Khi các nhà thầu nước ngoài tham gia vào hoạt động xây dựng tại Việt Nam, sau khi hoàn tất thủ tục xin cấp giấy phép thầu, việc thiết lập văn phòng điều hành là một bước pháp lý bắt buộc để triển khai dự án. Việc thành lập văn phòng này phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về địa điểm, đăng ký thông tin và trình tự thông báo với cơ quan quản lý nhà nước.
Quy định về Văn phòng điều hành của nhà thầu nước ngoài
Theo các quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm năm 2020, sau khi được cấp giấy phép thầu, nhà thầu có trách nhiệm thực hiện thủ tục thành lập văn phòng điều hành. Các nội dung cụ thể bao gồm:
- Về địa điểm và đăng ký: Nhà thầu phải tiến hành thuê văn phòng hoặc lập văn phòng điều hành tại nơi có dự án. Đồng thời, nhà thầu có trách nhiệm đăng ký các thông tin liên lạc như địa chỉ, số điện thoại, số fax, e-mail của Văn phòng điều hành với các cơ quan quản lý chuyên ngành tương ứng.
- Về phạm vi hoạt động: Đối với các hợp đồng về lập quy hoạch xây dựng, lập dự án đầu tư, khảo sát hoặc thiết kế xây dựng công trình: Nhà thầu có thể lựa chọn lập Văn phòng điều hành tại nơi đăng ký trụ sở của chủ dự án. Đối với các hợp đồng thi công xây dựng hoặc giám sát thi công đi qua nhiều tỉnh thành: Nhà thầu có thể lập Văn phòng điều hành tại một địa phương bất kỳ có công trình đi qua để thuận tiện cho việc điều hành.
- Nghĩa vụ thông báo: Sau khi hoàn tất đăng ký các nội dung của Văn phòng điều hành, nhà thầu phải thông báo bằng văn lập cho Sở Xây dựng nơi lập văn phòng, Bộ Xây dựng và các cơ quan có liên quan. Mọi sự thay đổi về thông tin của Văn phòng điều hành cũng phải được thông báo kịp thời tới các cơ quan này.
Hồ sơ xin cấp Giấy phép văn phòng điều hành
Để thực hiện việc đăng ký, nhà thầu nước ngoài cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ bao gồm các tài liệu sau:
- Văn bản đề nghị xác nhận thành lập Văn phòng điều hành (VPĐH) công trình hoặc dự án (theo mẫu quy định);
- Bản sao có chứng thực Giấy phép thầu do cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam đã cấp;
- Quyết định hoặc Thư bổ nhiệm/ủy nhiệm hợp pháp người làm Trưởng đại diện VPĐH (đối với bản tiếng nước ngoài phải kèm theo bản dịch sang tiếng Việt có chứng thực);
- Đơn đăng ký hoạt động của Văn phòng điều hành (theo mẫu quy định);
- Giấy giới thiệu của nhà thầu kèm theo bản phôtô CMND hoặc hộ chiếu của người đại diện đi làm thủ tục. Trường hợp sử dụng bên thứ ba để thực hiện thay thì phải có Giấy ủy quyền hợp lệ từ nhà thầu nước ngoài.
Trình tự và thủ tục đăng ký văn phòng điều hành
Quy trình thực hiện việc đăng ký văn phòng điều hành tại cơ quan quản lý (ví dụ như Sở Xây dựng) được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Cá nhân hoặc tổ chức thực hiện lấy mẫu đơn tại Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và Trả kết quả của Sở Xây dựng hoặc tải trực tuyến từ cổng thông tin điện tử của tỉnh/thành phố liên quan để điền đầy đủ thông tin.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và Trả kết quả của Sở Xây dựng. Tại đây, cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính pháp lý:
- Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ: Cán bộ sẽ viết biên nhận hồ sơ (ghi rõ ngày hẹn trả kết quả).
- Nếu hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ: Cán bộ sẽ hướng dẫn cá nhân, tổ chức bổ sung, hoàn thiện lại theo đúng quy định.
Bước 3: Đến ngày hẹn ghi trên biên nhận, nhà thầu mang biên nhận đến Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của Sở Xây dựng để nhận Văn bản xác nhận đăng ký văn phòng điều hành và ký tên vào sổ giao nhận hồ sơ.
Thông tin chi tiết về việc giải quyết thủ tục
Để quá trình triển khai dự án không bị gián đoạn, nhà thầu cần lưu ý các thông số kỹ thuật về mặt thủ tục như sau:
- Cơ quan thực hiện: Sở Xây dựng tại địa phương nơi đặt văn phòng điều hành.
- Thời hạn giải quyết: Tối đa là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Kết quả trả về: Văn bản xác nhận đăng ký văn phòng điều hành.
- Lệ phí: Không áp dụng lệ phí cho thủ tục này (theo quy định tại thời điểm hiện tại).
CĂN CỨ PHÁP LÝ
Các nội dung hướng dẫn trên được xây dựng dựa trên hệ thống văn bản pháp luật về xây dựng và hoạt động của nhà thầu nước ngoài, bao gồm:
