trường hợp không thể xác định rõ phạm vi, người đại diện có thể thực hiện các giao dịch nhằm đảm bảo lợi ích tối ưu cho người được đại diện theo quy định pháp luật.
Pháp luật quy định nghiêm ngặt về việc nhận ủy quyền khi có sự xung đột lợi ích. Một cá nhân hoặc tổ chức đã nhận ủy quyền không được phép tiếp tục nhận thêm ủy quyền từ một bên khác nếu giữa các bên đó có lợi ích đối lập. Quy định này đặc biệt được chú trọng trong hoạt động tố tụng tại Tòa án: Nếu một người đang đại diện cho một đương sự, họ không được phép nhận ủy quyền đại diện cho đương sự khác có lợi ích đối lập với đương sự ban đầu.
Về nguyên tắc, các giao dịch dân sự do người đại diện xác lập vượt quá phạm vi thẩm quyền sẽ không làm phát sinh quyền và nghĩa vụ của người được đại diện đối với phần giao dịch vượt mức đó. Tuy nhiên, phần giao dịch vượt quá phạm vi vẫn có thể được công nhận hiệu lực nếu thuộc một trong các trường hợp sau:
Việc quản trị các hoạt động ủy quyền, hợp đồng và thẩm quyền đại diện là một phần không thể tách rời khi xem xét tổng quan về bộ phận pháp chế doanh nghiệp. Một hệ thống kiểm soát tốt sẽ giúp ngăn ngừa các rủi ro từ việc giao dịch vượt thẩm quyền hoặc sai lệch trong văn bản ủy quyền.
Các hạng mục cần được chú trọng bao gồm:
