Hướng dẫn cách ghi số tiền bằng chữ trên hoá đơn GTGT
“Hóa đơn”, căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 20 Luật kế toán năm 2015, được hiểu là khái niệm dùng để chỉ một trong những loại chứng
Cách ghi số tiền bằng chữ trên hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là thao tác tưởng đơn giản nhưng dễ sai sót, ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hóa đơn và việc kê khai, khấu trừ thuế. Bài viết hướng dẫn cách ghi số tiền bằng chữ trên hóa đơn GTGT đúng quy định, cùng các nội dung bắt buộc phải có trên một tờ hóa đơn.
Khái quát chung về hóa đơn giá trị gia tăng
Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật. Hóa đơn GTGT là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Tại thời điểm năm 2019, việc lập và sử dụng hóa đơn được thực hiện theo Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 119/2014/TT-BTC và Thông tư 37/2017/TT-BTC).
Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn GTGT
Một hóa đơn GTGT hợp lệ phải thể hiện đầy đủ các tiêu thức:
- Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn;
- Tên liên hóa đơn;
- Số thứ tự hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ;
- Họ tên, chữ ký của người mua, người bán và dấu của người bán (nếu có), cùng ngày tháng năm lập hóa đơn;
- Tên tổ chức nhận in hóa đơn (đối với hóa đơn đặt in).
Hướng dẫn cách ghi số tiền bằng chữ trên hóa đơn GTGT
Số tiền trên hóa đơn phải được thể hiện đồng thời bằng số và bằng chữ, hai giá trị này phải khớp nhau. Một số nguyên tắc cần lưu ý:
- Ghi đúng số tiền tổng thanh toán đã bao gồm thuế GTGT, viết hoa chữ cái đầu tiên của cụm từ (ví dụ: "Tám triệu đồng chẵn").
- Đơn vị tiền tệ ghi là "đồng"; trường hợp dùng ngoại tệ phải ghi rõ loại tiền và tỷ giá theo quy định.
- Số tiền bằng chữ phải phản ánh đúng, đủ giá trị số tiền bằng số; không tẩy xóa, sửa chữa.
- Nếu số tiền lẻ, ghi rõ phần lẻ; nếu là số tròn có thể thêm chữ "chẵn" để tránh sửa đổi.
- Không bỏ trống dòng số tiền bằng chữ; trường hợp còn dòng trống nên gạch chéo phần còn lại theo hướng dẫn.
Việc ghi sai hoặc bỏ trống số tiền bằng chữ có thể khiến hóa đơn bị coi là lập không đúng quy định, ảnh hưởng đến việc khấu trừ, hoàn thuế và có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, thuế.
Xử lý khi viết sai hóa đơn
Trường hợp phát hiện hóa đơn ghi sai số tiền bằng chữ, người bán và người mua xử lý theo Thông tư 39/2014/TT-BTC: nếu chưa xé khỏi cuống và chưa giao thì gạch chéo các liên và lưu giữ; nếu đã giao cho người mua nhưng chưa kê khai thuế thì lập biên bản thu hồi và xuất hóa đơn mới; nếu đã kê khai thuế thì lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh.
