Đăng ký số điện thoại với cơ quan bảo hiểm thế nào?

Việc đăng ký số điện thoại cá nhân với cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH) là bước quan trọng để người lao động có thể chủ động tra cứu các thông tin về mã số BHXH, quá trình tham gia BHXH, giá trị sử dụng thẻ BHYT và các chế độ liên quan qua cổng thông tin điện tử. Khi thực hiện tra cứu tại website của BHXH Việt Nam, hệ thống sẽ gửi một mã OTP (One Time Password) về số điện thoại đã đăng ký để xác thực danh tính, nhằm đảm bảo an toàn thông tin cá nhân.

Căn cứ pháp lý thực hiện

Việc đăng ký và sử dụng số điện thoại để tra cứu thông tin bảo hiểm được dựa trên các văn bản quy định sau:

• Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014;
• Nghị định số 134/2015/NĐ-CP Quy định chi tiết một số điều của luật bảo hiểm xã hội về bảo hiểm xã hội tự nguyện;
• Quyết định 888/QĐ-BHXH 2018 sửa đổi Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo này y tế, bảo hiểm thất nghiệp kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH (về việc sử dụng mẫu TK1-TS để kê khai thông tin);
• Các công văn hướng dẫn của BHXH Việt Nam và BHXH TP. Hồ Chí Minh về việc phối hợp triển khai thu các quỹ bảo hiểm và đăng ký số điện thoại cá nhân để tra cứu thông tin trên trang thông tin điện tử.

Tại sao cần phải đăng ký số điện thoại với cơ quan BHXH?

Hiện nay, khi thực hiện các thủ tục hành chính hoặc tra cứu dữ liệu trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia và hệ thống của BHXH Việt Nam, việc sử dụng số điện thoại di động đã đăng ký là yêu cầu bắt buộc để nhận mã OTP. Mục đích chính của quy định này bao gồm:

• Bảo mật thông tin: Ngăn chặn các hành vi truy cập trái phép vào dữ liệu quá trình đóng BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) của người lao động.
• Xác thực chính xác: Đảm bảo thông tin tra cứu trùng khớp với hồ sơ quản lý của cơ quan BHXH, tránh nhầm lẫn giữa các cá nhân có thông tin tương tự.

Nếu chưa thực hiện đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu hoặc đang trong quá trình tham gia, người lao động cần lưu ý cập nhật số điện thoại chính chủ để thuận tiện cho việc quản lý quyền lợi sau này.

Hướng dẫn thủ tục và hồ sơ đăng ký số điện thoại

Tùy vào đối tượng là người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp hay cá nhân tự tham gia, quy trình thực hiện sẽ có sự khác biệt nhất định.

1. Đối với người lao động đang làm việc tại đơn vị (doanh nghiệp)

Trong trường hợp phát sinh tăng mới lao động hoặc cần bổ sung thông tin cho nhân viên cũ, đơn vị sử dụng lao động thực hiện như sau:

• Trường hợp chưa có mã số BHXH: Đơn vị hướng dẫn người lao động kê khai tờ khai TK1-TS (theo Quyết định 8 đã nêu) với đầy đủ thông tin cá nhân và số điện thoại di động, sau đó gửi hồ sơ điện tử qua mã thủ tục tương ứng đến cơ quan BHXH.
• Trường hợp đã có mã số nhưng thiếu số điện thoại: Đơn vị thu thập số điện thoại của người lao động, lập mẫu TK1-TS và gửi hồ sơ điện tử cho cơ quan BHXH.
• Đối với danh sách lớn: Nếu doanh nghiệp có số lượng lao động đông, có thể lập danh sách D02-TS, bổ sung số điện động vào cột ghi chú (sheet import_SMS) để thực hiện cập nhật đồng loạt.

2. Đối với người lao động đã nghỉ việc hoặc tham gia BHXH tự nguyện

Người lao động cần trực tiếp kê khai theo mẫu và gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH nơi cư trú hoặc nơi đang quản lý sổ BHXH để thực hiện điều chỉnh/bổ sung số điện thoại cá nhân.

3. Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị

Để quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi, người lao động hoặc doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Tờ khai TK1-TS: Tờ khai cung cấp thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT.
• Giấy tờ tùy thân: Bản gốc Chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân của người lao động để đối soát.
• Danh sách (nếu có): Đối với doanh nghiệp đăng ký cho nhiều người, cần lập danh sách theo mẫu D02-TS, ghi rõ số điện thoại vào mục ghi chú.

Nơi nộp hồ sơ và thời gian giải quyết

Địa điểm tiếp nhận: Người lao động nộp hồ sơ tại bộ phận "Một cửa" của cơ quan BHXH cấp quận/hướng hoặc cấp tỉnh nơi mình đang tham gia BHXH hoặc nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Đối với các trường hợp tham gia Nghị định số 134/2015/NĐ-CP về BHXH tự nguyện, cơ quan BHXH cấp huyện sẽ có trách nhiệm cập nhật thông tin trên địa bàn quản lý.

Thời gian giải quyết: Trong thời hạn tối đa 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ thực hiện nhập thông tin số điện thoại vào hệ thống quản lý. Sau khi hoàn tất, người lao động có thể sử dụng mã OTP gửi về máy để tra cứu dữ liệu.

Cách thức tra cứu quá trình tham gia BHXH qua điện thoại di động

Ngoài việc tra cứu trên website, người lao động có thể sử dụng dịch vụ tin nhắn SMS (cước phí khoảng 1.500 đồng/tin nhắn) với các cú pháp sau:

• Tra cứu tổng thời gian tham gia BHXH: Soạn TC BHXH [Mã số BHXH] gửi đến 8179.
• Tra cứu theo khoảng thời gian (tháng/năm): Soạn TC BHXH [Mã số BHXH] [Từ tháng-năm] [Đến tháng-năm] gửi đến 8179. (Ví dụ: TC BHXH 0110129425 012016 122017).
• Tra cứu theo năm: Soạn TC BHXH [Mã số BHXH] [Từ năm] [Đến năm] gửi đến 8179. (Ví dụ: TC BHXH 0110129425 2017 2018).

Lưu ý, khi có các vấn đề phát sinh liên quan đến việc công ty nợ bảo hiểm xã hội hoặc sai lệch thông tin, người lao động nên sớm thực hiện việc đăng ký số điện thoại để kịp thời theo dõi biến động quá trình đóng của mình.