Việc thực hiện thủ tục đăng ký số điện thoại cá nhân khi tham gia các chế độ bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) là bước quan trọng để người lao động có thể chủ động quản lý thông tin cá nhân. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, hồ sơ và cách thức thực hiện đăng ký số điện thoại với cơ quan BHXH nhằm mục đích nhận mã OTP khi tra cứu dữ liệu.
Căn cứ pháp lý
Việc đăng ký và sử dụng số điện thoại để tra cứu thông tin bảo hiểm được thực hiện dựa trên các văn bản pháp luật sau:
- Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014;
- Nghị định số 134/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo hiểm xã hội về bảo hiểm xã hội tự nguyện;
- Quyết định 888/QĐ-BHXH 2018 sửa đổi Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH (về việc kê khai mẫu TK1-TS);
- Công văn số 5147/BHXH-QLT ngày 27/11/2018 của BHXH Thành phố Hà Nội về phối hợp triển khai thu các chế độ bảo hiểm.
Tại sao phải đăng ký số điện thoại với cơ quan BHXH?
Hiện nay, khi thực hiện các thủ tục hành chính hoặc tra cứu thông tin trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc hệ thống của BHXH Việt Nam, cơ quan BHXH yêu cầu bắt buộc phải sử dụng số điện thoại di động đã đăng ký để nhận mã OTP (One Time Password). Việc này nhằm các mục đích sau:
- Bảo mật thông tin: Mã OTP giúp xác thực chính chủ, đảm bảo an toàn cho dữ liệu về quá trình đóng BHXH, BHYT và BHTN của người lao động.
- Đảm bảo tính chính xác khi tra cứu: Khi số điện thoại "khớp" với dữ liệu trên hệ thống, người dùng mới có thể truy cập các thông tin như: Mã số BHXH, quá trình tham gia, giá trị sử dụng thẻ BHYT, đơn vị đóng và các đại lý thu.
Hướng dẫn đăng ký số điện thoại với cơ quan BHXH
Tùy vào tình trạng việc làm hiện tại, quy trình kê khai sẽ có sự khác biệt giữa người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp và người đã nghỉ việc.
1. Đối với người lao động đang tham gia bảo hiểm tại doanh nghiệp
Nếu bạn là người mới bắt đầu đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu hoặc đã có mã số nhưng chưa cập nhật số điện thoại, đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm thực hiện như sau:
- Trường hợp chưa có mã số BHXH: Đơn vị hướng dẫn người lao động kê khai tờ khai TK1-TS (ban hành kèm theo Quyết định 888/QĐ-BHXH) với đầy đủ thông tin cá nhân và số điện thoại di động, sau đó gửi hồ sơ điện tử qua mã thủ tục 122QD1259N đến cơ quan BHXH.
- Trường hợp đã có mã số nhưng cần bổ sung số điện thoại: Đơn vị thu thập thông tin còn thiếu của cá nhân, lập mẫu TK1-TS và gửi hồ sơ điện tử theo quy định.
- Đối với doanh nghiệp có số lượng lao động lớn: Thực hiện lập danh sách D02-TS, bổ sung số điện thoại di động của người lao động vào cột ghi chú (sheet import_SMS) và gửi hồ sơ điện tử lên cơ quan BHXH.
2. Đối với người lao động đã nghỉ việc
Trong trường hợp bạn không còn làm việc tại đơn vị cũ, bạn cần chủ động thực hiện kê khai theo mẫu và gửi trực tiếp đến cơ quan BHXH nơi bạn đang cư trú để thực hiện việc bổ sung hoặc điều chỉnh số điện thoại cá nhân.
Hồ sơ và quy trình thực hiện
Hồ sơ đăng ký bao gồm:
- Tờ khai TK1-TS: Tờ khai cung cấp thay đổi thông lập người tham gia BHXH, BHYT.
- Giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân (bản gốc) để đối chiếu.
- Lưu ý: Nếu doanh nghiệp thực hiện đăng ký cho nhiều người, cần lập danh sách lao động theo mẫu D02-TS và ghi rõ số điện thoại vào mục ghi chú.
Cơ quan tiếp nhận và thời gian giải quyết:
- Nơi nộp hồ sơ: Người lao động nộp tại bộ phận "Một cửa" của cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi mình đang tham gia bảo hiểm hoặc nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
- Thời hạn xử lý: Trong vòng 10 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ thực hiện cập nhật thông tin số điện thoại vào hệ thống. Sau thời gian này, bạn có thể sử dụng mã OTP gửi về máy để tra cứu trực tuyến.
Cách tra cứu quá trình tham gia BHXH qua điện thoại di động
Ngoài việc tra cứu trên website baohiemxahoi.gov.vn, người lao động có thể sử dụng dịch vụ tin nhắn SMS để kiểm tra nhanh thông tin theo các cú pháp sau (gửi đến đầu số 8179):
- Tra cứu tổng thời gian tham gia: Soạn TC BHXH [Mã số BHXH].
Ví dụ: TC BHXH 0110129425. Hệ thống sẽ phản hồi về tổng thời gian đóng BHXH và BHTN. - Tra cứu theo khoảng thời gian (tháng/năm): Soạn TC BHXH [Mã số BHXH] [Từ tháng-năm] [Đến tháng-năm].
Ví dụ: TC BHXH 0110129425 012016 122017. - Tra cứu theo năm: Soạn TC BHXH [Mã số BHXH] [Từ năm] [Đến năm].
Ví dụ: TC BHXH 0110129425 2017 2018.
Lưu ý quan trọng: Việc tra cứu qua SMS chỉ cung cấp các thông tin cơ bản về thời gian đóng. Để biết chi tiết về mức lương đóng BHXH hoặc các quyền lợi khác, người lao động nên truy cập cổng thông tin điện tử hoặc liên hệ trực tiếp với bộ phận nhân sự của doanh nghiệp để đảm bảo không có tình trạng công ty nợ bảo hiểm xã hội gây ảnh hưởng đến quyền lợi cá nhân.
Xem thêm các chủ đề khác
