Hướng dẫn thủ tục đăng ký hoa đơn điện tử theo quy định mới nhất hiện nay. Gọi ngay luật sư tư vấn miễn phí
Trong thời đại công nghệ, hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp, đồng thời đơn giản hóa công tác quản lý của cơ quan nhà nước. Theo lộ trình, từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh phải hoàn thành việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Bài viết hướng dẫn thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử theo quy định tại thời điểm này.
Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; và hóa đơn khác gồm tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, với hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ và cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 1, khoản 3, khoản 4 Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP và trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo tờ khai Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định.
Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định cho người nộp thuế về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Sau khi được chấp thuận, người nộp thuế chuẩn bị hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử lần đầu với cơ quan thuế. Hồ sơ tham chiếu các biểu mẫu tại Thông tư 32/2011/TT-BTC bao gồm:
Các tài liệu trên được scan và gửi dưới dạng tệp văn bản qua Cổng thông tin điện tử của Tổng Cục Thuế. Ngoài ra, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm một bản Thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML và chữ ký số (Token).
Doanh nghiệp kiểm tra tình trạng hồ sơ sau 02 ngày làm việc kể từ ngày nộp. Theo Thông tư số 37/2017/TT-BTC ngày 27/04/2017, nếu cơ quan thuế không có phản hồi bằng văn bản, thì sau 02 ngày làm việc, doanh nghiệp mặc định được phép xuất hóa đơn điện tử một cách hợp pháp.
