Quy định về hóa đơn VAT. Cách xử lý khi viết sai hóa đơn VAT các trường hợp 1, 2,3...Cách xử lý theo đúng quy định mới nhất của pháp luật
Việc viết sai hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) là tình huống không hiếm gặp trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp. Nắm rõ cách xử lý viết sai hóa đơn VAT theo đúng quy định pháp luật giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về thuế và bảo đảm tính hợp pháp của chứng từ.
Quy định về xử lý sai sót hóa đơn được nêu tại khoản 7 Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính (hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định số 12/2015/NĐ-CP), sửa đổi, bổ sung Thông tư số 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Xem chi tiết tại Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa.
Theo quy định này, người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).
Như vậy, kể cả khi khách hàng không lấy hóa đơn, người bán vẫn phải xuất hóa đơn để ghi nhận doanh thu. Khi hóa đơn ghi sai, doanh nghiệp cần giải trình lý do và xử lý bằng cách lập biên bản điều chỉnh và (nếu cần) hóa đơn điều chỉnh.
Để áp dụng đúng cách xử lý viết sai hóa đơn VAT, doanh nghiệp thực hiện theo các bước:
Trường hợp 1 — Hóa đơn cả hai bên đã kê khai thuế, phát hiện sai tên, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế: Theo khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Trường hợp 2 — Hóa đơn cả hai bên đã kê khai thuế, phát hiện sai các nội dung khác (thời gian, tên hàng, mã số thuế, phần tiền bằng chữ...):
Trường hợp 3 — Hóa đơn cả hai bên đã kê khai thuế, phát hiện sai số lượng, đơn giá, tiền hàng, tiền thuế, tổng thanh toán:
Lưu ý: hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm; căn cứ hóa đơn điều chỉnh, hai bên kê khai điều chỉnh doanh thu, thuế đầu ra, đầu vào tương ứng. Các trường hợp sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC.
Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ biên bản điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh để phục vụ kê khai, quyết toán thuế. Xử lý đúng quy trình giúp bảo đảm chi phí, thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và hạn chế rủi ro bị loại chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra.
