Bảo hiểm xã hội là một trong những loại bảo hiểm bắt buộc và là trách nhiệm của mọi doanh nghiệp.
Việc tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) là trách nhiệm pháp lý của đơn vị sử dụng lao động và là quyền lợi thiết yếu của người lao động. Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, việc nắm rõ hồ sơ và trình tự đăng ký tham gia BHXH lần đầu là vô cùng quan trọng để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.
Theo quy định về chế độ bảo hiểm, các nhóm đối tượng sau đây thuộc diện phải đóng BHXH bắt buộc:
Căn cứ vào các quy định về thủ tục hành chính trong lĩnh vực thu bảo hiểm, cụ thể là Quyết định 772/QĐ-BHXH 2018 công bố thủ tục hành chính thay thế lĩnh vực thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, hồ sơ đăng ký tham gia BHXH lần đầu của đơn vị bao gồm:
Các mẫu biểu nêu trên được ban hành kèm theo Quyết định 772/QĐ-BHXH. Về thành phần hồ sơ, nếu văn bản không quy định là bản chính, doanh nghiệp có thể nộp bản chính, bản sao kèm bản chính để đối chiếu hoặc bản sao được chứng thực hợp lệ.
Tùy vào đặc điểm công việc và hình thức làm việc, hồ sơ của người lao động sẽ có sự khác biệt:
Người lao động cần lập Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) và nộp cho đơn vị sử dụng lao động. Sau khi tiếp nhận, đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm ghi mã số BHXH (đối với người đã có mã số) hoặc hướng dẫn lập tờ khai (đối với người chưa được cấp mã số) để thực hiện các thủ tục doanh nghiệp tham gia BHXH theo quy định pháp luật hiện nay.
Hồ sơ bao gồm: Tờ khai mẫu TK1-TS và Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài (hoặc văn bản gia hạn/ký mới hợp đồng). Hồ sơ này được thực hiện thông qua đơn vị đưa người lao động đi làm việc tại nước ngoài hoặc đóng trực tiếp tại cơ quan BHXH nơi cư trú trước khi xuất cảnh.
Người lao động cần chuẩn bị Tờ khai mẫu TK1-TS. Nếu nộp trực tiếp, người lao động thực hiện tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH hoặc Trung tâm Phục vụ Hành chính công các cấp. Nếu nộp qua đại lý thu, đại lý sẽ lập Danh sách người tham lương (Mẫu D05-TS) kèm theo tờ khai TK1-TS để gửi cơ quan BHXH. Lưu ý, đối với những cá nhân muốn tìm hiểu về quyền lợi tự thân, có thể tham khảo thêm về việc rút BHXH 1 lần khi tham gia bảo hiểm tự nguyện được không để có kế hoạch tài chính phù hợp.
Doanh nghiệp cần thực hiện qua hai bước chính sau đây:
Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức:
Thời gian giải quyết hồ sơ cấp mã đơn vị tối đa là 07 ngày làm việc. Tuy nhiên, tại một số địa phương, doanh nghiệp vẫn cần lưu ý mang hồ sơ giấy (Mẫu TK3-TS và bản sao Giấy phép đăng ký kinh doanh) đến cơ quan BHXH quản lý để hoàn tất thủ tục.
Sau khi đã có mã đơn vị, doanh nghiệp tiến hành nghiệp vụ báo tăng lao động trên phần mềm kê khai hoặc nộp hồ sơ giấy tại cơ quan BHXH. Khi thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng phí, theo quy định tại Quyết định 772/QĐ-BHXH, thời gian cấp sổ BHXH và thẻ BHYT mới cho người lao động không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Trong trường hợp doanh nghiệp nộp hồ sơ giấy ngay từ lần đầu, có thể kết hợp cả hai bước trên vào cùng một đợt nộp hồ sơ. Khi đó, cần lưu ý đính kèm bản sao Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của người lao động để cơ quan chức năng đối soát thông tin chính xác.
