Những điều cần biết khi thực hiện thủ tục đổi tên doanh nghiệp

Tên gọi của doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng, là yếu tố nhận diện thương hiệu xuyên suốt quá trình hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, vì nhiều lý do chiến lược hoặc thay đổi cấu trúc sở hữu, các công ty thường có nhu cầu thực hiện thủ tục thay đổi tên. Việc nắm vững quy định pháp luật về trình tự, hồ sơ và trách nhiệm liên quan là điều cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp cho hoạt động của doanh nghiệp.

Khi nào doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi tên?

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 29 Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13, tên doanh nghiệp là một nội dung bắt buộc phải ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Cụ thể, cấu trúc và các thành phần của tên được quy định như sau:

• Tên tiếng Việt: Là thành phần bắt buộc. Tên tiếng Việt bao gồm hai thành tố theo thứ tự: Loại hình doanh nghiệp + Tên riêng. Khi doanh nghiệp thay đổi loại hình (ví dụ từ Công ty TNHH sang Công ty Cổ phần) hoặc thay đổi tên riêng, công ty bắt buộc phải thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh.
• Tên tiếng nước ngoài và tên viết tắt: Đây là các thành phần không bắt buộc. Tên tiếng nước ngoài được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng thuộc hệ chữ La-tinh; tên viết tắt được rút gọn từ tên tiếng Việt hoặc tên tiếng nước ngoài.

Một lưu ý quan trọng về con dấu: Do nội dung con dấu thường bao gồm tên tiếng Việt và mã số doanh nghiệp, nên khi thay đổi tên tiếng Việt, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp qua mạng điện tử để cập nhật thông tin mới. Ngược lại, nếu chỉ thay đổi tên tiếng nước ngoài hoặc tên viết tắt (những thành phần không hiển thị trên con dấu), doanh nghiệp không nhất thiết phải khắc lại con dấu.

Trình tự, thủ tục thay đổi tên công ty theo quy định hiện hành

Căn cứ Điều 31 Luật Doanh nghiệp và Điều 41 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có Quyết định hoặc Nghị quyết về việc thay đổi tên, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Bước 1: Kiểm tra khả năng sử dụng tên mới

Trước khi tiến hành các bước pháp lý, doanh nghiệp cần tra cứu tên dự kiến trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc này nhằm đảm bảo tên mới không trùng hoặc gây nhầm lẫn với các doanh nghiệp đã đăng ký trước đó, tránh việc hồ sơ bị cơ quan đăng ký kinh doanh từ chối.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Dựa trên hướng dẫn tại Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT, thành phần hồ sơ bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (theo mẫu Phụ lục II-1).
• Biên bản họp: Đối với Công ty cổ phần (Đại hội đồng cổ đông), Công ty TNHH hai thành viên trở lên (Hội đồng thành viên), hoặc Công ty hợp danh (các thành viên hợp danh). Biên bản phải có chữ ký của chủ tọa và thư ký, ghi rõ nội dung thay đổi Điều lệ.
• Quyết định thay đổi: Của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng thành viên hoặc Chủ sở hữu công ty (tùy loại hình), do người có thẩm quyền ký. Quyết định phải nêu rõ các điều khoản trong Điều lệ được sửa đổi tương ứng với tên mới.
• Giấy ủy quyền: Trường hợp người đại diện pháp luật không trực tiếp đi nộp hồ sơ mà giao cho cá nhân khác thực hiện.

Bước 3: Nộp hồ sơ và nộp lệ phí

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính. Tại các thành phố lớn như Hà Nội, việc nộp hồ sơ qua mạng điện tử là hình thức phổ biến theo quy định về đăng ký doanh nghiệp qua mạng.

Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và trả kết quả trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Về chi phí, căn cứ Thông tư số 47/2019/TT-BTC, mức lệ phí đăng ký thay đổi là 50.000 đồng/lần.

Bước 4: Thực hiện các nghĩa vụ sau khi đổi tên

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp cần thực hiện hai công việc quan trọng:

• Khắc và thông báo con dấu: Nếu thay đổi tên tiếng Việt dẫn đến thay đổi nội dung trên con dấu, doanh nghiệp tiến hành khắc lại con dấu pháp nhân và thực hiện thông báo mẫu dấu mới trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Công bố thông tin: Doanh nghiệp có trách nhiệm công bố nội dung thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận mới. Lệ phí công bố thông tin là 100.000 đồng/lần.

Việc thực hiện đúng và đầy đủ các bước nêu trên không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo tính thống nhất trong các giao dịch dân sự, kinh tế và quản lý thuế sau này.