Thay đổi thông tin người phụ thuộc

Trong quá trình kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN), việc cập nhật sai lệch thông tin người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh là tình huống thường gặp. Khi phát hiện thông tin đăng ký người phụ thuộc bị nhầm lẫn, người nộp thuế cần thực hiện các thủ tục điều chỉnh theo đúng quy định của pháp luật về quản lý thuế và thuế thu nhập cá nhân tại thời điểm phát sinh.

Quyền điều chỉnh thông tin khi có sai sót trong hồ sơ thuế

Theo nguyên tắc tại Khoản 2 Điều 5 Nghị định số 83/2013/NĐ-CP, người nộp thuế có trách nhiệm kê khai chính xác, trung thực và đầy đủ các nội dung trong tờ khai thuế, đồng thời nộp đủ chứng từ theo quy định. Tuy nhiên, pháp luật cũng cho phép quyền tự điều chỉnh khi phát hiện sai sót:

• Trường hợp sau khi hết hạn nộp hồ sơ khai thuế theo quy định mà người nộp thuế phát hiện hồ sơ đã nộp có sai sót thì được phép thực hiện khai bổ sung, điều chỉnh hồ hồ khai thuế.
• Việc nộp hồ sơ khai thuế bổ sung, điều chỉnh có thể thực hiện vào bất kỳ ngày làm việc nào, không phụ thuộc vào thời hạn nộp hồ sơ của lần tiếp theo.
• Điều kiện quan trọng là việc điều chỉnh phải được thực hiện trước khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.

Hướng dẫn thủ tục điều chỉnh thông tin người phụ thuộc

Khi có sự thay đổi hoặc cần bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký thuế đã nộp, người nộp thuế phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (địa chỉ ghi trên giấy chứng nhận đăng̣ ký thuế) trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi.

Trường hợp cá nhân tự thực hiện điều chỉnh trực tiếp

Đối với cá nhân có phát sinh thu nhập chịu thuế TNCN (trừ cá nhân kinh doanh) muốn tự đi thay đổi thông tin, hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Tờ khai: Sử dụng mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư số 95/2016/TT-BTC để thực hiện điều chỉnh thông tin cho cá nhân người nộp thuế và người phụ thuộc.
• Giấy tờ chứng minh: Bản sao không cần chứng thực Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân còn hiệu lực (đối với người phụ thuộc từ đủ 14 tuổi trở lên) hoặc Giấy khai sinh (đối với người phụ thuộc dưới 14 tuổi).
• Trường hợp đặc biệt: Nếu thông tin trên hộ chiếu hoặc giấy tờ liên quan của người có quốc tịch nước ngoài thay đổi, cần cung cấp bản sao hộ chiếu hoặc giấy khai sinh còn hiệu lực.

Trường hợp thay đổi thông qua cơ quan chi trả thu nhập

Nếu người lao động thực hiện thay đổi thông tin thông qua tổ chức, doanh nghiệp (cơ quan chi trả thu nhập), quy trình được thực hiện như sau:

• Trách nhiệm cá nhân: Người nộp thuế gửi bản sao không cần chứng thực các giấy tờ có sự thay đổi thông tin liên quan đến đăng ký thuế của người phụ thuộc cho cơ quan chi trả.
• Trách nhiệm cơ quan chi trả: Cơ quan chi trả lập Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công theo mẫu số 20-ĐK-TH-TCT. Tại tờ khai này, đơn vị cần đánh dấu vào ô “Thay đổi thông tin đăng ký thuế” và ghi rõ các nội dung cần điều chỉnh.

Việc thực hiện đúng quy trình giúp đảm bảo quyền lợi về giảm trừ gia cảnh theo Thông tư số 111/2013/TT-BTC và tránh các rủi ro pháp lý về việc kê khai sai lệch thu nhập.

Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ của cơ quan thuế

Tùy vào hình thức nộp hồ sơ, cơ quan thuế sẽ có quy trình tiếp nhận khác nhau:

Đối với hồ sơ nộp bằng giấy

• Công chức thuế thực hiện tiếp nhận, đóng dấu ghi rõ thời điểm nhận và lập bảng kê danh mục hồ sơ.
• Cơ quan thuế phải viết phiếu hẹn trả kết quả. Thời hạn trả kết quả không được vượt quá thời gian quy trình quy định tại Thông tư số 95/2016/TT-BTC.
• Nếu hồ sơ gửi qua đường bưu chính, công chức thuế thực hiện đóng dấu ngày nhận và ghi sổ văn thư theo quy định. Trong trường hợp hồ sơ thiếu, cơ quan thuế phải thông báo cho người nộp thuế ngay trong ngày làm việc (nộp trực tiếp) hoặc trong vòng 02 ngày làm việc (gửi qua bưu chính).

Đối với hồ sơ đăng ký thuế điện tử

Việc tiếp nhận hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế điện tử được thực hiện theo các quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế (tại thời điểm năm 2020 là theo hướng dẫn của Thông tư số 110/2015/TT-BTC).

Đối với các doanh nghiệp sử dụng phần mềm HTKK, iHTKK hoặc phần mềm quyết toán thuế TNCN để thực hiện điều chỉnh cho người lao động, sau khi hoàn tất kê khai, doanh nghiệp cần kết xuất file dữ liệu và gửi trực tiếp lên hệ thống của Tổng cục Thuế (như trang nhantokhai.gdt.gov.vn) để cơ quan thuế có căn cứ thực hiện điều chỉnh thông tin người phụ thuộc trên hệ thống quản lý.

Lưu ý: Để tránh việc phải thực hiện các thủ tục điều chỉnh phức tạp, doanh nghiệp và cá nhân cần kiểm tra kỹ tính chính xác của thông tin (họ tên, ngày tháng năm sinh, số định danh/CCCD) ngay từ bước đăng ký mã số thuế cho người phụ thuộc.

Xem thêm các chủ đề khác

• Nghị định số 83/2013/NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế
• Thông tư số 156/2013/TT-BTC Hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 83/2013/NĐ-CP ngày 22/7/2013 của Chính phủ