Các văn bản có đóng dấu treo hoặc dấu giáp lai thường xuyên được phát hành trong công tác văn thư của doanh nghiệp.
Dấu treo và dấu giáp lai là hai cách đóng dấu thường gặp trong công tác văn thư của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Hiểu rõ tính pháp lý của dấu treo và dấu giáp lai giúp đơn vị tránh những sai sót có thể dẫn đến tranh chấp hoặc thiệt hại khi phát hành văn bản, ký kết hợp đồng.
Theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam và một số chức danh nhà nước.
Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. Tuy nhiên, không phải mọi cách đóng dấu đều mang ý nghĩa khẳng định giá trị pháp lý của toàn bộ nội dung văn bản, mà còn tùy thuộc vào vị trí và mục đích đóng dấu.
Đóng dấu treo là dùng con dấu đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Trên thực tế, nhiều cơ quan đóng dấu treo trên các văn bản nội bộ mang tính thông báo, hoặc trên góc trái của liên đỏ hóa đơn tài chính.
Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu đóng lên lề bên trái hoặc lề bên phải văn bản gồm hai tờ trở lên, sao cho trên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu. Mục đích là bảo đảm tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản.
Khi doanh nghiệp giao kết hợp đồng gồm nhiều trang, ngoài chữ ký và đóng dấu của các bên ở phần cuối, các bên là tổ chức có sử dụng con dấu thường đóng thêm dấu giáp lai. Với hợp đồng nhiều trang không thể đóng giáp lai một lần, có thể chia ra đóng trên các trang liên tiếp cho đến khi hết các trang, bảo đảm khi ráp các trang lại thì dấu giáp lai khớp với con dấu của doanh nghiệp.
Dấu treo và dấu giáp lai đều sử dụng con dấu đóng vào văn bản, nhưng bản thân chúng không phải là yếu tố duy nhất quyết định giá trị pháp lý của văn bản. Giá trị pháp lý của một văn bản còn căn cứ vào nhiều yếu tố khác như chữ ký của người có thẩm quyền, thẩm quyền ban hành và quy định của pháp luật liên quan.
Việc lựa chọn đóng dấu treo hay dấu giáp lai tùy thuộc vào tính chất văn bản, quy định của pháp luật cũng như quy chế nội bộ của tổ chức. Do đó, cần xem xét từng trường hợp cụ thể để xác định ý nghĩa và giá trị của con dấu, tránh hiểu nhầm rằng cứ có dấu treo hoặc dấu giáp lai là văn bản đã có đầy đủ giá trị pháp lý.
