Quy định và cách thức kiểm tra tên doanh nghiệp có bị trùng hoặc gây nhầm lẫn hay không
Việc đặt tên cho doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là lựa chọn một thương hiệu ấn tượng, mà còn phải đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành. Việc đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với các đơn vị đã đăng ký trước đó có thể dẫn đến việc hồ sơ đăng ký kinh doanh bị từ chối, gây lãng phí thời gian và chi phí của nhà đầu tư.
Quy định về việc đặt tên doanh nghiệp tránh trùng lặp và gây nhầm lẫn
Theo quy định pháp luật về đăng ký doanh nghiệp (tại thời điểm năm 2022), người thành lập doanh nghiệp hoặc chính doanh nghiệp đó không được phép đặt tên doanh nghiệp trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của các doanh nghiệp khác đã được đăng ký trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc. Quy định này không áp dụng đối với các doanh nghiệp đã giải thể hoặc đã có quyết định tuyên bố phá sản có hiệu lực pháp luật từ Tòa án.
Khái niệm tên trùng và tên gây nhầm lẫn
Để xác định chính xác tính hợp lệ của tên dự kiến, nhà đầu tư cần phân biệt rõ hai khái niệm sau:
- Tên trùng: Là trường hợp tên doanh nghiệp yêu cầu đăng ký được viết và đọc bằng tiếng Việt hoàn thành giống hệt với tên của một doanh nghiệp đã đăng ký trước đó.
- Tên gây nhầm lẫn: Bao gồm các trường hợp sau đây: Tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký có cách đọc giống với tên doanh nghiệp đã đăng ký (Ví dụ: Doanh nghiệp tư nhân Mỹ Linh và Doanh nghiệp tư nhân Mỹ Lynh). Tên viết tắt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp đã đăng ký. Tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đã đăng ký. Tên riêng chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một số tự nhiên, số thứ tự hoặc các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt và các chữ án F, J, Z, W ngay sau tên riêng (Ví dụ: Công ty cổ phần Bình Minh và Công ty cổ phần Bình Minh 1). Tên riêng chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại bởi các ký hiệu như “&”, “.”, “+”, “-“, “_” (Ví dụ: Công ty TNHH Thương mại AB và Công ty TNHH Thương mại A&B). Tên riêng chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại bởi từ “tân” đứng trước hoặc “mới” đứng sau/trước tên riêng đã đăng ký (Ví dụ: Công ty cổ phần Đầu tư Phương Đông và Công ty cổ phần Đầu tư Phương Đông mới). Tên riêng chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại bởi các yếu tố địa danh như “miền Bắc”, “miền Nam”, “miền Trung”, “miền Tây”, “miền Đông” hoặc các từ có ý nghĩa tương tự.
Các điều cấm khác khi đặt tên doanh nghiệp
Bên cạnh việc tránh trùng lặp, nhà đầu tư cần lưu ý các hạn chế về nội dung tên gọi:
- Không được sử dụng tên cơ quan Nhà nước, đơn chế lực lượng vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp (trừ khi có sự chấp thuận bằng văn bản của cơ quan, tổ chức đó).
- Không sử dụng các từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
Hướng dẫn chi tiết cách kiểm tra tên doanh nghiệp
Cấu trúc chuẩn của một tên doanh nghiệp bao gồm: “Loại hình doanh nghiệp” + “Tên riêng của doanh nghiệp”. Trong đó, loại hình có thể là công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh hoặc doanh nghiệp tư nhân. Việc kiểm tra tính hợp lệ sẽ tập trung chủ yếu vào thành tố "Tên riêng".
Cách 1: Tra cứu nhanh qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Đây là phương pháp đơn giản nhất để rà soát sơ bộ tên dự kiến:
- Bước 1: Truy cập vào địa chỉ chính thức của Cổng Thông lưu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại: https://dangkykinhdoanh.gov.vn
- Bước 2: Nhập tên riêng dự kiến vào ô "Tìm doanh nghiệp" và nhấn biểu tượng kính lúp để tìm kiếm.
- Bước 3: Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các doanh nghiệp có tên giống hoặc gần giống. Lưu ý, với những tên phổ biến, bạn nên kiểm tra kỹ ít nhất 10 trang kết quả cuối cùng để đảm bảo không bỏ sót.
- Bước 4: Nếu không tìm thấy kết quả tương ứng, tên dự kiến của bạn bước đầu được coi là không bị trùng. Tuy nhiên, cần lưu ý thêm về các yếu tố gây nhầm lẫn như đã phân tích ở trên.
Cách 2: Kiểm tra chuyên sâu thông qua tài khoản đăng ký kinh doanh
Phương pháp này phức tạp hơn nhưng có độ chính xác cao nhất vì cho phép kiểm tra đồng thời cả tên tiếng nước ngoài và tên viết tắt, giúp tránh tình trạng hồ sơ bị trả về do vi phạm quy định về tên viết tắt. Để thực hiện, nhà đầu tư cần có tài khoản đăng ký kinh doanh được xác thực.
- Bước 1: Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Bước 2: Chọn mục “Dịch vụ công” → “Đăng ký doanh nghiệp trực tuyến”.
- Bước 3 (Đối với người chưa có tài khoản): Thực hiện "Tạo tài khoản mới", nhập đầy đủ thông tin cá nhân và kích hoạt qua email. Sau khi đăng ký, cần gửi yêu cầu "Yêu cầu tài lệ đăng ký kinh doanh" và chờ hệ thống xác nhận quyền truy cập.
- Bước 4: Đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản đã được phê duyệt. Chọn lộ trình: Đăng ký doanh nghiệp → Nộp hồ sơ sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh → Tiếp theo.
- Bước 5: Lựa chọn hình thức "Thành lập mới doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc".
- Bước 6: Xác định loại hình doanh nghiệp dự kiến (Ví dụ: Công ty TNHH một thành viên, mô hình công ty cổ phần không có ban kiểm soát, hoặc doanh nghiệp tư nhân...).
- Bước 7: Nhấn nút “Bắt đầu” và chọn mục “Tên doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc”.
- Bước 8: Tại đây, bạn nhập lần lượt tên tiếng Việt, tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Sau đó nhấn nút “Kiểm tra trùng tên” để nhận kết quả chính xác nhất từ hệ thống.
Lưu ý quan trọng về sở hữu trí tuệ
Một sai sót phổ biến của các nhà khởi nghiệp là chỉ chú trọng kiểm tra tên trên Cổng thông tin quốc gia mà quên mất khía cạnh sở hữu công nghiệp. Tên doanh nghiệp dù không trùng với doanh nghiệp khác nhưng nếu trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn với một nhãn hiệu đã được bảo hộ thì vẫn có thể bị xử lý vi phạm pháp luật về sở hữu trí tuệ.
Do đó, sau khi kiểm tra xong tên trên hệ thống đăng ký kinh doanh, nhà đầu tư nên thực hiện thêm bước tra cứu tại website của Cục Sở hữu trí tuệ để đảm bảo tên thương hiệu không xâm phạm quyền sở hữu nhãn hiệu của bên thứ ba. Nếu bạn đang băn khoăn về các vấn đề pháp lý liên quan đến cấu trúc tổ chức hoặc tư cách pháp nhân của doanh nghiệp, việc tham vấn ý kiến chuyên gia là vô cùng cần thiết để xây dựng nền tảng pháp lý vững chắc ngay từ đầu.
Xem thêm các chủ đề khác
