Có được lưu trữ hồ sơ công chứng ngoài trụ sở không?

Trả lời:

Khoản 2 Điều 64 Luật Công chứng quy định: “Bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.”

Khoản 3 Điều 16 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15 tháng 7 năm 2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã quy định:

“3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Tẩy xoá, sửa chữa làm sai lệch nội dung quyết định cho phép thành lập, giấy đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng;

b) Không mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình;

c) Lưu trữ hồ sơ công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng khi chưa được sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.”

Khoản 4, 5 Điều 9 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP quy định:

“4. Mức phạt tiền quy định tại các Chương II, III, IV, V, VI và VII Nghị định này được áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính của cá nhân, trừ các điều quy định tại khoản 5 Điều này. Trường hợp tổ chức có hành vi vi phạm hành chính như của cá nhân thì mức phạt tiền bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

5. Mức phạt tiền quy định tại các Điều 7, 8, 9, 16, 17, 24, 26, 29, 33, 39, 50, 53, 63, 71, 72, 73, 74 và 80 Nghị định này là mức phạt tiền đối với hành vi vi phạm hành chính của tổ chức.”

Văn phòng Công chứng D đã lưu trữ hồ sơ công chứng ngoài trụ sở của Văn phòng khi chưa được sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp. Như vậy, căn cứ quy định nêu trên, hành vi của Văn phòng Công chứng D sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại điểm c khoản 3 Điều 16 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP, mức phạt tiền từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng.

Như Quỳnh

Đỗ Như Quỳnh