Tôi muốn xin bản sao Giấy đăng ký kết hôn từ sổ gốc. Bản sao này có giá trị pháp lý như thế nào? Bản sao này có thể thay thế bản gốc, dùng để chứng thực được không?
Trả lời:
Theo khoản1, 5, 6 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực giao dịch quy định được sửa đổi bởi Khoản 1 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/11/2025 quy định như sau:
1. “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
...
5. “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
6. “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
Tại khoản 1 Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực giao dịch quy định như
Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực
1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Như vậy, theo quy định trên thì bản sao cấp từ sổ gốc không phải là bản chính. “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Tại Điều 18 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 quy định như sau:
Điều 18. Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính
1. Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.
2. Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Như vậy, theo quy đinh tại Điều 18 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ thì giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính là bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Do vậy, bạn không thể dùng bản sao giấy chứng nhận kết hôn từ sổ gốc để làm thủ tục chứng thực bản sao. Bạn phải đến cơ quan có thẩm quyền giữ bản gốc đăng ký kết hôn để tiếp tục xin bản sao từ số gốc theo quy định. Cụ thể tại Điều 17 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực giao dịch quy định được sửa đổi Nghị định 280/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/11/2025 quy định như sau:
Điều 17. Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc
1. Hồ sơ đề nghị cấp bản sao từ sổ gốc bao gồm các giấy tờ sau đây:
a) Một trong các giấy tờ sau: Căn cước điện tử; bản chính hoặc bản sao của Thẻ căn cước công dân hoặc Thẻ căn cước hoặc Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng;
b) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính trong trường hợp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 16 của Nghị định này.
2. Cách thức thực hiện thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc:
a) Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc xuất trình các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra;
b) Trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải gửi kèm hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều này và 01 phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận;
c) Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc có thể nộp bản điện tử hoặc bản sao điện tử giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này.
3. Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao; nội dung bản sao phải đúng theo sổ gốc. Trường hợp sổ gốc không còn được lưu trữ hoặc không có thông tin theo yêu cầu thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.
Kết quả được trả trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến theo phương thức người yêu cầu đã đăng ký.
4. Thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện theo quy định tại Điều 7 của Nghị định này. Thời hạn được tính từ ngày cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ trực tiếp, theo dấu bưu điện đến hoặc theo thời điểm hệ thống dịch vụ công ghi nhận đã nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Thu Lý
Vũ Thị Thanh Tú
