Thay đổi thông tin mã số thuế cá nhân qua mạng

Chứng minh nhân dân (CMND) hay Căn cước công dân (CCCD) là những giấy tờ tùy thân thiết yếu của mỗi cá nhân. Kể từ khi Luật Căn cước công dân 2014 có hiệu lực, các trường hợp đã được cấp CMND trước đây khi thực hiện cấp đổi, cấp mới sẽ chuyển sang sử dụng CCCD 1 chế độ 12 số. Trong quá trình kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN), thông tin về số CMND hoặc CCCD là căn cứ quan trọng để đối chiếu nghĩa vụ nộp thuế cũng như thực hiện các thủ tục giảm trừ gia cảnh hay hoàn thuế. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết thủ tục thay đổi thông tin người nộp thuế khi có sự thay đổi về số định danh cá nhân.

Nguyên tắc về mã số thuế cá nhân khi thay đổi giấy tờ tùy thân

Theo quy định của pháp luật về quản lý thuế, mỗi cá nhân được cấp một mã số thuế duy nhất và sử dụng xuyên suốt trong đời. Do đó, dù cá nhân thực hiện chuyển đổi từ CMND sang CCCD, mã số thuế TNCN vẫn giữ nguyên, không thay đổi.

Nguyên tắc này cũng áp dụng đối với người phụ thuộc. Nếu trước đây một cá nhân được đăng ký là người phụ thuộc của người nộp thuế khác, mã số thuế được cấp cho họ vẫn sẽ được giữ nguyên khi thực hiện các thủ tục kê khai sau này. Tuy nhiên, cần lưu ý: trường hợp cá nhân vì lý do nào đó đang sở hữu 02 mã số thuế thì phải thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực của mã số thuế được cấp sau, chỉ duy trì sử dụng mã số thuế được cấp lần đầu để thực hiện các nghĩa vụ kê khai và khấu trừ theo quy định.

Để hiểu rõ hơn về việc quản lý định danh, người nộp thuế có thể tìm hiểu thêm về Mã số thuế cá nhân là gì? Cách đăng ký mã số thuế cá nhân.

Thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế khi thay đổi CCCD

Khi cá nhân có sự thay đổi về thông tin trên CCCD hoặc CMND dẫn đến việc thông tin đăng ký thuế không còn chính xác, người nộp thuế có thể chủ động thực hiện thay đổi trực tiếp hoặc thông qua tổ chức chi trả thu nhập.

1. Trường hợp người nộp thuế trực tiếp thực hiện thay đổi

Người nộp thuế có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế, gửi qua đường bưu điện đến Chi cục thuế nơi đăng ký thuế ban đầu hoặc thực hiện qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thay đổi thông tin.

Hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư số 95/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính để thay đổi thông tin cho cá nhân và người phụ thuộc.
• Bản sao không yêu cầu chứng thực Thẻ CCCD hoặc CMND còn hiệu lực (đối với công dân Việt Nam); bản sao hộ chiếu còn hiệu lập (đối với người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) nếu thông tin trên giấy tờ có thay đổi.
• Đối với người phụ thuộc: Bản sao không yêu cầu chứng thực CCCD/CMND (nếu từ đủ 14 tuổi trở lên) hoặc Giấy khai sinh (nếu dưới 14 tuổi); bản sao hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh đối với người nước ngoài nếu có thay đổi thông tin đăng ký thuế.

2. Trường hợp thực hiện thông qua tổ chức chi trả thu nhập

Người nộp thuế TNCN có trách nhiệm thông báo cho đơn vị chi trả thu nhập (công ty, cơ quan...) để đơn vị này tổng hợp và gửi hồ sơ đến cơ quan quản lý thuế trực tiếp. Việc thông báo phải được thực hiện trước ít nhất 10 ngày làm việc tính đến thời điểm đơn vị nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN hàng năm.

Hồ sơ bao gồm:

• Bản sao không yêu cầu chứng thực CCCD hoặc CMND còn hiệu lực.
• Tổ chức chi trả thu nhập lập Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công theo mẫu số 05-ĐK-TH-TCT (ban hành kèm theo Thông tư 95/2016/TT-BTC). Tại tờ khai này, đơn vị cần đánh dấu vào ô “Thay đổi thông tin đăng ký thuế” và ghi rõ các nội dung có sự thay đổi.

Chế tài xử phạt khi chậm hoặc không thông báo thay đổi thông tin

Việc chậm trễ trong việc cập nhật thông tin đăng ký thuế có thể dẫn đến các rủi ro pháp lý về hành chính. Căn cứ theo Thông tư số 166/2013/TT-BTC quy định chi tiết về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, các mức phạt đối với hành vi vi phạm quy định về thủ tục thuế (bao gồm chậm thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế) được quy định như sau:

• Phạt cảnh cáo: Áp dụng nếu nộp quá thời hạn từ 01 đến 10 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt tiền từ 700.000 đồng: Áp dụng nếu nộp quá thời hạn từ 01 đến 30 ngày. Nếu có tình tiết giảm nhẹ, mức phạt tối thiểu không thấp hơn 400.000 đồng; nếu có tình tiết tăng nặng, mức phạt tối đa không quá 1.000.000 đồng.
• Phạt tiền từ 1.400.000 đồng: Áp dụng nếu nộp quá thời hạn trên 30 ngày hoặc không thực hiện thông báo thay đổi. Nếu có tình tiết giảm nhẹ, mức phạt tối thiểu không thấp hơn 800.000 đồng; nếu có tình tiết tăng nặng, mức phạt tối đa không quá 2.000.000 đồng.

Người nộp thuế cần lưu ý thực hiện đúng thời hạn để tránh các lỗi thường gặp khi kê khai thuế qua mạng và các rủi ro bị xử phạt hành chính không đáng có.