Hướng dẫn thay đổi thông tin chữ ký số VNPT trên hệ thống Thuế và Hải quan
Trong các giao dịch điện tử hiện nay, chữ ký số đóng vai trò then chốt để xác thực danh tính và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu. Khi doanh nghiệp thực hiện gia hạn hoặc thay đổi nhà cung cấp chữ ký số (như VNPT), việc cập nhật lại thông tin chứng thư số trên hệ thống của cơ quan Thuế và Hải quan là thủ tục bắt buộc để duy trì hoạt động kê khai, nộp thuế và thông quan hàng hóa liên tục. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết quy trình thực hiện hai loại hình giao dịch này.
Quy trình thay đổi thông tin chữ ký số trên hệ thống Thuế điện tử
Đối với các doanh nghiệp đang sử dụng dịch vụ nộp thuế điện tử, khi có sự thay đổi về số serial hoặc thời hạn của chứng thư số, người nộp thuế cần thực hiện các bước cập nhật tại cổng thông tin của Tổng cục Thuế theo trình tự sau:
- Bước 1: Truy cập vào địa chỉ website chính thức của Tổng cục Thuế tại: http://nopthue.gdt.gov.vn. Tại giao diện trang chủ, nhấn chọn mục Log in.
- Bước 2: Thực hiện đăng nhập vào hệ thống bằng cách nhập tên tài khoản và mật khẩu đã được cấp cho người nộp thuế. Sau khi kiểm tra thông tin chính xác, nhấn Login để truy cập vào quản trị hệ thống.
- Bước 3: Tại menu chức năng sau khi đăng nhập thành công, tìm đến mục Thông tin tài khoản và chọn tính năng Change (Thay đổi).
- Bước 4: Tại giao diện "Thay đổi thông tin người nộp thuế", người nộp thuế thực hiện lựa chọn chức năng Đặt lại số serial để cập nhật thông tin chữ ký số mới.
- Bước 5: Hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ xác nhận: "Bạn có chắc chắn bạn muốn nhập các thông tin chứng kỹ thuật số". Người dùng nhấn OK để tiếp tục.
- Bước 6: Khi giao diện iHTKK (hoặc trình ký điện tử) xuất hiện, người dùng thực hiện cắm USB Token vào máy tính, nhập mã PIN của thiết bị và nhấn Accept.
- Bước 7: Tại màn hình thay đổi thông tin người nộp thuế, nhấn nút Cập nhật để lưu các thay đổi vừa thực hiện.
- Bước 8: Hệ thống chuyển sang giao diện đăng ký thay đổi thông tin qua ngân hàng thương mại. Người dùng nhấp vào Đăng nhập và gửi.
- Bước 9: Xác nhận yêu cầu bằng cách nhấn OK khi có thông báo xác nhận đăng nhập và gửi dữ liệu.
- Bước 10: Tiếp tục thực hiện thao tác nhập mã PIN của USB Token và nhấn Accept để hoàn tất việc ký số lên bản thay đổi.
- Bước 11: Nhấn OK để kết thúc quá trình gửi thông tin đăng ký thay đổi tới cơ quan thuế.
Lưu ý quan trọng: Sau khi thực hiện thay đổi thông tin trên hệ thống điện tử thành công, người nộp thuế cần lưu ý rằng các giao dịch thanh toán qua ngân hàng có thể chưa được cập nhật ngay lập tức do độ trễ xác nhận giữa các hệ thống. Do đó, để tránh lỗi phát sinh, doanh nghiệp nên đợi khoảng 3 lập tức 30 phút sau khi thay đổi xong mới thực hiện các lệnh nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước.
Quy trình thay đổi thông tin chữ ký số trên hệ thống Hải quan điện tử
Việc cập nhật chữ ký số trên hệ thống Hải quan yêu cầu sự chính xác cao về thời hạn hiệu lực để tránh gián đoạn quá trình khai báo tờ khai. Quy trình được thực hiện qua hai giai đoạn: Đăng ký thông tin chứng thư số và Cập nhật lên hệ thống VNACCS.
Giai đoạn 1: Đăng ký chữ ký số với cơ quan Hải quan
- Bước 1: Đăng nhập: Truy cập vào website của Tổng cục Hải quan, tìm đến mục Đăng ký Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số.
- Bước 2: Nhập thông tin định danh: Tại giao diện đăng ký, người dùng cần cung cấp đầy đủ các trường dữ liệu bao gồm: Mã số thuế (mã doanh nghiệp), Số Chứng minh nhân dân của người đại diện pháp luật và Mã xác nhận.
- Bước 3: Tra cứu thông tin (nếu cần): Trong trường hợp không nhớ số CMND/CCCD của người đại diện, có thể sử dụng tính năng tra cứu thông tin người nộp thuế trên hệ thống bằng cách nhập mã số thuế và mã xác nhận để lấy thông tin chính xác.
- Bước 4: Kiểm tra chứng thư số: Đảm bảo USB Token đã được cắm vào máy tính. Nhấn nút Xem thông tin chứng thư số để hệ thống tự động đọc dữ liệu từ thiết bị.
- Bước 5: Khai báo thời hạn: Người dùng kiểm tra và nhập chính xác ngày hiệu lực và ngày hết hạn của chữ ký số mới vào các mục tương ứng trên giao diện. Sau đó, nhấn Đăng ký thông tin để hoàn tất thủ tục với cơ quan Hải quan.
Giai đoạn 2: Cập nhật thông tin lên hệ thống VNACCS
Sau khi đã đăng ký xong với cơ quan Hải quan, doanh nghiệp cần thực hiện bước cập nhật dữ liệu lên hệ thống VNACCS để đồng bộ hóa:
- Bước 1: Truy cập vào mục Đăng ký người sử dụng hệ thống VNACCS cho doanh nghiệp trên website chuyên dụng.
- Bước 2: Đăng nhập bằng mã số thuế và mật khẩu của doanh nghiệp.
- Bước 3: Tại giao diện quản lý, chọn mục II. Sửa thông tin đăng ký $\rightarrow$ chọn tiếp 1. OE2102 Sửa thông tin chung và người sử dụng.
- Bước 4: Xóa chứng thư số cũ: Để tránh xung đột dữ liệu giữa thời hạn cũ và mới, doanh nghiệp cần xóa bỏ các chứng thư số đã hết hạn trong máy tính.
- Đối với Windows 7/10: Nhấn phím Windows + R, nhập lệnh certmgr.msc rồi nhấn Enter.
- Tại cửa sổ hiện ra, truy cập mục Personal $\rightarrow$ Certificates.
- Tìm và xóa các dòng chứng thư số có thời hạn cũ, chỉ giữ lại duy nhất một dòng thông tin của chứng thư số mới nhất.
Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch điện tử mà còn tránh được các rủi ro về chậm trễ nộp thuế hoặc chậm thông quan hàng hóa. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về việc thay đổi thông tin người nộp thuế, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ các chứng từ liên quan trước khi thực hiện cập nhật trên hệ thống.
Xem thêm các chủ đề khác
