Để quản lý thông tin dự án, ngoài các thông tin chung, người dùng cần cập nhật thông tin các quyết định đầu tư, quyết định đầu tư bổ sung, quyết định điều chỉnh…; thông tin thẩm định, phê duyệt thiết kế kỹ thuật – tổng dự toán; thông tin nhà thầu, gói thầu; thông tin quyết toán; các thông tin về cơ cấu chi phí dự án, cơ cấu nguồn vốn, …. Nhóm tính năng này thuộc pmql dự án, rất quan trọng đối với các doanh nghiệp quản lý nhiều dự án như các ban quản lý dự án, các cơ quan kế hoạch đầu tư hay các định chế tài chính, kho bạc. Trong bài viết này, Legalzone sẽ nêu lên những tiện ích của pmql dự án.

Khó khăn trong quản lý dự án

Một dự án thường có nhiều gói thầu. Các đơn vị trúng thầu, thực hiện gói thầu nhiều khi cũng khác nhau. Một dự án cũng có thể có nhiều công trình, mỗi công trình có thể có nhiều hạng mục nhiều công việc. Quản lý dự án phải quản lý tới từng đơn vị thực hiện, từng phần công việc và chi phí. Chi phí gồm các loại như: chi phí công việc, chi phí công trình, chi phí tổng dự toán, chi phí tổng mức đầu tư. Từng loại chi phí lại gồm nhiều chi phí chi tiết. Nếu “quản lý thủ công”, sẽ rất khó để thiết lập thông tin, khai thác thông tin, trong đó, công việc tính toán sẽ rất khó đảm bảo. pmql dự án chính là công cụ giúp người quản lý dự án tự động hoá công việc của mình.

CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA PHẦN MỀM

Chức năng Lập kế hoạch

• Lập dự toán theo định mức chuẩn của các cơ quan quản lý nhà nước (Bộ Xây dựng, UBND…) hoặc định mức riêng do doanh nghiệp tự xây dựng.
• Hoạch định thời gian thi công dựa vào dữ liệu về dự toán đã lập: vẽ sơ đồ Gantt, kết xuất biểu đồ nhu cầu nhân lực, vốn, vật tư, ca máy…

Chức năng quản lý

• Quản lý kho vật tư: nhập xuất, điều chuyển vật tư, quản lý tồn kho.
• Quản lý tài sản: tài sản công ty, tài sản thuê ngoài, sửa chữa tài sản, điều chuyển tài sản.
• Quản lý nhân sự: hồ sơ nhân viên, bố trí nhân công, chấm công, tính lương.
• Quản lý thầu phụ: giao khoán công việc theo nhiều hình thức, theo dõi tình hình thanh toán khoán, theo dõi công nợ đối tác khoán.
• Quản lý thi công: lập kế hoạch thi công, phân tích nhu cầu vật liệu, hỗ trợ cập nhật số liệu thực tế giúp theo dõi tiến độ thi công.
• Quản lý tài chính kế toán: phân loại các khoản thu chi, lập phiếu thu, phiếu chi, sổ quỹ, công nợ, báo cáo lãi lỗ…
• Tổng hợp nhiều báo cáo cần thiết cho ban lãnh đạo trong suốt quá trình thi công dự án như:

– Báo cáo Sản lượng thực hiện so sánh tình hình tiêu hao nguyên vật liệu thực tế so với kế hoạch theo thời gian;

– Báo cáo Thuyết minh thu chi phân loại các khoản thu chi theo từng lý do cụ thể giúp cân đối tài chính; và rất nhiều báo cáo khác phục vụ cho công tác quản lý.

TIỆN ÍCH PHẦN MỀM

Cài đặt phầm mềm quản lý

Có nhiều cách nhập danh mục công việc của dự án: từ bàn phím; từ file dữ liệu; sao chép cắt dán từ cửa sổ dự án khác hoặc thông qua ô mã đơn giá và cũng có nhiều cách để nhập khối lượng công việc… Trong phần mềm:

•  Mỗi công việc chỉ đơn giản được gán cho thời gian bắt đầu và kết thúc, chủ đầu tư chỉ quan tâm đến tiến độ triển khai dự án do nhà thầu cam kết và theo dõi thực hiện tiến độ.
•  Cho phép lập kế hoạch tiến độ và thể hiện thông qua biên bản nghiệm thu và các sơ đồ Gantt;
•  Có các biểu đồ vốn, vật liệu, nhân công, máy theo trục thời gian.
•  Có sẵn cơ sở dữ liệu các định mức đơn giá theo bảng giá hiện hành (luôn được cập nhật) dùng làm cơ sở tính các loại chi phí và thanh quyết toán.
•  Bao gồm tất cả các tính năng của một PM lập dự toán xây dựng công trình, có thể dùng phân tích và tổng hợp hao phí…
•  Lập đơn giá tổng hợp để tham gia đấu thầu. Bảng thẩm định dự toán hay bảng tổng hợp kinh phí quyết toán, tình hình thanh toán và công nợ của dự án…
•  Là những mẫu báo cáo phổ biến và quan trọng mà faceworks đều có thể trích xuất dưới dạng Excel hoặc Word