Chỉ thị số 1106/CT-CC Về việc triển khai thực hiện nghị quyết 38/CP của Chính phủ về cải cách một bước thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc của công dân và tổ chức trong lĩnh vực công chứng

CHỈ THỊ CỦA BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP

Về việc triển khai thực hiện nghị quyết 38/CP của Chính phủ về cải cách một bước thủ tục hành chính

trong việc giải quyết công việc của công dân và tổ chức trong lĩnh vực công chứng

Ngày 4 tháng 5 năm 1994 Chính phủ đã ra Nghị quyết số 38/CP "Về cải cách một bước thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc của công dân và tổ chức", trong đó lĩnh vực công chứng cũng được coi là một trong những lĩnh vực trọng tâm cần được soát xét về thủ tục hành chính và lệ phí.

Thực hiện Nghị định 45/HĐBT ngày 27 tháng 2 năm 1991 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước, với sự quan tâm chỉ đạo của các cấp chính quyền, công tác công chứng đã đạt được những kết quả bước đầu quan trọng, đáp ứng một phần yêu cầu công chứng của công dân và tổ chức, tuy nhiên nhìn chung, công tác công chứng vẫn còn nhiều mặt chưa theo kịp nhu cầu của sự phát triển kinh tế, xã hội. Ở một số địa phương trong khi giải quyết các yêu cầu công chứng của công dân và tổ chức đã để dân phải chờ đợi lâu, không giải thích rõ lý do từ chối công chứng, chưa niêm yết công khai thủ tục giải quyết từngviệc công chứng, chưa niêm yết công khai thủ tục giải quyết từng việc chứng và mức thu lệ phí công chứng, một số trường hợp chứng nhận chưa bảo đảm tính xác thực theo quy định của pháp luật mà dư luận đang rất quan tâm, đòi hỏi giải quyết.

Để triển khai tực hiện Nghị quyết 38/CP của chính phủ trong lĩnh vực công chứng, tiếp theo Chỉ thị số 984/PLHSHC, Bộ Tư pháp yêu cầu các đồng chí Giám đốc Sở Tư pháp, Trưởng Phòng công chứng Nhà nước các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện các việc sau đây:

1. Củng cố và kiện toàn tổ chức công chứng:

Giám đốc Sở Tư pháp báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có biện pháp kịp thời kiện toàn tổ công chứng tại địa phương, đảm bảo phục vụ nhanh chóng, kịp thời, thuận tiện và đúng pháp luật các yêu cầu công chứng của công dân và tổ chức, cụ thể là:

- Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có khối lượng công việc công chứng nhiều và đủ các điều kiện cần thiết, nhất là ở những nơi địa bàn rộng, dân cư đông như thành phố Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Nam- Đà Nẵng..., cần xúc tiến ngay việc thành lập thêm các phòng công chứng Nhà nước;

- Đối với phòng công chứng Nhà nước hiện có tại địa phương mà chưa có đủ số lượng Công chứng viên để bảo đảm thực hiện công chứng kịp thời, thì Trưởng phòng công chứng Nhà nước đề nghị Giám đốc Sở Tư pháp về việc bổ nhiệm Công chứng viên. Thủ tục bổ nhiệm được tiến hành theo quy định tại Thông tư số 276 – TT/CC ngày 20 tháng 4 năm 1991 của Bộ Tư pháp hướng dẫn về tổ chức và quản lý công chứng Nhà nước;

Đối với phòng công chứng Nhà nước chưa có Trưởng phòng hoặc Phó trưởng phòng thì Giám đốc Sở Tư pháp cần lựa chọn trong số các Công chứng viên để làm thủ tục bổ nhiệm;

- Giám đốc Sở Tư pháp có nhiệm vụ giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quản lý nghiệp vụ đối với các Phòng Công chứng Nhà nước;

- Chấn chỉnh tổ chức công tác công chứng tại Uỷ ban nhân dân huyện; hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ đối với người được giao thực hiện công chứng của Uỷ ban nhân dân huyện;

- Giám đốc Sở Tư pháp cần phải tăng cường giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiến hàng thường xuyên công tác kiểm tra hoạt động công chứng đối với Phòng Công chứng Nhà nước và Uỷ ban nhân dân huyện được giao thực hiện công chứng;

- Kiến nghị với Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quan tâm, tạo điều kiện về cơ sở vật chất để bảo đảm phục vụ tốt công tác công chứng tại địa phương.

2. Đổi mới lề lối làm việc:

- Tất cả các loại hồ sơ, văn bản đã được công chứng và sổ công chứng phải được lưu trữ bảo quản đầy đủ, chặt chẽ, lâu dài tại Phòng công chứng Nhà nước, nơi đã giải quyết yêu cầu công chứng đó;

- Tại trụ sở Phòng công chứng Nhà nước hoặc nơi tiếp nhận hồ sơ, giấy tờ để thực hiện việc công chứng của Uỷ ban nhân dân huyện phải niêm yết công khai ngày, giờ làm việc công chứng, phải bố trí ghế ngồi chu đáo tránh việc nhân dân đứng ngồi lộn xộn, gặp đâu ngồi đấy;

- Những việc công chứng đã có đủ hồ sơ, thủ tục thì phải giải quyết kịp thời, đúng quy định của pháp luật, không được trì hoãn dưới bất kỳ lý do nào; những việc công chứng không thực hiện được ngay trong ngày phải có giấy hẹn thời gian giải quyết; tránh việc để nhân dân chầu chục hàng giờ, hàng buổi hoặc phải xếp hàng dài chỉ để đến lượt mình được chứng nhận;

- Những yêu cầu công chứng của công dân và tổ chức mà thủ tục, giấy tờ còn chưa đủ hoặc Công chứng viên và những người được giao thực hiện công chứng của Uỷ ban nhân dân huyện từ chối không thực hiện công chứng thì cần được giải thích, hướng dẫn cụ thể và nói rõ lý do để công dân và đại diện các tổ chức không phải đi lại nhiều lần, làm mất thời gian, công sức, tiền bạc;

- Công chức viên và thành viên Uỷ ban nhân dân huyện được giao thực hiện công chứng cũng như cán bộ Tư pháp chuyên giúp nghiệp vụ công chứng, khi tiếp xúc, nhận hồ sơ và thực hiện các yêu cầu công chứng của công dân và tổ chức phải có thái độ hoà nhã, đúng mức, lịch thiệp, tôn trọng nhân dân;

- Các công chứng viên phải đeo thẻ công chứng viên trong khi thực hiện nhiệm vụ.

3. Về lệ phí công chứng:

Tại trụ sở Phòng công chứng Nhà nước và nơi tiếp nhận hồ sơ, giấy tờ yêu cầu thực hiện việc công chứng của Uỷ ban nhân dân huyện phải niêm yết công khai mức thu lệ phí công chứng đã được quy định tại Thông tư Liên Bộ Tài chính – Tư pháp số 84-TT/LB ngày 18 tháng 12 năm 1992 "Quy định chế độ thu lệ phí công chứng" để các đương sự được biết và thực hiện. Các địa phương không được tuỳ tiện đặt ra các khoản lệ phí trái với quy định tại các Thông tư Liên Bộ nêu trên.

Yêu cầu các đồng chí Giám đốc Sở Tư pháp, Trưởng phòng công chứng Nhà nước báo cáo Bộ trước ngày 15 tháng 9 năm 1994 và kết quả triển khai thực hiện Chỉ thị này, đồng thời nêu rõ những trình tự, thủ tục thực hiện các việc công chứng,mức thu lệ phí công chứng bất hợp lý, đang là trở ngại cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị khác, gây phiền hà cho nhân dân mà cần phải sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ cho phù hợp./.