Trang chủ›Tin tức›Doanh nghiệp trong nước

Triệu tập Hội đồng thành viên

Hướng dẫn Triệu tập họp Hội đồng thành viên theo quy định của luật doanh nghiệp hiện hành/ Triệu tập Hội đồng thành viên hiện nay

Thứ Bảy, 25/9/2021, 15:46 (GMT+7)tuanci6

Quy định về việc triệu tập họp Hội đồng thành viên trong công ty TNHH hai thành viên trở lên

Trong cơ cấu tổ chức của công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, Hội đồng thành viên (HĐTV) đóng vai trò là cơ quan quyết định cao nhất. Việc triệu tập họp HĐTV cần được thực hiện theo những trình tự và thủ tục chặt chỷ nhằm đảm bảo quyền lợi của các thành viên cũng như tính hợp pháp của các nghị quyết được thông qua. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết các quy định về thời gian, thẩm quyền và trình tự triệu tập họp HĐTV dựa trên khung pháp lý hiện hành.

Thời gian tổ chức họp Hội đồng thành viên

Việc tổ chức họp Hội đồng thành viên không chỉ diễn ra khi có phát sinh vấn đề cần quyết định mà còn phải được duy trì định kỳ. Cụ thể:

Họp thường niên: Cuộc họp HĐTV phải được tổ chức thường niên ít nhất một lần mỗi năm để đánh giá tình hình hoạt động của công ty.
Kế hoạch tổ chức: Thời gian, nội dung và kế hoạch cuộc họp do Chủ tịch Hội đồng thành viên quyết định hoặc thực hiện theo các quy định cụ thể tại Điều lệ công ty.

Việc nắm vững các quy định về thời hạn là cực kỳ quan trọng, đặc biệt khi doanh nghiệp thực hiện các giao dịch phức tạp như chuyển nhượng vốn góp trong công ty TNHH 2 thành viên trở lên, nơi mà các quyết định của HĐTV có thể ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu sở hữu.

Thẩm quyền và trình tự triệu tập họp Hội đồng thành viên

Chủ thể có quyền triệu tập họp

Theo quy định pháp luật, cuộc họp HĐTV được triệu tập dựa trên các căn cứ sau:

Yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng thành viên.

Trong trường hợp Chủ tịch HĐTV không tiến hành triệu tập họp theo yêu cầu của thành viên hoặc nhóm thành viên trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu, thì thành viên hoặc nhóm thành viên đó có quyền tự mình triệu tập cuộc họp Hội đồng thành viên. Các chi phí hợp lý phát sinh cho việc triệu tập và tổ chức cuộc họp này sẽ được công ty hoàn lại.

Trách nhiệm của Chủ tịch HĐTV hoặc người triệu tập

Người có thẩm quyền triệu tập họp (Chủ tịch HĐTV hoặc thành viên/nhóm thành viên theo quy định) có các trách nhiệm pháp lý sau:

Chuẩn trực chương trình, nội dung và chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan đến cuộc họp.
Thực hiện việc triệu tập, chủ trì và đóng vai trò là chủ tọa của cuộc họp HĐTV.

Bên cạnh đó, các thành viên tham dự có quyền kiến nghị bổ sung nội dung vào chương trình họp bằng văn bản. Để kiến nghị được chấp thuận, nội dung phải bao gồm các vấn đề chủ yếu theo quy định và được gửi đến trụ sở chính của công ty chậm nhất là 01 ngày làm việc trước ngày họp. Trong trường hợp kiến nghị được trình ngay tại thời điểm bắt đầu cuộc họp, nội dung này chỉ được chấp thuận nếu đa số các thành viên dự họp tán thành.

Thông báo mời họp và tài liệu họp

Hình thức thông báo

Việc thông báo mời họp phải đảm bảo tính kịp thời và đến trực tiếp từng thành viên của Hội đồng thành viên. Các phương thức thông báo bao gồm:

Gửi giấy mời trực tiếp hoặc qua bưu điện.
Sử dụng điện thoại, fax hoặc các phương tiện điện tử khác.
Các hình thức khác được quy định cụ thể tại Điều lệ công ty.

Nội dung thông báo phải xác định rõ ràng: thời gian, địa điểm và chương trình họp cụ thể.

Quy định về tài liệu họp

Tài liệu họp phải được gửi đến các thành viên trước khi cuộc họp diễn ra để đảm bảo quyền nghiên cứu và thảo luận. Thời hạn cụ thể như sau:

Đối với các vấn đề trọng yếu: Các tài liệu liên quan đến việc sửa đổi, bổ mật Điều lệ công ty; thông qua chiến lược phát triển; thông qua báo cáo tài chính hằng năm; hoặc quyết định tổ chức lại/giải thể công ty phải được gửi chậm nhất là 07 ngày làm việc trước ngày họp.
Đối với các vấn đề khác: Thời hạn gửi tài liệu sẽ tuân thủ theo quy định tại Điều lệ công ty.

Xử lý các trường hợp vi phạm quy định triệu tập

Pháp luật quy định rất rõ trách nhiệm của Chủ tịch HĐTV nhằm tránh việc lạm dụng quyền lực hoặc gây khó khăn cho các thành viên khác trong quá trình quản trị doanh nghiệp:

Trường hợp yêu cầu không đầy đủ nội dung: Nếu yêu cầu triệu tập họp không đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định, Chủ tịch HĐTV phải thông báo bằng văn bản về việc không triệu tập họp cho thành viên hoặc nhóm thành viên có liên quan trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu.
Trường hợp khác: Trong mọi trường hợp hợp lệ khác, Chủ tịch HĐTV phải thực hiện triệu tập họp trong thời hạn 15 ngày kể từ khi nhận được yêu cầu.
Trách nhiệm bồi thường: Nếu Chủ tịch HĐTV không thực hiện việc triệu tập họp theo đúng quy định pháp luật và Điều lệ, cá nhân này phải chịu trách nhiệm trước công ty và các thành viên liên quan về những thiệt hại phát sinh do hành vi chậm trễ hoặc từ chối triệu tập gây ra.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt trình tự triệu tập họp không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của các cổ đông, thành viên góp vốn mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng để đảm bảo tính hiệu lực của các quyết định quản trị. Điều này đặc biệt cần thiết khi doanh nghiệp thực hiện các thay đổi về cấu trúc như hợp đồng chuyển nhượng công ty TNHH một thành viên 2022 hoặc các biến động về nhân sự quản lý cấp cao.