Quyết định số 156/2004/QĐ-UB V/v ban hành quy chế hoạt động Văn phòng đại diện của thành phố Đà Nẵng tại Tokyo - Nhật Bản

ỦY BAN NHÂN DÂN

THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 156/2004/QĐ-UB

Đà Nẵng, ngày 14 tháng 9 năm 2004

QUYẾT ĐỊNH CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

V/v ban hành quy chế hoạt động Văn phòng đại diện của thành phố Đà Nẵng
tại Tokyo - Nhật Bản

_______________________________

ỦY BAN NHÂN DÂN

- Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003;

- Căn cứ Nghị định số 08/2003/NĐ-CP ngày 10 tháng 02 năm 2003 của Chính phủ về hoạt động của Cơ quan đại diện nước CHXHCN Việt Nam ở nước ngoài phục vụ nhiệm vụ phát triển kinh tế;

- Căn cứ Quyết định số 155/2004/QĐ-UB ngày 14 tháng 9 năm 2004 về việc thành lập Văn phòng đại diện của thành phố Đà Nẵng tại Tokyo - Nhật Bản;

- Xét đề nghị Sở Ngoại vụ (Công văn số: 902/NV-HTQT ngày 13 tháng 8 năm 2004 và số 976/NV-HTQT ngày 03 tháng 9 năm 2004), đã được Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND thành phố Đà Nẵng thống nhất tại cuộc họp giao ban ngày 06 tháng 9 năm 2004,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này bản Quy chế hoạt động Văn phòng Đại diện của thành phố Đà Nẵng tại Tokyo - Nhật Bản.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND thành phố, Giám đốc các Sở: Ngoại vụ, Nội vụ, Kế hoạch và Đầu tư, Thương mại, Tài chính, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành có liên quan và Trưởng Văn phòng đại diện Đà Nẵng tại Tokyo - Nhật Bản chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

TM. UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNGCHỦ TỊCH

(Đã ký)

Hoàng Tuấn Anh

QUY CHẾ

HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG TẠI TOKYO - NHẬT BẢN

(Ban hành kèm theo Quyết định ngày 14 tháng 9 năm 2004 của UBND thành phố Đà Nẵng)

_______________________________________________

Điều 1. Chức năng, nhiệm và quyền hạn của Văn phòng đại diện

1. Chức năng:

- Văn phòng đại diện của thành phố Đà Nẵng tại Tokyo - Nhật Bản (sau đây gọi tắt là Văn phòng đại điện Đà Nẵng) hoạt động tuân thủ theo pháp luật Việt Nam, Nghị định số 08/2003/NĐ -CP ngày 10 tháng 02 năm 2003 của Chính phủ về hoạt động của Cơ quan đại diện nước CHXHCN Việt Nam ở nước ngoài phục vụ nhiệm vụ phát triển kinh tế và luật pháp của Nhật Ban.

- Văn phòng đại diện Đà Nẵng là đơn vị sự nghiệp có thu, được ngân sách cấp kinh phí hoạt động theo kế hoạch được duyệt hàng năm. Văn phòng đại diện Đà Nẵng có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản tại Nhật Bản và sử dụng con dấu riêng để giao dịch; Trưởng Văn phòng đại điện Đà Nẵng là chủ tài khoản của Văn phòng đại điện Đà Nẵng.

- Văn phòng đại diện Đà Nẵng có chức năng khai thác, cung cấp thông tin; triển khai các hoạt động xúc tiến thương mại, đầu tư, du lịch, lao động và các nhiệm vụ khác được UBND thành phố giao.

2. Nhiệm vụ:

a. Nhiệm vụ chung:

- Quảng bá hình ảnh và tiềm năng kinh tế - xã hội của thành phố Đà Nẵng, tiến hành các hoạt động nhằm thúc đẩy quan hệ kinh tế, đối ngoại giữa thành phố Đà Nẵng với các tổ chức và các tỉnh, thành phố của Nhật Bản.

- Nghiên cứu, khai thác và cung cấp thông tin về thị trường Nhật Bản, bao gồm: chính sách, luật pháp, tập quán kinh doanh, nhu cầu về xuất nhập khẩu hàng hóa, đầu tư, lao động và thị hiếu du lịch của người dân Nhật Bản; đẩy mạnh công tác thông tin dự báo về khả năng diễn biến của thị trường Nhật Bản; kiểm tra và cung cấp thông tin về tư cách pháp lý, năng lực hoạt động của các tổ chức, đoàn thể và doanh nghiệp Nhật Bản (khi thành phố có yêu cầu).

- Thúc đẩy các hoạt động xúc tiến thương mại, đầu tư, du lịch và xuất khẩu lao động giữa Đà Nẵng với các tổ chức, doanh nghiệp và địa phương của Nhật Bản theo kế hoạch đã được thành phố phê duyệt.

b. Nhiệm vụ cụ thể :

b. 1. Xúc tiến thương mại:

- Tổ chức giới thiệu, quảng bá sản phẩm, hàng hóa, các ấn phẩm và tiềm năng của các doanh nghiệp thành phố Đà Nẵng cho các đối tác Nhật Bản.

- Hỗ trợ các doanh nghiệp Đà Nẵng trong việc tổ chức và tham gia các hoạt động: hội chợ, triển lãm, hội thảo, khảo sát thị trường tại các thành phố Nhật Bản.

- Hỗ trợ các doanh nghiệp trong đàm phán và ký kết hợp đồng buôn bán, hợp tác, giao dịch, cung ứng hàng hóa với các đối tác nước ngoài. Nghiên cứu và phối hợp với các công ty Nhật Bản cung cấp hàng hóa của các doanh nghiệp trong nước sang thị trường Nhật Bản.

b.2. Xúc tiến đầu tư :

- Tổ chức giới thiệu các dự án kêu gọi đầu tư nước ngoài của thành phố.

- Quảng bá tiềm năng của Đà Nẵng trong việc thu hút đầu tư nước ngoài.

- Giới thiệu các chính sách, môi trường đầu tư của Nhà nước Việt Nam và cơ chế đặc thù của Đà Nẵng về thu hút đầu tư nước ngoài.

- Nghiên cứu môi trường, chính sách đầu tư nước ngoài của Nhật Bản để tư vấn cho các doanh nghiệp trong nước có nhu cầu đầu tư vào Nhật Bản.

- Nghiên cứu tiềm năng và nguyện vọng đầu tư của các doanh nghiệp Nhật Bản, tư vấn cho các doanh nghiệp đầu tư vào Đà Nẵng.

b.3. Xúc tiến du lịch :

- Giới thiệu về lịch sử, văn hóa và cung cấp thông tin về các danh lam thắng cảnh, các tuyến, điểm du lịch, các sản phẩm du lịch của Đà Nẵng và các vùng phụ cận, các cơ sở phục vụ khách du lịch và các thông tin cần thiết khác phục vụ nhu cầu của du khách Nhật Bản; tìm hiểu và cung cấp thông tin về nhu cầu thị hiếu của thị trường du lịch Nhật Bản cho ngành du lịch Đà Nẵng để khai thác và hợp tác đầu tư phát triển du lịch giữa hai nước.

- Phối hợp các công ty du lịch trong nước tổ chức các đoàn du lịch Nhật Bản đến Việt Nam và các đoàn du lịch Việt Nam đến Nhật Ban.

- Tư vấn cho khách nước ngoài đến Việt Nam.

- Hỗ trợ ngành du lịch tổ chức các hoạt động xúc tiến du lịch

Tại Nhật Bản.

b.4. Xúc tiến xuất khẩu lao động :

- Tuyên truyền, quảng bá về tiềm năng lao động của Việt Nam nói chung và thành phố Đà Nẵng nói riêng, về đường lối, chính sách pháp luật và chủ trương của Nhà nước về lĩnh vực xuất khẩu lao động và chuyên gia.

- Cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh xuất khẩu lao động của thành phố Đà Nẵng về nhu cầu lao động của Nhật Bản; giới thiệu các thông tin về thị trường lao động và các doanh nghiệp xuất khẩu lao động của Đà Nẵng cho các đối tác Nhật Bản.

- Tham mưu cho thành phố và các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh xuất khẩu lao động của Đà Nẵng về việc đàm phán, ký kết các văn bản cần thiết với nước tiếp nhận lao động nhằm tạo thuận lợi cho quan hệ hợp tác trong lĩnh vực lao động.

- Hỗ trợ các doanh nghiệp Đà Nẵng xúc tiến xuất khẩu lao động theo quy định của pháp luật; tìm kiếm, khai thác các hợp đồng lao động.

b.5. Phối hợp cùng các doanh nghiệp và các cơ quan đại diện của Việt Nam tại Nhật Bản bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp, người lao động tại Nhật Bản trên cơ sở pháp luật Việt Nam và Nhật Bản, phù hợp với thông lệ quốc tế.

b.6. Định kỳ hằng tháng tháng báo cáo UBND thành phố Đà Nẵng và các sở, ban, ngành có liên quan về hoạt động của Văn phòng đại diện Đà Nẵng. Thực hiện các quy định của chính phủ Nhật Bản về việc đăng ký thuế thu nhập lao động, bảo hiểm, nhân sự và các quy định khác có liên quan.

b.7. Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND thành phố Đà Nẵng giao.

3. Quyền hạn:

- Được các cơ quan chức năng của thành phố Đà Nẵng cung cấp thông tin, tài liệu về các lĩnh vực có liên quan trực tiếp đến việc thực hiện nhiệm vụ xúc tiến thương mại, đầu tư, du lịch và xuất khẩu lao động của thành phố.

- Được đảm bảo các điều kiện về tài chính, nhân sự để thực hiện tốt nhiệm vụ do UBND thành phố Đà Nẵng giao.

- Được tham gia cùng các, ngành đóng góp ý kiến vào kế hoạch xúc tiến thương mại, đầu tư, du lịch và xuất khẩu lao động của thành phố Đà Nẵng.

Điều 2. Tổ chức bộ máy của Văn phòng đại diện Đà Nẵng

1. Trước mắt, UBND thành phố bổ nhiệm Giám đốc sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng làm Trưởng Văn phòng đại diện Đà Nẵng. Trong quá trình hoạt động, căn cứ vào nhu cầu thực tế, Trưởng Văn phòng đại diện Đà Nẵng báo cáo UBND thành phố tuyển dụng thêm lao động Việt Nam đang học tập, công tác tại Nhật Bản; hoặc người Nhật Bản để làm việc cho Văn phòng đại diện Đà Nẵng!

2. Trưởng văn phòng đại điện Đà Nẵng phải có các điều kiện sau:

- Là công chức, viên chức hiện đang công tác trong các lĩnh vực thương mại, đầu tư du lịch; có phẩm chất chính trị tót.

- Giao dịch và viết bằng tiếng Anh tốt (ưu tiên biết thêm tiếng Nhật).

- Tốt nghiệp đại học chính quy trỏ lên chuyên hành kinh tế, thương mại, du lịch, đầu tư, ngoại thương; ưu tiên đối với những người đã từng du học tại Nhật Bản và có kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, đầu tư và du lịch.

- Có khả năng làm việc độc lập; có kinh nghiệm điều hành tổ chức hoạt động của văn phòng; có kiến thức và hiểu biết về các chính sách phát triển thương mại, đầu tư và du lịch, am hiểu tình hình kinh tế, xã hội của thành phố Đà Nẵng và Nhật Bản.

3 . Nhân viên Văn phòng đại diện Đà Nẵng phải có các điều kiện sau:

- Có phẩm chất đạo đức, am hiểu tình hình kinh tế - xã hội của thành phố Đà Nẵng.

- Giao dịch và viết bằng tiếng Nhật tốt.

- Tốt nghiệp đại học trỏ lên (ngành kinh tế, ngoại thương, du lịch).

- Có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm trong lĩnh vực thương mại, đầu tư, du lịch; có kiến thức và hiểu biết về Nhật Bản.

Tuổi: Nữ dưới 35 tuổi; Nam dưới 40 tuổi.

Điều 3. Tuyển dụng người nước ngoài.

1. Việc tuyển dụng người nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện Đà Nẵng được thực hiện theo chế độ hợp đồng, trên cơ sở phù hợp các nhu cầu công việc cụ thể và khả năng tài chính của Văn phòng Đại diện Đà Nẵng và phù hợp với các quy định của pháp luật Nhật Bản.

2. Quy trình tuyển dụng: Trưởng Văn phòng đại diện Đà Nẵng căn cứ vào nhu cầu của công việc, đề xuất nhân sự trình UBND thành phố Đà Nẵng xem xét và cho ý kiến thực hiện.

Điều 4. Nhiệm vụ của cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng đại diện Đà Nẵng

1. Nhiệm vụ của Trưởng Văn phòng đại diện Đà Nẵng:

. - Quản lý và điều hành các hoạt động của Văn phòng đại diện Đà Nẵng theo đúng quy định của Quy chế này và các quy định khác có liên quan của pháp luật Việt Nam và Nhật Bản.

- Xây dựng kế hoạch, chương trình công tác của Văn phòng đại diện Đà Nẵng theo sự chỉ đạo của UBND thành phố; thực hiện báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, năm và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo thành phố Đà Nẵng.

- Chịu trách nhiệm quản lý cán bộ, tài sản, tài chính và các hoạt động khác của Văn phòng đại diện Đà Nẵng theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam và Nhật Bản.

2. Nhiệm vụ của cán bộ làm việc tại Văn phòng đại diện Đà Nẵng

- Thực hiện các nhiệm vụ do Trưởng Văn phòng đại diện Đà Nẵng giao và chịu trách nhiệm trước Trưởng Văn phòng đại diện Đà Nẵng về nhiệm vụ được phân công.

- Tuân thủ các quy định của Quy chế này và chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật và quy định có liên quan của Nhà nước Việt Nam và Nhật Bản.

- Bảo quản thông tin và tài sản của Văn phòng đại diện Đà Nẵng được giao quản lý.

Điều 5. Chế độ làm việc

1. Văn phòng đại diện Đà Nẵng do Trưởng Văn phòng quản lý, điều hành theo chế độ thủ trưởng. Các chế độ về bảo hiểm xã hội, thời gian làm việc, nghỉ phép và chế độ đối với người lao động được thực hiện theo quy định của Nhật Bản và Bộ Luật lao động của Việt Nam.

2. Cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng đại diện Đà Nẵng được nghỉ ngày lễ phù hợp với quy định tại Bộ Luật lao động của Nhật Bản và những ngày lễ của Việt Nam theo quy định của Bộ Luật lao động Việt Nam và được hưởng nguyên lương.

Điều 6. Mối quan hệ công tác

1. Quan hệ giữa sở Ngoại vụ với Văn phòng đại diện Đà Nẵng: Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng là cơ quan đầu mối cung cấp, xử lý thông tin và các mối quan hệ công tác của Văn phòng đại diện Đà Nẵng với các cơ quan liên quan trong nước.

2. Mối quan hệ giữa sở Ngoại vụ và các sở, ban, ngành của thành phố Đà Nẵng có liên quan:

Sở Ngoại vụ có trách nhiệm phối hợp với các sở: Kế hoạch và Đầu tư, Du lịch, Lao động, Thương binh và Xã hội, Tài chính và các ngành có liên quan xây dựng kế hoạch tài chính, chương trình hoạt động của Văn phòng Đại diện Đà Nẵng, báo cáo UBND thành phố xem xét, quyết định.

- Sở Ngoại vụ có trách nhiệm báo cáo UBND thành phố, các sở, ban, ngành có liên quan và các cty quan Trung ương về tình hình hoạt động của Văn phòng đại diện Đà Nẵng theo quy định.

- Các sở ban, ngành thành phố có trách nhiệm, cụ thể:

+) Cung cấp thông tin về cơ chế, chính sách mới của Nhà nước và thành phố; các báo cáo đánh giá tình hình kinh tế - xã hội của thành phố liên quan đến lĩnh vực thương mại, đầu tư, du lịch và lao động, ... của thành phố theo định kỳ (tháng, quý, năm).

+) Trực tiếp hoặc thông qua sở Ngoại vụ cung cấp kịp thời các thông tin theo đề nghị của Văn phòng đại diện Đả Năng; hướng dẫn về những vấn đề liên quan đến lĩnh vực thuộc chức năng quản lý của ngành; phối hợp với Văn phòng đại diện Đà Nẵng xây dựng các báo cáo đánh giá về tình hình thị trường trong nước đế tư vấn và cung cấp cho các đối tác Nhật Bản.

+) Cung cấp các ấn phẩm giới thiệu về Đà Nẵng, về các lĩnh vực kinh tế, xã hội, tiềm năng về đầu tư, thương mại và du lịch của thành phố Đà Nẵng.

3 . Quan hệ công tác giữa sở Ngoại vụ và Văn phòng đại điện Đà Nẵng với các Cơ quan đại diện nước CHXHCN Việt Nam tại Nhật Bản.

Sổ Ngoại vụ được UBND thành phố giao làm cơ quan đầu mối, liên lạc với Đại sứ quán Việt Nam, Tổng Lãnh sự quán, Cơ quan thương vụ Việt Nam tại Nhật Bản để tổ chức các hoạt động của Văn phòng đại điện Đà Nẵng hoặc đề nghị hỗ trợ giúp đổ khi cần thiết.

- Văn phòng đại diện Đà Nẵng có trách nhiệm chấp hành các chủ trương, chính sách, pháp luật Việt Nam và Nhật Bản dưới sự chỉ đạo chung của Cơ quan đại diện Việt Nam tại Nhật Bản.

- Văn phòng đại diện Đà Nẵng thực hiện báo cáo định kỳ cho đại sứ quán Việt Nam lại Nhật Bản về tình hình hoạt động của Văn phòng và các nội dung chương trình, kết quả hoạt động của các đoàn công tác của thành phố Đà Nẵng tại Nhật Bản. Phối hợp chặt chẽ với các cơ quan đại diện của Việt Nam tại Nhật Bản trong việc tổ chức và triển khai các hoạt động của Văn phòng; kịp thời báo cáo các vấn đề nảy sinh và những vướng mắc trong quá trình hoạt động để các Cơ quan đại diện giúp đỡ.

- Các cán bộ và nhân viên của Văn phòng đại diện Đà Nẵng phải thực hiện chế độ sinh hoạt và các hoạt động khác theo quy định của Sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản và UBND thành phố Đà Nẵng.

4. Mối quan hệ công tác giữa Văn phòng đại điện Đà Nẵng và các cơ quan, tổ chức của Nhật Bản: Văn phòng đại diện Đà Nẵng chủ động thiết lập quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức của Nhật Bản để thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng; tham mưu lãnh đạo thành phố để ký kết các văn bản hợp tác giữa thành phố Đà Nẵng với các thành phó, các cơ quan, tổ chức của Nhật Bản.

5. Quan hệ công tác giữa Văn phòng đại diện Đà Nẵng với các doanh nghiệp trong nước:

Văn phòng đại diện Đà Nẵng có thể trực tiếp liên hệ với các doanh nghiệp của thành phó đề nghị cung cấp các thông tin cần thiết, sản phẩm mẫu, ấn phẩm để trưng bày và giới thiệu; thông qua Sở Ngoại vụ để phối hợp với các doanh nghiệp triển khai các hoạt động của Văn phòng.

- Văn phòng đại diện Đà Nẵng có trách nhiệm phối hợp với các Văn phòng đại diện, Chi nhánh của các công ty, Hiệp hội trong nước tại Nhật Bản trong việc triển khai các hoạt động của Văn phòng.

Điều 7. Chế độ quản lý tài chính.

1. Văn phòng đại diện Đà Nẵng có trách nhiệm lập dự toán và quyết toán ngân sách hàng năm thông qua sở Ngoại vụ. Trưởng Văn phòng đại diện Đà Nẵng xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ và công khai các mức chi nhằm sử dụng kinh phí có hiệu quả, tránh lãng phí và có trách nhiệm quản lý sử dụng kinh phí, tài sản của Văn phòng đại điện Đà Nẵng theo đúng quy định của Bộ Tài chính và UBND thành phố.

2. Trưởng Văn phòng Đại diện Đà Nẵng có trách nhiệm báo cáo kế hoạch thu chi hàng năm và tổng hợp báo cáo quyết toán năm của Văn phòng đại diện Đà Nẵng gửi UBND thành phố và các cơ quan liên quan theo quy định.

3. Các khoản chi phí cho hoạt động của Văn phòng đại diện Đà Nẵng được áp dụng theo quy định của Nhật Bản đối với hoạt động của Văn phòng đại diện nước ngoài và Thông tư 02/2003/TT-BTC ngày 09 tháng 01 năm 2003 của Bộ Tài Chính về hướng dẫn chế độ quản lý tài chính đối với các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và được chi trả bằng ngoại tệ trên cơ số quy đổi từ đồng Việt Nam ra ngoại tệ theo tỷ giá bán ra của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam tại thời điểm thanh toán.

Điều 8. Kinh phí hoạt động

1. Trong hai năm đầu kể từ ngày Văn phòng Đại diện Đà Nẵng được thành lập, kinh phí hoạt động Văn Phòng Đại diện Đà Nẵng do Viện nghiên cứu kinh tế Việt Nam tại Nhật Bản tài trợ một phần (bao gồm chi phí hỗ trợ ăn, ở cho cán bộ Văn phòng đại diện Đà Nẵng và in ấn một số tài liệu), thành phố Đà Nẵng hỗ trợ vé máy bay khứ hồi và phụ cấp sinh hoạt.

2. Giai đoạn tiếp theo: Kinh phí Văn phòng Đại diện Đà Nẵng do ngân sách thành phố cấp theo kế hoạch được duyệt hàng năm và từ các khoản thu hợp pháp khác.

3. Nguồn thu từ các hoạt động của Văn phòng đại diện Đà Nẵng:

- Các khoản thu từ các dịch vụ gắn với chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng đại diện Đà Nẵng để bổ sung nguồn kinh phí hoạt động.

- Đối với các khoản thu dự kiến thuộc dạng phí, lệ phí thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật Việt Nam về phí và lệ phí.

- Đối với các khoản thu từ các hoạt động dịch vụ của Văn phòng đại diện Đà Nẵng, việc quản lý và sử dụng sẽ có hướng dẫn riêng.

Điều 9. Tổ chức thực hiện

Giao trách nhiệm sở Ngoại vụ chủ trì phối hợp với các sở: Nội vụ, Kế hoạch và Đầu tư, Thương mại, Du lịch, Lao động, Thương binh và Xã hội, Tài chính và các cơ quan có liên quan triển khai thực hiện Bản quy chế này. Trong quá trình thực hiện có gì vướng mắc hoặc phát sinh mới, các sở, ban, ngành phản ánh về UBND thành phố thông qua sở Ngoại vụ để tổng hợp, đề xuất UBND thành phố xem xét, điều chỉnh, sửa đổi và bổ sung cho phù hợp./.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH

(Đã ký)

Hoàng Tuấn Anh