Trong quá trình mua bán, tặng cho hoặc chuyển nhượng phương tiện giao thông như ô tô và xe máy, việc thực hiện đầy đủ các thủ tục pháp lý là vô cùng quan trọng. Thực tế hiện nay, tình trạng mua bán xe bằng giấy viết tay dù diễn ra nhanh chóng nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro về mặt pháp lý, khiến quyền lợi của người mua không được bảo đảm khi xảy ra tranh chấp. Để đảm bảo tính hợp pháp, các bên cần tuân thủ đúng quy định tại Thông tư 15/2015/TT-BCA về đăng ký xe. Một trong những bước quan trọng để thực hiện việc chuyển đổi chủ sở hữu chính là thủ tục rút hồ sơ gốc xe oto và các loại phương tiện khác.
Hồ sơ rút hồ sơ gốc phương tiện theo quy định
Để quá trình rút hồ sơ gốc của phương tiện (ô tô, xe máy) được cơ quan chức năng tiếp nhận và giải quyết, cá nhân hoặc tổ chức cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau:
- Hợp đồng chuyển nhượng, mua bán hoặc tặng cho: Phải có xác nhận công chứng của Văn phòng công chứng hoặc chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã/phường theo đúng quy định pháp luật.
- Giấy khai sang tên, di chuyển xe: Chuẩn bị 02 bản mẫu giấy khai, trên đó phải dán kèm bản cà số máy và số khung của phương tiện được chuyển nhượng.
- Giấy chứng nhận đăng ký xe: Phải là bản gốc. Riêng đối với xe ô tô, chủ xe cần xuất trình kèm theo cả Giấy chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường (đăng kiểm) bản gốc.
- Giấy tờ nhân thân: Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công lập của người yêu cầu rút hồ sơ gốc.
Trình tự, thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô, xe máy
Quy trình thực hiện việc rút hồ sơ gốc tại cơ quan Công an được tiến hành theo các bước cụ thể như sau:
Bước 1: Xuất trình giấy tờ và tiếp nhận yêu cầu
Chủ xe (người bán) hoặc người được ủy quyền đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan đăng ký xe để thực hiện các công việc:
- Liên hệ cán bộ tiếp nhận để lấy 02 mẫu Giấy khai sang tên, di chuyển xe.
- Điền đầy đủ thông tin vào mẫu tờ khai và dán bản cà số khung, số máy vào vị trí quy định.
- Xuất trình các giấy tờ pháp lý bao gồm: CMND/CCCD, sổ hộ khẩu (nếu có sự khác biệt giữa nơi thường trú trên CMND và hộ khẩu); trường hợp người mua được ủy quyền thì phải có Giấy ủy quyền hợp lệ đã được công chứng hoặc chứng thực.
Bước 2: Nộp hồ sơ và bàn giao biển số
Người nộp hồ sơ tiến hành nộp bộ hồ sơ đã chuẩn bị, bao gồm:
- 02 bản Giấy khai sang tên, di chuyển xe (đã hoàn thiện thông tin và dán cà số khung, số máy).
- Chứng từ chuyển quyền sở hữu xe: Hợp đồng mua bán hoặc giấy tờ tặng cho đã được công chứng/chứng thực theo quy định. Nếu bạn đang tìm hiểu về thủ tục sang tên xe ô tô doanh nghiệp, hãy lưu ý kỹ tính hợp lệ của các chứng từ này.
- Giấy chứng nhận đăng ký xe gốc (và giấy đăng kiểm gốc đối với ô tô).
- Biển số xe: Thực hiện tháo và nộp lại biển số xe cho cơ quan Công an (đối với ô tô là nộp cả 2 biển trước và sau). Lưu ý, khi rút hồ sơ gốc, không bắt buộc phải mang xe đến để kiểm tra trực tiếp.
- Giấy tờ nhân thân của người mua hoặc người được tặng cho.
Bước 3: Tiếp nhận, kiểm tra và trả kết quả
Cán bộ Cảnh sát giao thông (CSGT) có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, thực hiện thu lại biển số xe và giấy chứng nhận đăng ký xe cũ. Sau khi hoàn tất, cán bộ sẽ cấp Giấy biên nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả.
Thời gian trả hồ sơ gốc thường không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Khi đến ngày hẹn, người nộp hồ sơ sẽ nhận được túi đựng hồ sơ gốc đã được niêm phong, có đóng dấu giáp lai, bao gồm: Giấy đăng ký xe (đã cắt góc), bản in phiếu sang tên di chuyển, giấy khai sang tên di chuyển và các chứng từ chuyển nhượng kèm theo.
Các lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục
Để tránh việc hồ sơ bị trả lại hoặc gặp khó khăn trong quá trình làm việc với cơ quan chức năng, người dân cần lưu ý các điểm sau:
- Nơi nộp hồ sơ: Nếu đăng ký xe do Phòng CSGT Công an tỉnh/thành phố cấp thì thực hiện tại Phòng CSGT. Nếu là xe máy do Công an cấp huyện cấp thì thực hiện tại Công an cấp huyện. Đối với các trường hợp khác, có thể tham khảo đăng ký, cấp biển số xe mô tô, xe gắn máy tại Công an cấp xã nếu thuộc thẩm quyền phân cấp.
- Chất lượng bản cà: Bản cà số khung, số máy phải rõ ràng, không bị mờ hoặc mất chữ/số. Nếu không đạt yêu cầu, cán bộ sẽ từ chối tiếp nhận và yêu cầu thực hiện lại.
- Lệ phí và thời gian: Thủ tục rút hồ sơ gốc không phát sinh lệ phí nhà nước. Thời gian làm việc thường từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần.
- Mẹo pháp lý: Khi thực hiện hợp đồng mua bán tại văn phòng công chứng, chủ xe nên lập luôn Giấy ủy quyền rút hồ sơ gốc cho người mua để thuận tiện cho việc thực hiện các bước tiếp theo mà không cần sự có mặt của người bán.
- Sử dụng giấy tờ thay thế: Trong thời gian chờ lấy lại đăng ký xe, người dân nên sử dụng Giấy biên nhận nộp hồ sơ để xuất trình khi lưu thông trên đường, tránh bị xử phạt vi phạm hành chính.
