Tư vấn thủ tục thay đổi địa điểm trụ sở chính của công ty miễn phí. Liên hệ luật sư tư vấn miễn phí 24/7 nhanh nhất, mới nhất
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc mở rộng quy mô hoặc tái cấu trúc bộ máy thường dẫn đến nhu cầu thay đổi địa điểm trụ sở chính. Tuy nhiên, thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty thường gây ra nhiều khó khăn cho các chủ doanh nghiệp do sự phức tạp trong việc xác định thẩm quyền và trình tự thực hiện theo quy định pháp luật tại thời điểm hiện tại.
Bài viết dưới đây sẽ cung cấp các thông tin pháp lý cần thiết về quy định địa chỉ trụ sở và quy trình thay đổi địa điểm kinh doanh để doanh nghiệp có thể thực hiện một cách chính xác nhất.
Căn cứ theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2014, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam. Địa chỉ này phải được xác định cụ thể bao gồm các thành phần: số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Bên cạnh đó, khi thực hiện các thủ tục thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, địa chỉ trụ sở chính cần được ghi kèm theo số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có) để phục vụ việc liên lạc giữa cơ quan quản lý và doanh nghiệp.
Việc lựa chọn địa điểm làm trụ sở cần tuân thủ các quy định về loại hình bất động sản. Căn cứ theo Khoản 7 Điều 80 Nghị định 96/2015/NĐ-CP (quy định chi tiết hướng dẫn thi hành Luật Nhà ở 2014), pháp luật có những ràng buộc cụ thể như sau:
Lưu ý thêm: Mọi trường hợp thay đổi địa điểm kinh doanh đều không làm thay đổi mã số thuế của doanh nghiệp. Đối với các loại hình khác, doanh nghiệp cần đảm bảo có đầy đủ giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa chỉ làm trụ sở.
Tùy vào phạm vi địa giới hành chính mà việc thay đổi địa chỉ được chia thành 03 trường hợp với quy trình và hồ sơ khác nhau:
Đây là trường hợp doanh nghiệp chuyển trụ sở khỏi địa điểm cũ nhưng vẫn nằm trong cùng một đơn vị hành chính cấp quận/huyện. Việc này về cơ bản không làm thay đổi thông tin quản lý thuế hay đăng ký kinh doanh tại cơ quan quản lý trực tiếp. Doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
Trường hợp này phức tạp hơn vì làm thay đổi cơ quan quản lý thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh trực tiếp. Doanh nghiệp phải thực hiện quy trình gồm 02 bước liên hoàn:
Bước 1: Thực hiện thủ tục tại cơ quan Thuế
Doanh nghiệp cần làm việc với Chi cục thuế nơi đặt trụ sở cũ để hoàn tất nghĩa vụ thuế trước khi chuyển đi. Hồ sơ bao gồm:
Lưu ý: Doanh nghiệp phải hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ thuế, nộp tờ khai và quyết toán thuế với Chi cục thuế cũ theo đúng quy định của pháp luật về quản lý thuế.
Bước 2: Thực hiện thủ tục tại cơ quan Đăng ký kinh doanh
Sau khi đã hoàn tất việc chốt thuế tại cơ quan thuế cũ, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới. Hồ sơ bao gồm:
Sau khi nộp hồ sơ hợp lệ, trong thời hạn từ 03 đến 05 ngày làm việc, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ trả kết quả hoặc thông báo sửa đổi, bổ sung nếu hồ sơ chưa đạt yêu cầu. Việc nắm rõ các bước này giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý và gián đoạn hoạt động kinh doanh khi di dời trụ sở.
