Tra cứu mẫu dấu doanh nghiệp. Làm sao để tra cứu dấu doanh nghiệp nhanh và hiệu quả nhất ? Luật LEGALZON sẽ giải đáp vấn đề trên.
Trong hoạt động quản trị và giao dịch của một pháp nhân, con dấu đóng vai trò là vật chứng minh cho sự hiện diện, tính hợp pháp và ý chí của doanh nghiệp đối với các bên thứ ba. Việc kiểm soát và tra cứu mẫu dấu doanh nghiệp không chỉ giúp đảm bảo tính an toàn trong giao dịch mà còn là một phần quan trọng trong công tác quản lý hồ sơ nội bộ. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về quy định pháp luật liên quan đến việc sử dụng và tra cứu mẫu dấu của doanh nghiệp.
Kể từ khi Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực (và tiếp nối bởi các văn bản hướng dẫn thi hành tại thời điểm năm 2021), quyền tự quyết về con dấu của doanh nghiệp đã được mở rộng đáng kể. Thay vì phải đăng ký mẫu dấu với cơ quan quản lý nhà nước như trước đây, doanh nghiệp hiện nay có quyền chủ động hơn trong việc thiết kế và sử dụng con dấu.
Theo các quy định pháp luật liên quan đến quản trị doanh nghiệp tại thời điểm này, nội dung về con dấu cần lưu ý các điểm sau:
Hiện nay, do cơ chế quản lý con dấu đã chuyển từ "tiền kiểm" (cơ quan nhà nước kiểm tra trước khi cấp) sang "hậu kiểm" (doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm), việc tra cứu mẫu dấu không còn thực hiện thông qua một kho dữ liệu tập trung của cơ quan đăng ký kinh doanh như giai đoạn cũ. Tuy nhiên, tùy vào mục đích, doanh nghiệp và đối tác có thể áp dụng các phương thức sau:
Đây là cách chính xác nhất để xác định mẫu dấu đang được sử dụng hợp pháp. Các bộ phận như phòng hành chính, văn thư hoặc tổng quan về bộ phận Pháp chế doanh nghiệp thường là nơi lưu trữ:
Khi thực hiện các giao dịch với đối tác, việc tra cứu mẫu dấu thường được thực hiện bằng cách đối chiếu con dấu trên các văn bản thực tế (hợp đồng, hóa đơn, biên bản) với các tài liệu chứng minh tư cách pháp nhân. Nếu phát hiện sự sai lệch về hình thức hoặc nội dung so với thông tin đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần yêu cầu làm rõ để tránh rủi ro trong thủ tục khởi kiện đòi nợ doanh nghiệp theo quy định hiện hành hoặc các tranh chấp dân sự khác.
Mặc dù cơ quan đăng ký kinh doanh không lưu giữ mẫu dấu, nhưng việc tra cứu thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp giúp xác nhận tên và mã số thuế của doanh nghiệp. Từ đó, đối tác có cơ sở để kiểm chứng xem con dấu trên văn bản có chứa các thành phần định danh chính xác với pháp nhân hay không.
Việc quản lý con dấu không chỉ đơn thuần là giữ gìn vật lý mà còn liên quan mật thiết đến việc bảo vệ khái quát về năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp và uy tín trên thị trường. Doanh nghiệp cần lưu ý:
Tóm lại, dù pháp luật đã nới lỏng cơ chế quản lý mẫu dấu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp, nhưng trách nhiệm tự quản lý và chịu trách nhiệm trước pháp luật về con dấu vẫn thuộc về chính doanh nghiệp. Việc xây dựng một quy trình tra cứu và kiểm soát nội bộ chặt chẽ là yếu tố then chốt để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của tổ chức.
