Theo quy định của Luật Doanh nghiệp tại thời điểm năm 2020, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật đối với cá nhân là người Việt Nam và người nước ngoài được thực hiện theo trình tự thống nhất. Việc nắm vững các điều kiện về nhân thân, chức danh và hồ sơ cần thiết sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện việc thay đổi một cách hợp lệ, tránh các rủi ro pháp lý phát sinh trong quá trình vận hành.
Điều kiện đối với người đại diện theo pháp luật của công ty
Dù là người Việt Nam hay người nước ngoài, cá nhân được bổ nhiệm làm người đại diện theo pháp luật phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn sau:
- Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và từ đủ 18 tuổi trở lên.
- Không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
- Thông tin cá nhân (Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu) phải còn thời hạn sử dụng và không bị treo mã số thuế trên hệ thống quản lý thuế cũng như quản lý doanh nghiệp.
- Người đại diện theo pháp luật không nhất thiết phải là người góp vốn tại Công ty.
Các chức danh có thể đảm nhiệm vai trò người đại diện theo pháp luật
Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp và Điều lệ công ty, các chức danh sau đây có thể được lựa chọn để làm người đại diện theo pháp luật:
- Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc công ty.
- Chủ tịch Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần).
- Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc/Giám đốc (đối với công ty cổ phần).
- Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Giám đốc/Tổng giám đốc (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên).
- Chủ tịch công ty (đối với công ty TNHH một thành viên).
- Các chức danh khác được quy định cụ thể tại Điều lệ công trình hoặc theo quy định pháp luật hiện hành.
Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần
Để thực hiện việc đăng ký thay đổi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ 02 bộ hồ sơ (01 bộ nộp cơ quan đăng ký kinh doanh và 01 bộ lưu tại công ty), bao gồm các giấy tờ sau:
- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật: Do doanh nghiệp thực hiện theo mẫu quy định.
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý cá nhân: Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công lập hoặc Hộ chiếu của người đại diện mới (phải còn giá trị sử dụng).
- Quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật: Do cấp có thẩm quyền trong doanh nghiệp ban hành.
- Biên bản họp: Biên bản họp Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần) về việc thay đổi người đại diện.
- Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế: Nếu việc thay đổi kéo theo sự thay đổi về thông tin kê khai thuế.
- Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Lưu ý, tại Hà Nội, khi thực hiện thủ tục này doanh nghiệp không bắt buộc phải nộp lại bản gốc nếu không có thay đổi khác trên giấy phép.
- Giấy ủy quyền: Trường hợp người đại diện hoặc người quản lý không trực tiếp đi nộp hồ sơ mà ủy quyền cho cá nhân/tổ chức khác thực hiện thủ tục tại cơ quan nhà nước.
Trong trường hợp doanh nghiệp có các thay đổi liên quan đến cấu trúc vốn, cần lưu ý thêm về thủ tục chuyển nhượng vốn góp trong công ty cổ phần để đảm bảo tính đồng nhất giữa hồ sơ đăng ký kinh doanh và thực tế sở hữu.
Trình tự, thời gian và nơi tiếp nhận hồ sơ
Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu lập tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Thời gian xử lý hồ sơ thường kéo dài từ 05 đến 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Lưu ý quan trọng: Nếu trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện tại chưa cập nhật đầy đủ số điện thoại, địa chỉ email hoặc chưa phân mã ngành theo hệ thống mã ngành kinh tế quốc dân mới nhất, doanh nghiệp cần thực hiện bổ sung các thông tin này cùng lúc với thủ tục thay đổi người đại diện để tránh bị trả lại hồ sơ.
Các công việc cần thực hiện sau khi thay đổi người đại diện
Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không chỉ dừng lại ở việc nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới. Doanh nghiệp cần triển khai các hạng mục sau để đảm bảo tính pháp lý trong hoạt động:
- Thay đổi thông tin tại ngân hàng: Thực hiện cập nhật chữ ký và thông tin chủ tài khoản tại các ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản.
- Chữ ký số (Token): Thay đổi thông tin người đại diện trên chứng thư số để phục vụ việc kê khai thuế và giao dịch điện tử.
- Các giấy phép con: Nếu doanh nghiệp sở hữu các loại giấy phép kinh doanh có điều kiện (như lữ hành, vận tải, vệ sinh an toàn thực phẩm, PCCC...), cần làm thủ tục thay đổi thông tin người đại diện trên các giấy phép này.
- Thông báo cho đối tác: Gửi văn bản thông báo chính thức tới khách hàng, đối tác, cơ quan bảo hiểm và các bên liên quan để đảm bảo tính hiệu lực của các giao dịch sau này.
- Công bố nội dung đăng ký: Thực hiện đăng bố cáo việc thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp đang trong quá trình tái cấu trúc hoặc cần tìm hiểu thêm về sự khác biệt giữa các loại hình pháp nhân để quản trị hiệu quả hơn, có thể tham khảo bài viết so sánh văn phòng luật sư và công ty luật nhằm lựa chọn đơn vị hỗ trợ phù hợp.
Quy định đặc biệt về trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật
Theo quy định, người đại diện theo pháp luật là cá nhân thay mặt doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn hoặc người có quyền lợi liên quan trước Trọng tài hoặc Tòa án.
Một số quy định cần lưu ý:
- Số lượng người đại diện: Công ty cổ phần và công ty TNHH có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Số lượng và chức danh cụ thể phải được ghi nhận rõ trong Điều lệ.
- Trường hợp khẩn cấp: Nếu người đại diện duy nhất vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không có ủy quyền, hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự, bị chết, hoặc bị kết án tù... thì Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần) hoặc Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH) phải thực hiện việc cử người khác làm người đại diện theo pháp luật.
Đối với các vấn đề phức tạp liên quan đến thay đổi địa chỉ trụ sở hoặc chi nhánh, doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ thủ tục thay đổi địa chỉ chi nhánh công ty cổ phần để thực hiện đồng bộ các bước pháp lý cần thiết.
