Thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế cá nhân

Kể từ ngày 01/07/2014, khi Luật Căn cước công dân 2014 có hiệu lực, các trường hợp đã được cấp Chứng minh nhân dân (CMND) trước đây thực hiện việc đổi sang Căn cước công dân (CCCD) 12 số sẽ phát sinh sự thay đổi về thông tin định danh. Trong quản lý thuế thu nhập cá nhân (TNCN), số CMND hoặc CCCD là thông tin cốt lõ lỗi để đối chiếu nghĩa vụ nộp thuế, thực hiện giảm trừ gia cảnh và hoàn thuế. Do đó, việc nắm rõ thủ tục thay đổi thông tin người nộp thuế là rất cần thiết để đảm bảo quyền lợi hợp pháp.

Nguyên tắc về mã số thuế khi thay đổi thông tin cá nhân

Theo quy định của pháp luật về quản lý thuế, mỗi cá nhân được cấp một mã số thuế duy nhất và sử dụng xuyên suốt trong suốt cuộc đời. Vì vậy, dù cá nhân thực hiện chuyển đổi từ CMND sang CCCD, mã số thuế TNCN vẫn giữ nguyên, không thay đổi. Quy định này áp dụng tương tự đối với người phụ thuộc; khi được cấp mã số thuế để kê khai giảm trừ, mã số đó sẽ gắn liền với cá nhân đó về sau.

Lưu ý quan trọng: Trong trường hợp một cá nhân vì lý do nào đó đang sở hữu hai mã số thuế, cá nhân đó phải thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực của mã số thuế được cấp sau và chỉ sử dụng duy nhất mã số thuế được cấp lần đầu để thực hiện các nghĩa vụ kê khai, khấu trừ thuế theo quy định.

Để hiểu rõ hơn về đối tượng cần thực hiện các nghĩa vụ này, bạn có thể tham khảo thêm bài viết về đối tượng nào cần phải đăng ký thuế.

Thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế cá nhân

Khi có sự thay đổi về số CMND hoặc CCCD dẫn đến thay đổi thông tin đăng ký thuế, người nộp thuế có thể chủ động thực hiện hoặc thông qua tổ chức chi trả thu nhập. Cụ thể như sau:

1. Trường hợp người nộp thuế trực tiếp làm việc với cơ quan thuế

Người nộp thuế có thể nộp hồ sơ trực tiếp, gửi qua đường bưu điện đến Chi cục thuế nơi đăng ký thuế ban đầu hoặc thực hiện qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế trong thời hạn 10 ngày làm việc kể trình kể từ ngày phát sinh thay đổi thông tin.

Hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai điều chỉnh: Sử dụng mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư số 95/2016/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế để điều chỉnh thông tin cho cá nhân và người phụ thuộc.
• Giấy tờ định danh: Bản sao không cần chứng thực Thẻ CCCD hoặc CMND còn hiệu lực (đối với công dân Việt Nam); bản sao hộ chiếu còn hiệu lực (để áp dụng cho người nước ngoài hoặc người Việt Nam sống ở nước ngoài) nếu thông tin trên các giấy tờ này có sự thay đổi.
• Đối với người phụ thuộc: Bản sao không cần chứng thực CCCD/CMND (đối với người từ đủ 14 tuổi trở lên) hoặc Giấy khai sinh (đối với người dưới 14 tuổi). Nếu là người nước ngoài, sử dụng bản sao hộ chiếu hoặc giấy khai sinh còn hiệu lực.

2. Trường hợp thay đổi thông qua tổ chức chi trả thu nhập

Người nộp thuế có trách nhiệm thông báo cho đơn vị chi trả thu nhập (công ty, tổ chức nơi làm việc) để tổng hợp và gửi hồ sơ đến cơ quan quản lý thuế trực tiếp trước ít nhất 10 ngày làm việc tính đến thời điểm đơn vị thực hiện quyết toán thuế TNCN hàng năm.

Hồ sơ bao gồm:

• Bản sao không cần chứng thực CMND hoặc CCCD của cá nhân.
• Tổ chức chi trả thu nhập có trách nhiệm lập Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho cá nhân (mẫu số 05-ĐK-TH-TCT theo Thông tư 95/2016/TT-BTC). Tại tờ khai này, đơn vị cần đánh dấu vào ô “Thay đổi thông tin đăng ký thuế” và ghi rõ các nội dung có sự thay đổi.

Chế tài xử phạt khi chậm hoặc không thông báo thay đổi thông tin

Việc chậm trễ hoặc không thực hiện thông báo thay đổi thông tin khai thuế sẽ bị xử lý vi phạm hành chính về thuế. Căn cứ theo Thông tư số 166/2013/TT-BTC quy định chi tiết về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, mức phạt được áp dụng như sau:

• Nộp quá thời hạn từ 01 đến 10 ngày: Nếu có tình tiết giảm nhẹ sẽ bị xử phạt cảnh cáo.
• Nộp quá thời hạn từ 01 đến 30 ngày: Phạt tiền 700.000 đồng. Nếu có tình tiết giảm nhẹ, mức phạt tối thiểu là 400.000 đồng; nếu có tình tiết tăng nặng, mức phạt tối đa không quá 1.000.000 đồng.
• Nộp quá thời hạn trên 30 ngày hoặc không thực hiện thông báo: Phạt tiền 1.400.000 đồng. Nếu có tình tiết giảm nhẹ, mức phạt tối thiểu là 800.000 đồng; nếu có tình tiết tăng nặng, mức phạt tối đa không quá 2.000.000 đồng.

Việc tuân thủ đúng thời hạn thông báo không chỉ giúp cá nhân tránh được các rủi ro về pháp lý và tài chính mà còn đảm bảo tính thống nhất trong quản lý dữ liệu dân cư và dữ liệu thuế quốc gia.