Ông Tin là Trưởng Văn phòng công chứng X và và ông Dũng là Trưởng Văn phòng công chứng Z. Vừa qua, ông Tin và ông Dung đã làm thủ tục hợp nhất Văn phòng công chứng X và Văn phòng công chứng Z, UBND...
Nay, ông Tin muốn biết trong thời hạn bao lâu thì phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp và thành phần hồ sơ gồm những gì? thời hạn giải quyết là bao lâu và mức phí phải nộp được quy định như thế nào?
Trả lời:
- Khoản 1, 2 Điều 22 Luật Công chứng năm 2014 quy định “….Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.
Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên”.
- Điều 28 Luật công chứng năm 2014 quy định Hợp nhất, sáp nhập Văn phòng công chứng như sau:
“1. Hai hoặc một số Văn phòng công chứng có trụ sở trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có thể hợp nhất thành một Văn phòng công chứng mới bằng cách chuyển toàn bộ tài sản, quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp sang Văn phòng công chứng được hợp nhất, đồng thời chấm dứt hoạt động của các Văn phòng công chứng bị hợp nhất.
2. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép hợp nhất, sáp nhập Văn phòng công chứng.
3. Chính phủ quy định chi tiết thủ tục hợp nhất, sáp nhập Văn phòng công chứng.
Một hoặc một số Văn phòng công chứng có thể sáp nhập vào một Văn phòng công chứng khác có trụ sở trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương bằng cách chuyển toàn bộ tài sản, quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp sang Văn phòng công chứng nhận sáp nhập, đồng thời chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng bị sáp nhập”.
- Điều 13 Nghị định 29/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Công chứng ngày 19/5/2015 của Chính phủ quy định về Hợp nhất Văn phòng công chứng như sau:
“1. Các Văn phòng công chứng hợp nhất theo quy định tại Khoản 1 Điều 28 của Luật Công chứng nộp 01 (một) bộ hồ sơ hợp nhất tại Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động. Hồ sơ bao gồm:
a) Hợp đồng hợp nhất Văn phòng công chứng, trong đó có các nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ trụ sở của các Văn phòng công chứng được hợp nhất; tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng hợp nhất; thời gian thực hiện hợp nhất; phương án chuyển tài sản của các Văn phòng công chứng được hợp nhất sang Văn phòng công chứng hợp nhất; phương án sử dụng lao động của Văn phòng công chứng hợp nhất; việc kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của các Văn phòng công chứng được hợp nhất và các nội dung khác có liên quan.
Mỗi Văn phòng công chứng hợp nhất cử một công chứng viên hợp danh làm đại diện để ký kết hợp đồng hợp nhất;
b) Kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 03 (ba) năm gần nhất đã được kiểm toán của các Văn phòng công chứng được hợp nhất tính đến ngày đề nghị hợp nhất;
c) Biên bản kiểm kê các hồ sơ công chứng và biên bản kiểm kê tài sản hiện có của các Văn phòng công chứng được hợp nhất;
d) Danh sách các công chứng viên hợp danh và công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng tại các Văn phòng công chứng được hợp nhất;
đ) Quyết định cho phép thành lập và giấy đăng ký hoạt động của các Văn phòng công chứng được hợp nhất.
2. Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp lấy ý kiến của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên (ở những nơi đã thành lập), trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép hợp nhất Văn phòng công chứng.
3. Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được đề nghị của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép hợp nhất Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
4. Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được Quyết định cho phép hợp nhất, Văn phòng công chứng hợp nhất phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp. Khi đăng ký hoạt động phải có đơn đăng ký hoạt động, Quyết định cho phép hợp nhất Văn phòng công chứng, giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng và giấy đăng ký hành nghề của các công chứng viên.
Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng hợp nhất, đồng thời thực hiện việc xóa tên các Văn phòng công chứng được hợp nhất khỏi danh sách đăng ký hoạt động; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
5. Trong thời gian làm thủ tục hợp nhất, các Văn phòng công chứng được hợp nhất tiếp tục hoạt động cho đến khi Văn phòng công chứng hợp nhất được Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động. Văn phòng công chứng hợp nhất kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ, yêu cầu công chứng đang thực hiện tại các Văn phòng công chứng được hợp nhất và có trách nhiệm lưu trữ toàn bộ hồ sơ công chứng của các Văn phòng công chứng được hợp nhất.
6. Việc cung cấp thông tin, đăng báo nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng hợp nhất thực hiện theo quy định tại Điều 25, 26 của Luật Công chứng”.
- Khoản 9 Điều 4 Thông tư 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên, quy định Phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; thẩm định điều kiện hoạt động Văn phòng công chứng và lệ phí cấp thẻ công chứng viên như sau “Phí thẩm định để cấp mới Giấy đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng 1.000.000 đồng/trường hợp/hồ sơ”.
Theo quy định của pháp luật thì trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được Quyết định cho phép hợp nhất, Văn phòng công chứng hợp nhất phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp. Khi đăng ký hoạt động phải có đơn đăng ký hoạt động, Quyết định cho phép hợp nhất Văn phòng công chứng, giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng và giấy đăng ký hành nghề của các công chứng viên. Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng hợp nhất. Phí là 1.000.000 đồng/trường hợp/hồ sơ thẩm định để cấp mới Giấy đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng.
Như Quỳnh
Đỗ Như Quỳnh
