Tên công ty được công nhận và sử dụng từ khi công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, do việc thay đổi chủ sở hữu, tổ chức lại doanh nghiệp hay để tạo điều kiện thuận lợi cho việc kinh doanh mà công ty tiến hành thay đổi tên.
Theo quy định của pháp luật doanh nghiệp, tên công ty là yếu tố nhận diện pháp lý quan trọng, phải đảm bảo không trùng lặp với các doanh nghiệp khác đã đăng ký trên phạm vi toàn quốc. Đồng thời, tên công ty cần tránh gây nhầm lẫn với các nhãn hiệu đã được bảo hộ hoặc các nhãn hiệu nổi tiếng trong cùng lĩnh vực kinh doanh. Tên công ty chính thức được sử dụng kể từ thời điểm doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và phải được thể hiện thống nhất trên trụ sở, hóa đơn, cũng như các văn bản giao dịch.
Trong quá trình hoạt động, tùy vào nhu cầu tái cấu trúc, thay đổi chủ sở hữu hoặc chiến lược phát triển thương hiệu, doanh nghiệp có thể thực hiện thay đổi tên công ty. Việc này đòi hỏi quy trình thực hiện đúng trình tự pháp luật để đảm bảo tính hợp lệ của các giao dịch sau này.
Việc thay đổi tên doanh nghiệp thường được chia thành ba nhóm nội dung chính:
Khi doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi loại hình (ví dụ: từ Công ty TNHH sang Công ty cổ phần hoặc ngược lại), việc thay đổi tên là bắt buộc để phù hợp với cấu trúc mới. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cũng cần thực hiện thủ lệnh khắc lại con dấu mới. Tuy nhiên, nếu chỉ là sự thay đổi về thành viên (như chuyển từ Công ty TNHH một thành viên sang Công ty TNHH hai thành viên trở lên) mà không làm thay đổi tên riêng thì có thể không phải thay đổi con dấu nếu tên trên dấu vẫn khớp với đăng ký kinh doanh.
Trường hợp doanh nghiệp thực hiện thay đổi tên riêng, hoặc thêm/bớt các thành tố, hậu tố vào tên tiếng Việt thì bắt buộc phải thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và làm lại con dấu pháp nhân.
Doanh nghiệp có thể điều chỉnh tên tiếng nước ngoài để đảm bảo tính chính xác về mặt ngữ nghĩa so với tên tiếng Việt hoặc phù hợp hơn với định hướng thương hiệu quốc tế. Nếu việc thay đổi tên tiếng nước ngoài không làm ảnh hưởng đến tên tiếng Việt đã đăng ký, doanh nghiệp sẽ không cần phải thực hiện thủ tục thay đổi con dấu.
Việc thay đổi tên viết tắt thường nhằm mục đích xây dựng nhận diện thương hiệu mới hoặc tránh trùng lặp với các nhãn hiệu khác. Tương tự như tên tiếng nước ngoài, nếu việc thay đổi tên viết tắt không làm thay đổi tên tiếng Việt chính thức, doanh nghiệp không cần phải thực hiện thủ tục đổi con dấu.
Căn cứ theo quy định tại Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, tên doanh nghiệp bằng tiếng Việt bao gồm hai thành tố: loại hình doanh nghiệp và tên riêng. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể có tên bằng tiếng nước ngoài (dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng sử dụng hệ chữ La-tinh) và tên viết tắt.
Khi thực hiện thay đổi, cần lưu ý các nguyên tắc sau:
Để hạn chế rủi ro bị từ chối hồ sơ, doanh nghiệp nên thực hiện tra cứu trước trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Một giải pháp phổ biến là thêm các tiền tố hoặc hậu tố đặc trưng để tăng tính phân biệt. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu điều chỉnh các thông tin khác đi kèm, có thể tham khảo hướng dẫn thay đổi thông tin doanh nghiệp online để thực hiện chính xác.
Để việc thay đổi tên được pháp luật công nhận, doanh nghiệp cần tuân thủ các bước sau:
Trước khi soạn hồ sơ, doanh nghiệp cần kiểm tra tính khả dụng của tên mới trên hệ thống quản lý quốc gia để tránh tình trạng trùng lấp hoặc vi phạm quy định đặt tên.
Hồ sơ bao gồm các văn bản quan trọng sau:
Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sau khi kiểm tra tính hợp lệ, nếu tên dự kiến không vi phạm pháp luật, cơ quan đăng ký sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới. Trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp, thông tin thay đổi phải được cập nhật công khai trên Cổng thông tin quốc gia.
Sau khi có tên mới trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần triển khai đồng bộ các việc sau:
Lưu ý, đối với các doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề có điều kiện (như vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy, lữ hành...), việc thay đổi tên công ty cũng kéo theo nghĩa vụ phải làm thủ tục thay đổi thông tin trên các giấy phép con liên quan.
