Legalzone trân trọng gửi đến bạn đọc các giải đáp thắc mắc về Doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi con dấu
Trong quá trình hoạt động, tùy vào chiến lược phát triển hoặc sự biến động về cấu trúc tổ chức, doanh nghiệp có thể thực hiện việc chuyển đổi loại hình, thay đổi địa chỉ trụ sở chính hoặc thay đổi tên gọi. Khi các yếu tố này thay đổi, doanh nghiệp thường phải tiến hành điều chỉnh con dấu để đảm bảo tính thống nhất giữa nội dung trên con dấu và thông tin đăng ký kinh doanh. Việc nắm rõ trình tự, thủ tục thay đổi mẫu dấu là cần thiết để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.
Theo quy định của pháp luật tại thời điểm năm 2020, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh trình có trụ sở chính để thực hiện việc đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp cụ thể sau:
Cần lưu ý rằng, việc thực hiện khái quát về tổ chức lại doanh nghiệp thường đi kèm với các thay đổi về cấu trúc pháp lý, dẫn đến nhu cầu điều chỉnh con dấu. Nếu doanh nghiệp sử dụng, thay đổi hoặc hủy mẫu con dấu (bao gồm cả con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện) mà không thực hiện thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải lên Cổng thông tin quốc gia, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với chế tài xử phạt hành chính. Mức phạt tiền áp dụng cho hành vi này dao động từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng.
Để thực hiện việc thông báo thay đổi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo quy định, bao gồm các giấy tờ sau:
Việc chuẩn bị hồ sơ chính xác là bước quan trọng để quá trình hướng dẫn thay đổi thông tin doanh nghiệp online diễn ra thuận lợi, tránh việc phải sửa đổi, bổ sung nhiều lần.
Hiện nay, các thủ tục về đăng ký kinh doanh đã được điện tử hóa. Doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình nộp hồ sơ trực tuyến như sau:
Doanh nghiệp tiến hành scan màu toàn bộ các giấy tờ trong hồ sơ nêu trên và lưu trữ dưới định dạng tệp PDF để đảm bảo tính rõ nét và đầy đủ thông tin.
Người nộp hồ sơ truy cập vào địa chỉ dangkykinhdoanh.gov.vn, thực hiện đăng nhập vào tài khoản đăng ký kinh doanh đã được tạo trước đó.
Quy trình thao tác trên hệ thống bao gồm các bước chi tiết:
Sau khi hoàn tất việc nhập liệu, người nộp hồ sơ chọn "Chuẩn bị". Hệ thống sẽ gửi thông báo ký hồ sơ tới tài khoản của người ký. Người ký thực hiện đăng nhập để xác nhận chữ ký số hoặc chữ ký điện tử theo quy định. Sau khi hoàn tất, nhấn vào mục "Xác nhận đơn hàng" để gửi hồ sơ chính thức đến Phòng Đăng ký kinh doanh.
Sau khi tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của thông báo mẫu con dấu, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện đăng tải thông tin lên Cổng thông tin quốc gia. Trong vòng 02 ngày làm việc, cơ quan này sẽ gửi Giấy biên nhận và Thông báo về việc đăng tải thông tin mẫu con dấu (hoặc thông báo sửa đổi, bổ sung hồ sơ nếu có sai sót) tới email của người liên hệ đã đăng ký.
Việc nắm vững tổng quan về bộ phận Pháp chế doanh nghiệp sẽ giúp các đơn vị chủ động hơn trong việc quản lý con dấu và thực hiện các thủ tục hành chính một cách chuyên nghiệp, đúng pháp luật.
