Trong quá trình hoạt động, việc thay đổi nhân sự chủ chốt là nhu cầu tất yếu của doanh nghiệp. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp tại thời điểm năm 2020, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật đối với cá nhân là người Việt Nam và người nước ngoài được thực hiện theo trình tự thống nhất. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp các thông tin pháp lý chi tiết về điều kiện, hồ sơ và quy trình thực hiện việc thay đổi này.
Điều kiện để trở thành người đại diện theo pháp luật của công ty
Để đảm bảo tính hợp pháp khi thực hiện thay đổi, cá nhân được dự kiến bổ nhiệm làm người đại diện theo pháp luật cần đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:
- Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
- Từ đủ 18 tuổi trở lên;
- Không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định của pháp luật;
- Thông tin về mã số thuế cá nhân không nằm trong tình trạng bị treo hoặc vi phạm nghĩa vụ thuế trên hệ thống quản lý của cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh.
Lưu ý rằng, người đại diện theo pháp luật không nhất thiết phải là thành viên góp vốn hay cổ đông của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.
Các chức danh người đại diện theo pháp luật phổ biến
Tùy vào loại hình doanh nghiệp và cấu trúc quản trị, các chức danh được quyền đảm nhiệm vai trò người đại diện theo pháp luật bao gồm:
- Đối với Công ty TNHH một thành viên: Chủ tịch công ty hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc.
- Đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Giám đốc/Tổng giám đốc hoặc các chức danh khác theo Điều lệ. Lưu ý khi có sự biến động về vốn góp kèm theo, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chuyển nhượng vốn góp trong công ty TNHH 2 thành viên trở lên theo đúng quy định.
- Đối với Công ty cổ phần: Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc/Tổng giám đốc hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám đốc/Tổng giám đốc.
Hồ sơ và trình tự thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật
Khi có sự thay đổi về người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ để nộp lên cơ quan đăng ký kinh doanh. Thành phần hồ sơ bao gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (thay đổi người đại diện theo pháp luật);
- Bản sao hợp lệ Giấy tờ pháp lý của cá nhân (CMND/CCCD hoặc Hộ chiếu) của người đại diện mới;
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên) hoặc Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần) về việc thay đổi này;
- Quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;
- Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế (nếu có thay đổi liên quan);
- Các văn bản khác theo quy định của pháp luật hiện hành.
Trình tự thực hiện
Căn cứ theo các quy định về Nghị định số 78/2015/NĐ-CP, trình tự thực hiện như sau:
- Nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc thực hiện đăng ký qua mạng điện tử thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Tiếp nhận và xử lý: Cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan này sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp.
- Thời hạn thực hiện: Doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thay đổi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Thời gian xử lý hồ sơ tại cơ quan chức năng thường kéo dài từ 05 đến 07 ngày làm việc.
Các lưu ý quan trọng sau khi thay đổi người đại diện
Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không chỉ dừng lại ở thủ tục tại Sở Kế hoạch và Đầu tư mà còn kéo theo nhiều nghĩa vụ pháp lý khác mà doanh nghiệp cần lưu tâm:
- Cập nhật thông tin ngân hàng: Doanh nghiệp cần thực hiện thay đổi thông tin chủ tài khoản tại các ngân hàng nơi công ty mở tài khoản giao dịch.
- Chữ ký số: Thực hiện cập nhật lại thông tin người đại diện trên chứng thư số (chữ ký số) để đảm bảo tính hợp lệ khi kê khai thuế và thực hiện các giao dịch điện tử.
- Các giấy phép con: Nếu doanh nghiệp sở hữu các loại giấy phép kinh doanh có điều kiện (như lữ hành, vận tải, vệ sinh an toàn thực phẩm...), cần làm thủ tục thay đổi thông tin người đại diện trên các giấy phép này.
- Nghĩa vụ thuế: Trong trường hợp việc thay đổi người đại diện gắn liền với việc chuyển nhượng vốn, doanh nghiệp và cá nhân liên quan phải lưu ý nghĩa vụ kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân theo quy định.
- Công bố thông tin: Doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện đăng bố cáo về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo tính công khai, minh bạch.
Để hiểu rõ hơn về các quy trình pháp lý khác liên quan đến quản trị nội bộ, quý doanh nghiệp có thể tham khảo thêm Giới thiệu về Hệ thống Thủ tục pháp luật để nắm bắt các bước thực hiện chuẩn xác nhất.
Xem thêm các chủ đề khác
