Thay đổi thông tin mã số thuế cá nhân

Kể từ ngày 01/6/2016, khi Luật Căn cước công dân 2014 chính thức có hiệu lực, các trường hợp đã được cấp Chứng minh nhân dân (CMND) trước đây khi thực hiện cấp đổi hoặc cấp mới sẽ chuyển sang sử dụng Căn cước công dân (CCCD) 12 số. Trong thủ tục kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN), thông tin về số CMND hay CCCD là căn cứ quan trọng để cơ quan thuế đối chiếu khi thực hiện các nghĩa vụ nộp thuế, giảm trừ gia cảnh hoặc hoàn thuế.

Mã số thuế cá nhân là gì?

Theo quy định, mã số thuế cá nhân bao gồm 13 chữ số và các ký tự khác, được cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam cấp để quản lý nghĩa vụ thuế của từng đối tượng. Mã số này được sử dụng cho cả đơn vị phụ thuộc và các đối tượng liên quan khác theo quy định pháp luật.

Quy định về việc thay đổi thông tin mã số thuế cá nhân

Theo nguyên tắc quản lý thuế hiện hành, mỗi cá nhân chỉ được cấp một mã số thuế duy nhất để sử dụng trong suốt cuộc đời. Do đó, khi cá nhân thực hiện chuyển đổi từ CMND sang CCCD, mã số thuế TNCN vẫn giữ nguyên, không có sự thay đổi về dãy số định danh thuế.

Đối với người phụ thuộc, nếu trước đây đã được cấp mã số thuế khi làm thủ tục kê khai, thì mã số này cũng sẽ được giữ nguyên cho cá nhân đó trong tương lai. Tuy nhiên, cần lưu ý: trường hợp một cá nhân vì lý do nào đó đang có 02 mã số thuế, người nộp thuế phải thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực của mã số thuế được cấp sau và chỉ sử dụng mã số thuế được cấp lần đầu để kê khai, khấu trừ thuế theo đúng quy định.

Trường hợp cá nhân trực tiếp thay đổi thông tin với cơ quan thuế

Khi có sự thay đổi về thông tin CCCD hoặc CMND dẫn đến việc thay đổi thông tin đăng ký thuế, cá nhân có thể tự thực hiện hoặc thông qua tổ chức chi trả thu nhập. Nếu cá nhân tự thực hiện, người nộp thuế có thể nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện đến Chi cục thuế nơi đăng ký thuế ban đầu, hoặc thực hiện thay đổi thông tin mã số thuế cá nhân qua mạng thông qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thay đổi.

Hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế (Mẫu số 08-MST) ban hành kèm theo Thông tư số 105/2020/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế;
• Văn bản ủy quyền (nếu trường hợp chưa có văn bản ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập trước đó);
• Bản sao các giấy tờ pháp lý liên quan đến việc thay đổi thông tin đăng ký thuế.

Cơ quan chi trả thu nhập có trách nhiệm tổng hợp thông tin thay đổi của cá nhân hoặc người phụ thuộc vào Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TH-TCT hoặc mẫu số 20-ĐK-TH-TCT.

Trường hợp thay đổi thông qua tổ chức chi trả thu nhập

Trong trường hợp này, người nộp thuế có trách nhiệm thông báo cho đơn vị chi trả thu nhập để tổ chức này tổng hợp và gửi hồ sơ đến cơ quan quản lý thuế trực tiếp ít nhất 10 ngày làm việc trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN hàng năm.

Hồ sơ bao gồm:

• Bản sao (không yêu cầu chứng thực) CMND hoặc CCCD mới;
• Tổ chức chi trả thu nhập lập Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho cá nhân mẫu số 05-ĐK-TH-TCT theo Thông tư 105/2020/TT-BTC. Tại tờ khai, đơn vị cần đánh dấu vào ô “Thay đổi thông tin đăng lương thuế” và ghi rõ các nội dung có sự thay đổi.

Chế tài xử phạt khi chậm hoặc không thông báo thay đổi thông tin

Việc chậm trễ hoặc không thực hiện thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP của Chính phủ về việc quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn. Cụ thể:

Xử phạt vi phạm về thời hạn thông báo thay đổi nội dung đăng ký thuế (Điều 11)

• Phạt cảnh cáo: Áp dụng đối với hành vi thông báo thay đổi nội dung đăng quyết định đăng ký thuế quá thời hạn từ 01 đến 30 ngày nhưng không làm thay đổi giấy chứng nhận đăng ký thuế/thông báo mã số thuế và có tình tiết giảm nhẹ; hoặc quá hạn từ 01 đến 10 ngày nếu có làm thay đổi thông tin đăng ký thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng: Áp dụng đối với hành vi thông báo thay đổi nội dung đăng ký thuế quá thời hạn từ 01 đến 30 ngày nhưng không làm thay đổi giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc thông báo mã số thuế (trừ trường hợp được cảnh cáo).
• Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng: Áp dụng đối với hành vi thông báo thay đổi nội dung đăng ký thuế quá thời hạn từ 31 đến 90 ngày nhưng không làm thay đổi giấy chứng nhận/thông báo mã số thuế; hoặc quá hạn từ 01 đến 30 ngày nhưng có làm thay đổi thông tin đăng ký thuế (trừ trường hợp được áp dụng mức phạt thấp hơn).
• Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng: Áp dụng đối với hành vi thông báo thay đổi nội dung đăng ký thuế quá thời hạn từ 91 ngày trở lên nhưng không làm thay đổi giấy chứng nhận/thông báo mã số thuế; hoặc quá hạn từ 31 đến 90 ngày và có làm thay đổi thông tin đăng ký thuế.
• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng: Áp dụng đối với hành vi thông báo thay đổi nội dung đăng ký thuế quá thời hạn từ 91 ngày trở lên và có làm thay đổi giấy chứng nhận/thông báo mã số thuế; hoặc không thực hiện thông báo thay đổi thông tin trong hồ sơ đăng ký thuế.

Lưu ý: Các trường hợp sau đây không bị áp dụng xử phạt theo quy định tại Điều 11 bao gồm: Cá nhân không kinh doanh đã được cấp MST TNCN chậm thay đổi thông tin CMND khi có CCCD; Cơ quan chi trả thu nhập chậm thông báo thay đổi thông tin do người nộp thuế là cá nhân ủy quyền quyết toán thuế; hoặc việc thay đổi địa chỉ đăng ký thuế do thay đổi địa giới hành chính theo Nghị quyết của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.