Ban Bí thư vừa ban hành Quy định số 211-QĐ/TW ngày 07/8/2026 về quản lý hồ sơ cán bộ, nhằm thống nhất nguyên tắc, thành phần hồ sơ, thẩm quyền, trách nhiệm và quy trình trong việc lập, quản lý, cập nhật, lưu trữ, khai thác và sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, người làm việc trong hệ thống chính trị.
Theo Quy định, công tác quản lý hồ sơ cán bộ phải tuân thủ các quy định của Đảng và pháp luật của Nhà nước; bảo đảm hồ sơ đầy đủ, rõ ràng, chính xác, được cập nhật kịp thời và quản lý, sử dụng thống nhất.
Một điểm đáng chú ý là mỗi cán bộ chỉ có một hồ sơ cán bộ dùng chung trong toàn hệ thống chính trị. Cơ quan, đơn vị nơi cán bộ được tuyển dụng lần đầu có trách nhiệm lập hồ sơ gốc; đồng thời việc quản lý hồ sơ phải xác định rõ cơ quan chịu trách nhiệm, người được phân công, thời hạn thực hiện và kết quả cụ thể.
Trường hợp hồ sơ bị thất lạc, hư hỏng hoặc dữ liệu điện tử bị mất, sai lệch thì việc lập lại, phục hồi hồ sơ phải được thực hiện theo quy trình chặt chẽ, có sự chỉ đạo của người đứng đầu và được thẩm tra, xác minh đầy đủ.
Một nội dung quan trọng được quy định là hồ sơ cán bộ bao gồm hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử, có giá trị pháp lý như nhau. Việc quản lý hai loại hồ sơ được thực hiện kết hợp theo lộ trình, tiến tới thay thế cơ bản hồ sơ giấy bằng hồ sơ điện tử khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện về kỹ thuật và hạ tầng.
Hồ sơ cán bộ điện tử phải được số hóa theo chuẩn dữ liệu thống nhất, lưu trữ trên hệ thống bảo đảm an toàn, bảo mật và phân quyền truy cập theo thẩm quyền. Đồng thời, dữ liệu hồ sơ cán bộ được định hướng kết nối, liên thông với các hệ thống cơ sở dữ liệu phục vụ công tác cán bộ.
Quy định đặc biệt nhấn mạnh yêu cầu bảo vệ hồ sơ và dữ liệu hồ sơ cán bộ, trong đó nghiêm cấm việc truy cập, khai thác, sao chụp, cung cấp, chia sẻ, chỉnh sửa, làm sai lệch hoặc hủy bỏ hồ sơ, dữ liệu trái thẩm quyền hoặc sử dụng không đúng mục đích.
Đối với tài liệu điện tử được đưa vào hồ sơ cán bộ, tài liệu phải là bản số hóa từ tài liệu giấy hợp lệ hoặc tài liệu điện tử được tạo lập, ký số, xác thực theo quy định; đồng thời phải thể hiện rõ nguồn gốc, thời điểm cập nhật, người cập nhật và trạng thái pháp lý của tài liệu.
Các thành phần cơ bản trong hồ sơ cán bộ theo Quy định số 211-QĐ/TW gồm: quyển lý lịch cán bộ; lý lịch tóm tắt; sơ yếu lý lịch; phiếu bổ sung lý lịch; các quyết định về nhân sự; các bản tự kiểm điểm, nhận xét, đánh giá, xếp loại cán bộ; kê khai tài sản, thu nhập đối với trường hợp thuộc diện phải kê khai; các kết luận kiểm tra, giám sát, thanh tra, kiểm toán, điều tra liên quan đến cán bộ và các tài liệu khác theo quy định.
Cùng với đó, văn bản ban hành hệ thống biểu mẫu phục vụ việc quản lý, khai thác và cập nhật hồ sơ cán bộ, như Phiếu chuyển hồ sơ cán bộ, Sổ thông tin hồ sơ cán bộ, Sổ giao nhận hồ sơ cán bộ, Sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, Phiếu yêu cầu nghiên cứu hồ sơ cán bộ và Phiếu bổ sung thành phần hồ sơ cán bộ.
Việc ban hành Quy định số 211-QĐ/TW tạo cơ sở để chuẩn hóa công tác quản lý hồ sơ cán bộ trong toàn hệ thống chính trị, đồng thời từng bước chuyển từ phương thức quản lý hồ sơ truyền thống sang quản lý dựa trên dữ liệu số.
Đặc biệt, yêu cầu về chuẩn hóa dữ liệu, phân quyền truy cập, ghi nhận nhật ký điện tử, bảo đảm an toàn, bảo mật và kết nối, liên thông dữ liệu sẽ góp phần nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ, phục vụ hiệu quả hơn công tác tổ chức, cán bộ trong tình hình mới.
