Thay đổi doanh nghiệp theo luật doanh nghiệp 2020

Trong bối cảnh thị trường luôn biến động, việc nắm bắt thời cơ và điều chỉnh mô hình kinh doanh là yếu tố sống còn của mỗi đơn vị. Để hoạt động kinh doanh diễn ra kịp thời và hiệu quả, việc thực hiện các thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo đúng quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 là vô cùng quan trọng. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp các thông tin pháp lý cần thiết về việc thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh mà doanh nghiệp cần lưu ý.

Các nội dung ghi nhận tại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bao gồm các thông tin cốt lõi sau:

• Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp;
• Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;
• Thông tin cá nhân của người đại diện theo pháp luật (họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý) đối với công ty TNHH, công ty cổ phần, thành viên hợp danh của công ty hợp danh và chủ doanh nghiệp tư nhân;
• Thông tin về thành viên: Đối với thành viên là cá nhân (họ, tên, địa chỉ, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý); đối với thành viên là tổ chức (tên, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính) áp dụng cho công ty TNHH;
• Vốn điều lệ đối với công ty hoặc vốn đầu tư đối với doanh nghiệp tư nhân.

Khi có sự thay đổi tại các thông tin nêu trên, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cấp mới Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với các nội dung đã được cập nhật. Trong trường hợp cần thực hiện các bước chuyển đổi số, doanh nghiệp có thể tham khảo hướng dẫn thay đổi thông tin doanh nghiệp online để tối ưu hóa thời gian.

Trường hợp phải thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Bên cạnh các nội dung cần cấp mới Giấy chứng nhận, theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi các nội dung sau:

• Thay đổi ngành, nghề kinh doanh;
• Thay đổi cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần (trừ trường hợp áp dụng cho công ty niêm yết);
• Các nội dung khác có trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Về thời hạn thực hiện: Doanh nghiệp phải thực hiện thông báo thay đổi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi. Riêng đối với công ty cổ phần, việc thông báo bằng văn bản đến Cơ quan đăng quyết định về việc thay đổi cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài được ghi nhận trong sổ đăng ký cổ đông cũng phải thực hiện trong vòng 10 ngày.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan này sẽ thông báo bằng văn bản về nội dung cần sửa đổi, bổ sung hoặc từ chối kèm theo lý do cụ thể.

Các loại hình thay đổi phổ biến và quy trình thực hiện

Việc xác định chính xác nội dung cần thay đổi giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đúng loại lệ phí và thủ tục. Các nội dung thường được các đơn vị lựa chọn thay đổi bao gồm:

• Thay đổi tên công ty (tên tiếng Việt, tên tiếng nước ngoài, tên viết tắt);
• Thay quyết định về địa chỉ trụ sở chính;
• Điều chỉnh ngành nghề kinh doanh (bổ sung hoặc rút bớt);
• Thay đổi vốn điều lệ (tăng hoặc giảm vốn, cơ cấu lại vốn góp);
• Thay đổi người đại diện theo pháp luật;
• Thay đổi thành viên/cổ đông;
• Thay đổi con dấu doanh nghiệp.

Để đảm bảo tính chuyên nghiệp và tránh các rủi ro về mặt quản trị, nhiều đơn vị hiện nay thường tìm đến vai trò của cố vấn pháp lý doanh nghiệp nhằm kiểm soát chặt chẽ các biến động này. Quy trình cơ bản bao gồm việc nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư với các văn bản như: Biên bản họp, Quyết định thay đổi, Thông báo thay đổi, Thông báo lập sổ đăng ký thành viên/cổ đông và Giấy ủy quyền (nếu có).

Hậu quả pháp lý khi chậm trễ đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý thời hạn 10 ngày kể từ khi phát sinh thay đổi. Việc không thực hiện thông báo đúng quy định sẽ dẫn đến các chế tài xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định số 50/2016/NĐ-CP Quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư. Cụ thể, mức phạt đối với hành vi chậm thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh được quy định như sau:

• Quá hạn từ 01 đến 30 ngày: Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng;
• Quá hạn từ 31 đến 90 ngày: Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng;
• Quá hạn từ 91 ngày trở lên: Phách tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.

Như vậy, trách nhiệm thực hiện thủ tục thuộc về người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Việc tuân thủ đúng thời hạn không chỉ giúp tránh các khoản phạt không đáng có mà còn đảm bảo tính nhất quán của thông tin doanh nghiệp trên hệ thống quản lý quốc gia.