Công ty tôi có trụ sở tại Hà Nội muốn ký hợp đồng hợp tác kinh doanh với Công ty khác có trụ sở tại TP. Hồ Chí Minh.
Hợp đồng này cần được công chứng để đảm bảo tính pháp lý, nhưng giám đốc hai công ty đều không có thời gian để bay ra/vào gặp nhau trực tiếp tại một phòng công chứng. Xin hỏi, Công ty tôi có giải pháp nào để công chứng hợp đồng này không mà không phải bay vào thành phố Hồ Chí Minh hay không?
Trả lời:
Luật Công chứng 46/2024/QH15 có hiệu lực thi hành từ 1/7/2025 đã quy định về công chứng điện tử trực tuyến tại điểm b, khoản 1, Điều 65 như sau:
Điều 65. Quy trình, thủ tục, hồ sơ công chứng điện tử
1. Việc công chứng điện tử được thực hiện theo quy trình công chứng điện tử trực tiếp hoặc công chứng điện tử trực tuyến và được quy định như sau:
....
b) Công chứng điện tử trực tuyến là việc các bên tham gia giao dịch có yêu cầu công chứng không có mặt tại cùng một địa điểm và giao kết giao dịch thông qua phương tiện trực tuyến trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên; công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử.
Như vậy, kể từ ngày Luật Công chứng năm 2024 có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2024, thì giám đốc hai công ty không cần có mặt tại cùng một địa điểm. Họ có thể giao kết hợp đồng thông qua một phương tiện trực tuyến (ví dụ: cuộc gọi video có xác thực) trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên. Sau đó, công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng sẽ chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử.
Tuy nhiên, để thực hiện được, tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên phải đáp ứng các điều kiện về hạ tầng kỹ thuật, tài khoản và chữ ký số theo quy định tại Điều 63 Luật Công chứng năm 2024 và Điều 49, Điều 51 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.
Tại Điều 63 Luật Công chứng năm 2024 quy định như sau:
Điều 63. Điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử
1. Công chứng viên được cung cấp dịch vụ công chứng điện tử khi đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:
a) Có tài khoản để thực hiện công chứng điện tử;
b) Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Tổ chức hành nghề công chứng được cung cấp dịch vụ công chứng điện tử khi đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:
a) Có tài khoản để thực hiện công chứng điện tử;
b) Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử;
c) Có đủ trang thiết bị kỹ thuật để thực hiện công chứng điện tử.
Tại Điều 49 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 quy định như sau:
Điều 49. Điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử
1. Tài khoản để thực hiện việc công chứng điện tử (sau đây gọi là tài khoản cung cấp dịch vụ công chứng điện tử) của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, viên chức ngoại giao, Cơ quan đại diện ngoại giao phải được tạo lập trên nền tảng công chứng điện tử đáp ứng các quy định tại Điều 51 của Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.
2. Chữ ký số có sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian để thực hiện công chứng điện tử của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, viên chức ngoại giao, Cơ quan đại diện ngoại giao do tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy của Việt Nam cung cấp theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng phải đăng ký chữ ký số để thực hiện công chứng điện tử tại Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đăng ký hoạt động.
3. Tổ chức hành nghề công chứng cung cấp dịch vụ công chứng điện tử phải bảo đảm điều kiện về máy tính, đường truyền mạng, thiết bị điện tử và các điều kiện cần thiết khác.
4. Việc cung cấp dịch vụ công chứng điện tử tại Cơ quan đại diện ngoại giao được thực hiện theo điều kiện thực tế của Cơ quan đại diện ngoại giao đó.
Điều 51. Nền tảng công chứng điện tử và cổng tham chiếu dữ liệu công chứng
1. Nền tảng công chứng điện tử là hệ thống thông tin được tạo lập trên môi trường điện tử cho phép các bên cung cấp, sử dụng và thực hiện dịch vụ công chứng điện tử theo quy định của pháp luật về công chứng và giao dịch điện tử, đáp ứng các điều kiện sau đây:
a) Có giải pháp, công nghệ sử dụng tài khoản định danh điện tử tối thiểu là mức độ 2 của cá nhân, tài khoản định danh điện tử của tổ chức theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử;
b) Khi cung cấp dịch vụ công chứng điện tử trực tuyến, phải có giải pháp, công nghệ xác thực tài khoản định danh điện tử đáp ứng mức độ 02 trở lên theo pháp luật về định danh và xác thực điện tử;
c) Có giải pháp, công nghệ để thu thập, hỗ trợ kiểm tra và đối chiếu, bảo đảm bản sao điện tử trong hồ sơ công chứng điện tử có nội dung đầy đủ, chính xác và khớp đúng so với bản chính theo quy định của pháp luật;
d) Có giải pháp, công nghệ video call để hỗ trợ công chứng viên tương tác với người tham gia giao dịch và hỗ trợ chụp, lưu hình ảnh người tham gia giao dịch ký văn bản công chứng;
đ) Phải kết nối với cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương nơi tổ chức hành nghề công chứng hoạt động để cung cấp thông tin cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng theo thời gian thực;
e) Sử dụng phần mềm ký số đáp ứng yêu cầu của pháp luật về chữ ký số và dịch vụ tin cậy.
2. Cổng tham chiếu dữ liệu công chứng là điểm truy cập chính thức để tham chiếu thông tin văn bản công chứng và các dữ liệu công chứng khác theo quy định của pháp luật.
3. Cơ sở dữ liệu công chứng, nền tảng công chứng điện tử và cổng tham chiếu dữ liệu công chứng phải đáp ứng tiêu chuẩn an toàn hệ thống thông tin tối thiểu là cấp độ 3 theo quy định của pháp luật về an toàn thông tin mạng.
4. Tổ chức hành nghề công chứng sử dụng nền tảng công chứng điện tử và khai thác cơ sở dữ liệu công chứng phải trả chi phí theo quy định của pháp luật.
Hùng Phi
Vũ Thị Thanh Tú
