Quy định về thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc thay đổi cấu trúc tổ chức hoặc thu hẹp quy mô sản xuất kinh doanh dẫn đến nhu cầu đóng cửa các đơn vị phụ thuộc. Việc thực hiện đúng trình tự, thủ tục pháp lý khi dừng hoạt động đơn vị phụ thuộc là trách nhiệm của doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính tuân thủ trước cơ quan quản lý nhà nước.
Căn cứ theo quy định tại Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, trình tự và thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh được thực hiện cụ thể như sau:
1. Nghĩa vụ hoàn thành thuế trước khi chấm dứt hoạt động
Trước khi tiến hành thông báo chính thức về việc dừng hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp và chi nhánh có trách nhiệm thực hiện đăng ký với Cơ quan thuế. Mục đích của bước này là để đảm bảo đơn vị đã hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật về thuế hiện hành, không còn nợ đọng hoặc các sai phạm về kê khai chưa được xử lý.
2. Trình tự, hồ sơ thông báo chấm dứt hoạt động chi nhánh
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp phải gửi Thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh đó. Tùy vào loại hình doanh nghiệp, hồ sơ kèm theo thông báo bao gồm các văn bản sau:
- Đối với Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên và Công ty hợp danh: Phải có Nghị quyết, Quyết định và bản sao Biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh.
- Đối với Công ty cổ phần: Phải có Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng quản trị về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh.
- Đối với Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên: Phải có Nghị quyết, Quyết định của Chủ sở hữu công ty về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh.
3. Quy trình xử lý hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh và Cơ quan thuế
Sau khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, quy trình phối hợp giữa các cơ quan chức năng được thực hiện như sau:
- Trao đổi thông tin: Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm gửi thông tin về việc chi nhánh chấm dứt hoạt động cho Cơ quan thuế để kiểm tra tình trạng nghĩa vụ thuế.
- Phản hồi từ cơ quan thuế: Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông tin, Cơ quan thuế sẽ gửi ý kiến phản hồi về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của chi nhánh tới Phòng Đăng ký kinh doanh.
- Cập nhật tình trạng pháp lý: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, nếu không nhận được ý kiến từ chối từ phía Cơ quan thuế, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện cập nhật trạng thái chấm dứt hoạt động của chi nhánh vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, đồng thời ra thông báo chính thức về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh.
4. Quy định đối với doanh nghiệp nước ngoài
Trường hợp doanh nghiệp nước ngoài có chi nhánh tại Việt Nam, việc chấm dứt hoạt động được điều chỉnh bởi các quy định sau:
- Việc chấm dứt hoạt động chi nhánh của doanh nghiệp ở nước ngoài sẽ thực hiện theo quy định pháp luật của quốc gia đó.
- Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức chấm dứt hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp phải gửi thông báo bằng văn bản về việc này đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính tại Việt Nam.
- Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện cập nhật thông tin của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo hợp lệ.
Việc nắm rõ các bước nêu trên giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và các khó khăn phát sinh khi thực hiện thủ tục khiếu nại hành chính và các vấn đề cần lưu ý nếu có sai sót trong quá trình xử lý hồ sơ từ phía cơ quan chức năng.
