Trong hoạt động quản trị nhân sự, việc tuân thủ các quy định về báo cáo tình hình sử dụng lao động là nghĩa vụ pháp lý quan trọng của người sử dụng lao động. Việc thực hiện đúng và đầy đủ không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp mà còn hỗ trợ trong việc năng lực tài chính của doanh nghiệp được hiểu như thế nào và minh bạch hóa cơ cấu tổ chức trước các cơ quan quản lý Nhà nước.
Quy định về báo cáo sử dụng lao động hiện hành
Căn cứ theo quy định tại Điều 4 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP về việc khai trình và báo cáo sử dụng lao động, doanh nghiệp cần lưu ý các nội dung sau:
- Về việc khai trình sử dụng lao động: Người sử dụng lao động thực hiện khai trình việc sử dụng lao động theo quy định tại Nghị định số 122/2020/NĐ-CP của Chính phủ về phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp và các thủ tục hành chính liên quan.
- Về chế độ báo cáo định kỳ: Báo cáo 06 tháng: Thực hiện trước ngày 05 tháng 6 hàng năm. Báo cáo hằng năm: Thực hiện trước ngày 05 tháng 12 hàng năm.
- Cơ quan tiếp nhận báo cáo: Doanh nghiệp phải gửi báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI (Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP). Đồng thời, phải thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
- Hình thức gửi báo cáo: Trong trường hợp không thể thực hiện qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, doanh nghiệp có thể gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
Hướng dẫn chi tiết khi lập Báo cáo tình hình sử dụng lao động
Để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu, đặc biệt là khi quản lý các yếu tố liên quan đến quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp và nguồn nhân lực, người lập báo cáo cần chú ý các ghi chú tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP:
- Xác định cơ quan tiếp nhận: Cần ghi rõ Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc cơ quan bảo hiểm xã hội cấp quận, huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở/chi nhánh.
- Phân loại vị trí việc làm (Cột 8, 9, 10): Nhóm Nhà quản lý: Bao gồm các cá nhân giữ chức vụ lãnh đạo, điều hành từ cấp trung ương đến cấp cơ sở trong tổ chức. Nhóm Chuyên môn kỹ thuật bậc cao: Những công việc yêu cầu trình độ đại học trở lên trong các lĩnh vực như khoa học, kỹ thuật, y tế, luật pháp, kinh doanh, công nghệ thông tin... Nhóm Chuyên môn kỹ thuật bậc trung: Những công việc đòi hỏi trình độ từ cao đẳng, trung cấp về các lĩnh vực chuyên môn tương ứng.
Phương thức thực hiện báo cáo
Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương thức sau để hoàn thành nghĩa vụ báo cáo:
1. Nộp trực tuyến (Online)
Doanh nghiệp truy cập vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia tại địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn. Để thực hiện, doanh nghiệp cần sử dụng thiết bị ký số (USB Token) để đăng nhập. Nếu chưa có tài khoản, người đại diện pháp luật cần tiến hành đăng ký tài khoản mới và thực hiện các thao tác theo hướng dẫn trên hệ thống.
2. Nộp trực tiếp bằng văn bản
- Bước 1: Chuẩn bị báo cáo bằng văn bản giấy theo đúng Mẫu số 01/PLI (Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP).
- Bước 2: Nộp trực tiếp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, đồng thời thực hiện thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở hoặc chi nhánh.
- Bước 3: Cơ quan quản lý sẽ thực hiện tổng hợp và cập nhật thông tin theo Mẫu số 02/PLI nếu doanh nghiệp nộp bản giấy.
Chế tài xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định báo cáo
Việc không tuân thủ các quy định về khai trình và báo cáo lao động sẽ dẫn đến các rủi ro pháp lý về mặt hành chính. Căn cứ theo điểm b, c khoản 1 Điều 7 Nghị định số 28/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với các hành vi sau:
- Không thực hiện khai trình việc sử dụng lao động theo đúng quy định tại cơ quan quản lý lao động nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
- Không thực hiện báo cáo tình hình thay đổi về lao động định kỳ cho Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội theo thời hạn quy định.
Việc duy trì sự tuân thủ các quy định này không chỉ giúp tránh các khoản phạt hành chính mà còn là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng hồ sơ pháp lý minh bạch, hỗ trợ cho các hoạt động mua lại doanh nghiệp hoặc tái cấu trúc tổ chức trong tương lai.
